اهمیت و ضرورت برنامه ریزی 

اهمیت و ضرورت برنامه ریزی 

مدیریت اداری

مدیریت اداری، به معنای کنترل و نظارت و هدایت کارکنان یک سازمان و متناسب سازی و ایجاد هماهنگی بین بخش های مختلف اداری آن است. به طور معمول ، این مدیریت شامل هدایت بخش های مهم یک سازمان و کنترل موثر آنها می شود. قابل ذکر است که این کنترل و هدایت باید بر اساس قوانینی و مقرراتی باشد که برای سازمان ها وضع شده و البته مورد تایید مدیران و کارکنان نیز هست. 
مدیریت امور اداری به طور معمول ، به کارهایی رسیدگی می کند که به کارکنان ارتباط دارد و سعی می کند با شناخت روحیه و خود کارکنان ، به پیشبرد اهداف سازمانی و رشد و ارتقا آنها کمک کند .علاوه براین، این مدیریت نقش مهمی در ارایه خدمات به کارکنان دارد. 

شرح وظایف مدیریت امور اداری

شرح وظایف مدیریت امور اداری ، بسیار متعدد و متنوع بوده و شامل موارد زیر است: 

• نظارت و کنترل پیوسته برکارکنان
• برنامه ریزی برای برگزاری جلسات متعدد و تخصصی
• اجرای مناقصه ها و مزایده های مهم
• شرکت کردن در جلسات توجیهی و ارایه راه حل و پیشنهاد 
• بررسی استاندارد های کاری و سلامتی و اطمینان از اجرای درست آنها
• تهیه لوازم مورد نیاز سازمان و واحدهای مختلف
• اطمینان از اجرای همه آیین نامه ها 
• تهیه و تنظیم دستورالعمل های خاص
•  بررسی مستمر و منظم حضور و غیاب کارکنان در کار
• نظارت بر روند تهیه، نگهداری و تحویل انواع کالا 
• ارزیابی کارکنان و تصمیم گیری در مورد ارتقا آنها

دوره آموزشی برنامه ریزی و مدیریت هزینه

موضوعاتی که در این مقاله  شرح میدهیم شامل مدیریت اداری، شرح وظایف مدیریت امور اداری، سطوح مدیریت، آموزش مدیریت امور اداری ، دوره مدیریت امور اداری، مدرک مدیریت امور اداری ، گواهینامه مدیریت امور اداری ، روش های کارمندیابی ، اهمیت و ضرورت برنامه ریزی و مراحل عمده برنامه ریزی می شوند. 

سطوح مدیریت

مدیریت ، یک از سمت های مهم سازمانی است که نقش کلیدی در سرمایه گذاری ها و امور اقتصادی دارد. علاوه بر این، سطوح مدیریت باید در شرکت ها و سازمان ها معتبر و بزرگ مشخص باشد تا بتوان هر وظیفه خاص را به یکی از آن سطوح واگذار کرده و در یک بازه زمانی خاص، نتیجه را مشاهده کرد. سطوح مدیریت عبارتند از : 
مدیران عالی
مدیران عالی شامل روسا و معاونین می شوند که ریاست یک سازمان را برعهده داشته و مسئول تنظیم برنامه های بلند مدت و سیاست های کلی سازمان نیز هستند. این مدیران، پیوسته با مدیران سازمان های دیگر در ارتباط بوده و برای حل مشکلات از برنامه های استراتژیکی بهره می برند. 

مدیران میانی

در واقع، مدیران عالی، دستورات خود را از طریق مدیران میانی به مرحله اجرا درآورده و ایده ها و پیشنهادات شان را به آنها انتقال می دهند تا  سازمان را به سوی هدفش هدایت کنند. این مدیر، به نوعی قلب سازمان محسوب شده که با استفاده از خط مشی سازمان، اهداف بلند و کوتاه مدت و برنامه های استراتژیک و عملیاتی را برای سازمان تهیه و تنظیم می کند. 
مدیران عملیاتی
در واقع، مدیران عملیاتی مسئول ارتباط با کارکنان و حل مشکلات آنها بوده و بر جزیی ترین فعالیت هایشان نظارت دارند. با توجه به اینکه ، این مدیران به نوعی هدایتگر کارکنان هستند، بنابرای سرپرست نامیده شده و این توانایی را دارند که میزان آسیب پذیری سازمان را در برابر انواع فاکتورها مشخص و بررسی کنند. 
در کل، هر کدام از این مدیران دارای وظایف چهارگانه سازماندهی، کنترل، برنامه ریزی و رهبری بوده و باید در این مسیر از کارکنان و حتی مدیران سطوح دیگر کمک بگیرند تا بتوانند این اهداف را تامین نموده و سازمان را به جایگاه تعیین شده ارتقا دهند.  علاوه بر این ، وجود این سطوح مدیرتی در هر سازمانی ضروری و لازم است.  

آموزش مدیریت امور اداری

منظور از امور اداری در هر سازمان، کارکنان و نحوه فعالیت های آنها است. در صورتی یک سازمان میتواند موفق عمل کرده و رشد و ارتقا پیدا کند که کارکنان آن ، از شرح وظایف خود مطلع بوده و آنها را به طور کامل انجام دهند. اینکار، مستلزم داشتن مدیری است که در زمینه مدیریت امور اداری تحصیل کرده و بتواند کارکنان را در مسیر درست هدایت کند و حتی گواهینامه مدیریت امور اداری داشته باشد. 
به منظور ارتقا دانش و آگاهی مدیران و کارکنان، مرکز آموزش مجازی پارس، اقدام به معرفی و ارایه دوره آموزشی آموزش مدیریت امور اداری کرده است. دوره مدیریت امور اداری، با وجود موضوعات و سرفصل های جدید و مفید می تواند به درک امور اداری توسط دانش پذیران کمک کند. علاوه براین، در پایان دوره به دانش پذیرانی که دوره را با موفقیت بگذرانند، مدرک مدیریت امور اداری اعطا شده و دوره  مدیریت امور پرسنلی و کارگزینی  نیز به آنها معرفی می شود. 

روش های کارمندیابی 

کارمندیابی، روند اداری است که در آن افرادی که از نظر مهارتی و دانشی برای یک سازمان متناسب باشند، از طریق مصاحبه شناسایی شده و در نهایت به صورت رسمی و یا غیر رسمی استخدام می شوند. 
در این روند، ابتدا مزیت های یک جایگاه شغلی خاص برای متقاضی (جویندگان کار) توضیح داده شده و افراد برای انتخاب آن جایگاه تشویق می شوند و سپس، مهارت های این افراد، ارزیابی شده و بهترینه از میان آنها برگزیده می شوند.
همچنین، احتمال دارد که مدیران و صاحبان کار در این راه ، از روش های کارمندیابی متفاوتی استفاده کنند که به قوانین و مقررات تعیین شده برای آن شغل، شرایط کاری و نوع شغل انتخابی وابسته است. 

اهمیت و ضرورت برنامه ریزی 

برنامه ریزی فعالیتی است با پیش بینی همراه بوده و نحوه و زمان انجام کارها را در آینده مشخص می کند. علاوه بر این، وظیفه برنامه ریزی برای هر سازمان به عهده مدیران گذاشته شده است زیرا آنها می توانند در مورد هدف ها تصمیم گرفته و اقدامات لازم برای تحقق آنها را نیز انجام داده و یا به دیگران واگذار کنند. 
مزیت این برنامه ریزی، این است که زمان دستیابی به اهداف را تسریع کرده ، مانع از حادث شدن احتمالات ناخواسته شده و نتایج مطلوبی در بر دارد. بنابراین، نقش اهمیت و ضرورت برنامه ریزی بیش از قبل مشخص می شود. 
قابل ذکر است که این برنامه ریزی در صورتی میتواند موثر باشد که با توجه به اطلاعات موجود و با سازمان دهی همه کوشش های کارکنان و مقایسه و ارزیابی نهایی آنها انجام شده و سرعت و دامنه اش نیز قابل کنترل باشد.

مدرک برنامه ریزی و مدیریت هزینه

مراحل عمده برنامه ریزی

برنامه ریزی ، از جمله کارهای فکری مدیران محسوب شده و به دلیل اهمیتش ، مراحل عمده برنامه ریزی در شش مرحله انجام می شود:
شناسایی کردن فرصت های موجود: یک سازمان باید با توجه به شرایط کاری خود، فرصت های ناب را تشخیص داده و از انها بیشترین استفاده را ببرد. 
تعیین اهداف بلند و کوتاه مدت: سازمان باید اهداف معقول و کمی را انتخاب کند تا به موفقیت دست یابد.
بررسی و کنترل شرایط درونی و محیطی : بررسی اینگونه شرایط درونی و محیطی کمک می کند تا بتوانید وضعیت صنعت، سیاسی و اقتصادی رقبا را بررسی کنید. 
انتخاب یک راه حل: میتوان با استفاده از شرایط درونی و محیطی، یک راه حل کاربردی و منطقی برگزید.
اجرای برنامه ها: تمام برنامه هایی که بررسی شده و تحقق شان عملی است را باید اجرا کرد. 
بودجه بندی صحیح: بودجه بندی بر انجام بسیاری  از فعالیت ها اولویت داشته و در حین آن باید به هزینه ها، مقدم بودن، مشارکت و انعطاف پذیری برنامه ریزی نیز توجه کرد.