مدیریت تغییر چیست
مدیریت تغییر چیست
مدیریت تغییر (گاهی به اختصار CM نوشته می شود) یک اصطلاح کلی است که در هنگام ایجاد تغییر سازمانی، برای همه روش های آماده سازی و حمایت از افراد، تیم ها و سازمان ها به کار می رود. این مدیریت، شامل روش هایی است که استفاده مجدد از منابع، فرآیند کسب و کار، تخصیص بودجه یا سایر روش های عملیاتی تغییر دهنده سازمان را مجددا توضیح میدهد. غالبا، مدیریت تغییر سازمانی (Organizational Change Management)، کل سازمان و آنچه نیاز به تغییر دارد را در نظر می گیرد در حالی که، مدیریت تغییر تنها به چگونگی تاثیر چنین انتقال سازمانی بر افراد و تیم ها اشاره دارد. این رشته با رشته های مختلف از علوم رفتاری و علوم اجتماعی تا فناوری اطلاعاتی و راه حل های کسب و کار مرتبط است.
مدیریت تغییر، شیوه ای است که در مورد چگونگی آماده کردن، تجهیز کردن و حمایت کردن از افراد برای تطبیق موفقیت آمیز با تغییرات، دستورالعمل هایی ارائه می کند تا زمینه نتایج و موفقیت سازمانی فراهم شود. غالبا مدیریت تغییر، ابزارهای سازمانی را تلفیق می کند که به انتقال موفق پرسنل کمک کرده و به انطباق و محقق شدن تغییرات ختم می شود. البته، میزان مدیریت تغییر به سطح اختلال ایجاد شده در کار روزمره کارکنان بستگی دارد. از طرف دیگر، اختلال های ایجاد شده نیز به ویژگی های سازمانی مانند فرهنگ، سیستم ارزش و تغییرات گذشته وابسته است.
دوره آموزشی مدیریت تغییر در سازمان
مدیریت تغییر در سازمان چیست
هنگامی که صحبت از مدیریت تغییر در سازمان میشود، باید دو مفهوم مرتبط با آنرا نیز در نظر گرفت که شامل خود تغییر و مدیریت پروژه هستند. مدیریت تغییر و مدیریت پروژه ، دو رشته ای هستند که به منظور افزایش احتمال موفقیت و بازگشت سرمایه ، در انواع تغییرات سازمانی اعمال میشوند. مدیریت تغییر در سازمان، فرایندها، ابزارها و تکنیک هایی هستند که افراد را هنگام تغییر به خوبی مدیریت می کنند تا نتایج مورد نیاز در کسب و کار بدست آید. این تغییرات باید کمترین هزینه را برای سازمان به دنبال داشته و کارکنان در برابر آنها مقاومت نکنند و حتی کارایی شان به حداکثر برسد.
به منظور مدیریت موفق تغییر در سازمان باید تاثیر وسیع تغییرات ، تاثیر محسوس آنها ، تاثیر پرسنل بر تغییرات و مسیر حرکت این تغییرات در جهت حمایت از دیگرتغییرات را در نظر گرفت.
ثبات تغییر در سازمان
ایجاد تغیر و تحول در سازمان از اهمیت خاصی برخوردار است اما ممکن است که این تغییرات پایدار نباشند و سازمان مجبور شود از ابداع و نوآوری استفاد کند. بدین منظور ، ابتدا باید هدفمان را شناسایی کرده و سپس مسیر رسیدن به آن را مشخص و ارزیابی کنیم. بنابراین، مدیریت تغییر به سازمانها کمک می کند تا از وضعیت عادی و معمول به حال ایده آل ارتقا پیدا کنند و در نتیجه بهره وری افزایش یابد.
تغییر و تحولات قابل اجرا در سازمان به دو گروه تقسیم بندی می شوند:
- تغییرات برنامه ریزی شده ای که کارکنان نسبت به آنها پیش شرط ذهنی داشته و برای رفع مشکل خاصی اجرا می شوند
- تغییرات برنامه ریزی نشده که کارکنان لزومی برای اعمال آن نمی بینند بنابراین، فرد یا سازمانی آنرا ایجاد می کند
تغییر در پرسنل
گاهی ، تغییر در پرسنل نیز به خاطر اعمال سایر تغییرات، ضروری به نظر می رسد؛ در این مواقع، شرکت ها تصمیم می گیرند، رفتار و دیدگاه کارکنان را تغییر دهند تا کارایی و خلاقیت فردی یا گروهی آنها را افزایش دهند. تغییر در پرسنل، همیشه سخت‌ترین و مهم‌ترین بخش فرایند کلی تغییرات است. یک از علل ایجاد علم توسعه سازمانی ، تغییر افراد در حین انجام کارشان از طریق روش‌هایی مانند آموزش، فعالیت‌های گروهی و برنامه‌ریزی شغلی است.
استراتژی های کاهش مقاومت در مقابل تغییر
به منظور غلبه بر مقاومت در مقابل تغییر، شش استراتژی کلی ارائه شده که هر کدام دارای مزایا و معایبی هستند. برای انجام مدیریت اثربخش در فرایند تغییر، مدیران باید با در نظر گرفتن شرایط سازمانی و نوع تغییرات، استراتژی مؤثرتری را انتخاب نمایند. این استراتژی ها عبارتند از:
- آموزش چگونگی و علت تغییر همراه با برقراری ارتباطات اثربخش
- مشارکت و درگیر ساختن افراد در فرایند تغییر
- تسهیل و حمایت از فرایند تغییر
- مذاکره و توافق با افراد یا واحدهایی که تحت تأثیر تغییر قرار می گیرند
- استفاده از قدرت اجبار بصورت ضمنی یا آشکار
بکارگیری استراتژی"تغییر شرایط به نفع خود" و استراتژی "تطبیق خود با دیگران" بصورت همزمان. به این صورت که، ابتدا باید با ارائه اطلاعات اهمیت تغییر را برای دیگران توضیح دهید و سپس با استفاده از استراتژی دوم، افراد را تشویق کرده و در آنها نفوذ کنید تا نظر آنها جلب شود
فرایند مدیریت تغییر در سازمان
تغییراتی که در سازمان اعمال میشوند، باید قدم به قدم و طی فرایندهای مختلف صورت گیرند تا کارکنان آنهارا بپذیرند.. این فراینها عبارتند از :
1. ایجاد جوی که نشان دهنده ضرورت و فوریت تغییر باشد: معمولا ، کارکنان با استفاه از دو دسته اطلاعات به ضرورت تغییر پی می برند:
الف) بررسی شرایط محیطی و واقعیت های موجود
ب) شناسائی مسایل و بحرانها و تجزیه و تحلیل تـوان بـالقوه و فرصـتهاي احتمالی آینده
2. تشکیل گروهی قدرتمند براي مدیریت و رهبري تغییر: از آنجایی که کارکنان باید تغییرات را بپذیرند بنابراین، مشارکت شان در ایجاد ائتلاف اهمیت دارد و در این زمینه، دو کار باید انجام شود:
الف) ایجاد گروهی متشکل از مدیران و کارکنان با اختیارات کـافی به منظور هدایت همه جانبه فرآیند تغییر
ب) تشویق افراد به همکاري باهم در قالب یک تیم منسجم
3. تدوین و ارائه دیدگاه: براي هرگونه تغییر، باید یک نقطه استراتژیک تعیین کرد. این نقطه باید، مافوق اهداف کنونی و فعلی بوده و از آنجائی که تغییر باید ارزشی باشـد ، دیدگاهی انتخابی به خوبی میتواند فرهنگ سـازمانی را نشان دهد. این کار مستلزم انجام :
الف ) تحلیل محیط خارجی و داخلی سازمان و جویا شدن نظـرات همـه افراد
ب ) طراحی استراتژی هايی برای رسیدن به اهداف
4. اعلام دیدگاه مشترك به کل سازمان: از آنجایی که سازمانهاي فعلی گسترده و پیچیده هستند، اعلام دیـدگاه مشترك راحت نخواهد بود . بنابراین :
الف ) باید با استفاده از سیستم هاي اطلاعاتی و پیام رسانی، بیـنش و استراتژیهاي نوین را اطلاع رسانی کرد.
ب ) نحوه یافتن الگوها ، روشها و رفتارهاي نوین باید بـه افراد آموزش داده شود
5. اعطای قدرت به افـراد جهـت حرکـت بـسوي بیـنش مـشترك: با توجه به اینکه سازمانها خـواسته یـا نـاخواسته در مـسیر تغییر قرار می گیرند پس ، با محدودیت هایی مواجه می شوند . در این موقعیت، دیگر توان یک مـدیر تنها برای غلبه بر مشکلات کـافی نیـست و او باید از توان سایر افراد برای رفع موانع استفاده کرده ، مقدمات تغییر را فراهم و ایده هاي نوین را جایگزین ایده هاي قدیمی نماید. بدین منظور مدیر باید :
الف) موانع تغییر را پیش بینی کرده و در هر محـدوده اي بـه کارکنـان اجازه تصمیم گیري بدهد
ب) سیستمها یا ساختارهایی که باعث تضعیف تغییر میشوند را مشخص کند
ج) براي اصلاح سیستم هاي بیمار ، افراد را تشویق کند
نکاتی در مورد مدیریت تغییرموفق
هنگام ایجاد تغییرات در سازمان باید به خاطر داشت که پذیرش یا مقاومت در برابر تغییرات به کارکنان بستگی دارد و برای موفقیت این تغییرات باید، نکاتی را در نظر گرفت که :
- این تغییرات باید برای همه اعمال شوند
- ایجاد تغییرات مستلزم گذشت زمان است
- ابتدا باید دیدگاه و هدف از ایجاد تغییرات اعلام شود
- تمام ذی نفعان، باید از این تغییرات مطلع شوند
- با کارکنان در ارتباط باشید
- در مسیر کار با تغیرات همگام و همراه شوید
- به نظر کارکنان در مورد تغییرات گوش دهید
مجموعه آموزش مجازی پارس افتخار دارد که با ارائه دوره مدیریت تغییر در سازمان، فرصتی را برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این دوره، در اختیار علاقمندان میگذارد.
روش هایی برای مدیریت کارآمد تغییر
مدیریت کارآمد تغییرات میتواند وضعیت کنونی را با کمترین هزینه برای سازمان، به وضعیتی دلخواه در آینده تغییر دهد. مراحل اصلی این فرایند عبارتند از:
۱. درک وضعیت کنونی شرکت: بدین معنی که باید مشکلات شرکت را شناسایی کرده، اهمیت هریک را ارزیابی کنیم و تصمیم بگیریم چه تغییراتی برای حل این مشکلات لازم و ضروری است.
۲. ایجاد چشم‌انداز کامل و برنامه‌ریزی برای وضعیت آینده‌ی سازمان: در این مرحله، باید وضعیت ایده‌آل شرکت بعد از اعمال تغییرات را در نظر بگیریم، این تصویر را به همه‌ی افراد درگیر در تغییر انتقال داده و روشی نیز برای رسیدن به وضعیت جدید طراحی کنیم. بخش مهمی از تغییر وضعیت، داشتن ثبات است. در میان همه‌ی این تغییرات ، باید مواردی مانند مأموریت کلی شرکت و پرسنل مهم را ثابت نگه داشت تا اضطراب افراد کمتر شود.
۳. اجرای تغییرات به بهترین نحو: بهتراست که برای اجرای تغییرات در سازمان ها برنامه‌ریزی کنیم، منابع خاصی را تخصیص داده و مسئولی برای مدیریت فرایند تغییر تعیین کنیم. یکی از وظایف مدیر شرکت این است که باید با به اشتراک گذاشتن اهداف و چشم‌اندازهای شرکت و الگو بودن برای سایر افراد، برای همه انگیزه ایجاد کند. در برخی موارد بهتر است، موفقیت‌های کوچک را برجسته کنیم تا راه برای موفقیت‌های بزرگ‌تر هموار شود.
آموزش مدیریت تغییر در سازمان
آموزش مدیریت تغییر در سازمان ، حوادثی که پیش از، در طی و پس از تغییر اتفاق می افتد را بررسی و تجزیه و تحلیل می کند. این دوره ابزار های عملی ارائه می دهد تا موقعیت های دشواری ایجاد کند که کنترل و مدیریت شان دشوار باشد. اهداف آموزش مدیریت تغییر در سازمان عبارتند از:
- درک تاثیر تغییر
- پشتیبانی و آماده سازی برای تغییرات قریب الوقوع
- مدیریت دیگران از طریق تغییر در محل کار
- اجتناب از استبداد مثبت
- مدیریت سازمان خود از طریق تغییرات دشوار
- تبدیل شدن به یک عامل تغییر
- ایجاد و حفظ روابط کاری خوب
- خلاقیت بیشتر با راه حل های متغییر
- افزایش اعتماد به نفس و انگیزه
دوره مدیریت تغییر در سازمان
در دوره مدیریت تغییر در سازمان ، انواع مختلف تغییرات توضیح داده شده و آموزش میدهد که چگونه تغییرات را مدیریت کرده و تغییرات مثبتی در کسب و کار به وجود آوریم. سر فصل های آموزشی مدیریت تغییر شامل:
فصل اول
- پیش درآمدی بر رفتار سـازمانی
- رفتار سازمانی
- روان شناسی
- جامعه شناسی
- مردم شناسی
- علوم سیاسی
- هدف های رفتار سازمانی
- بهبود کیفیت و بازدهی
- نیروی کار گوناگون
- تفویض اختیار
- نو آوری و ایجاد تغییر
- کم شدن وفاداری کارکنان
- نیروی کار دو گانه
- بهبود رفتار، از نظر اخلاقی
فصل دوم
- آشنایی با مفاهیم مدیریت فرایند سازمانی
- تعریف مدیریت فرایند
- مدیریت بر مبنای فرآیند ( Process Based Management )
- فواید نظام مدیریت فرآیند
- تعریف فرآیند
- تقسیم بندی فرآیندها
- طبقه بندی فرایندها
- روش شناخت فرآيند
- شناخت فرايندهاي سازمان
- غربال فرآيندي
- تعيين و تبيين اهداف فرايندها
- عوامل مؤثر بر طراحي فرايند
- تشخیص فرآیندهای سازمان و تعیین مالکیت آنها
- ضرورت بهبود فرآیندها
- روشها و شیوه‌های مدیریت عملکرد و ارزیابی آن
- تاریخچه ارزیابی عملكرد
- اهمیت ارزیابی
- انواع ارزیابی
- فرایند ارزیابی عملكرد
- روش‌های اجرایی ارزیابی عملكرد سازمان‌های دولتی
- مدیریت فرایند وایجاد نگرش فرایند گرا
- سیستم‌های مدیریت فرایندهای کاری
- ماژول طراحی گرافیکی فرم و فرایند
- انواع فرآیندها
- فرایند اصلی
فصل سوم
- اندازه گیری عملکرد فرآیندهای سازمان
- آشنایی با روش‌های تحلیل فرآیند
- اهمیت فرآیندها (شناخت فرآیندها) در مدیریت
- اندازه گیری عملکرد فرآیندهای سازمان ارائه راهکار و مورد کاوی
- نظام اندازه گیری عملکرد فرآیندها ارائه دستورالعمل مرحله ای
- طراحی سیستم اندازه گیری عملکرد
- شناسایی فرآیندهای سازمان
- تعیین شاخص های مرحله پایین تر
- مدل سازی فرآیند
- سطوح مدلسازی فرایند
- افراد درگیر در تیم مدل سازی فرآیند
فصل چهارم
- مدیریت تغییر فردی
- مدیریت تغییر با نگاهی به درون سازمان
- مدیریت تغییر با نگاهی به برون سازمانی
- اهمیت مدیریت تغییر در مدیریت دانش
- مدیریت تغییر وبهبود سازمان
- معنی و مفهوم بهبود سازمان
- هدف های برنامه های بهبود سازمان
هدف نهایی مدیریت تغییر در سازمان
هدف مدیریت تغییر در سازمان، پیش برد اهداف سازمانی از طریق درگیر کردن و تشویق کارکنان برای انطباق با شیوه جدید کار ی است. تفاوتی نداردکه تغییر سازمانی ، کاری ، سیستمی یا فرایندی باشد، به هر حال، در صورتی موفقیت آمیز خواهد بود که کارکنان رفتار روزانه خود را تغییر داده و کارشان را به شیوه جدید ادامه دهند. این موضوع ، اصل و پایه مدیریت تغییر در سازمان است. دوره مدیریت تغییر در سازمان ارائه شده توسط مجموعه آموزش مجازی پارس، یکی از دوره های جامع.و مفید ی است که با انواع مدیریت ها سازگاری و تطابق دارد.
مزیت های مدیریت تغییر در سازمان
مدیریت تغییر برای سازمان و افراد مزیت هایی به ارمغان می آورد. از جمله مزیت هایی که برای سازمان بر شمرده شده ، میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- سازمان می تواند سریعتر به خواسته های مشتری پاسخ دهد
- کمک می کند تا منابع موجود درون سازمان هماهنگ شوند
- به سازمان اجازه می دهد تا تاثیر کلی تغییر را ارزیابی کنید
- بدون هيچ اثر نامطلوبی بر فعاليت روزانه، میتوان در کسب و کار تغییر ایجاد کرد
- زمان لازم برای اجرای تغییر، کاهش می یابد
- احتمال تغییر ناموفق، کاهش می یابد
- ارائه خدمات موثر به مشتریان از طرف کارمندان متخصص افزایش می یابد
- مدیریت تغییر، راه را برای پیش بینی چالش ها و پاسخ دادن به آنها هموار می کند
- فرآیند مدیریت موثر، خطر ات مرتبط با تغییرات را کاهش می دهد
- مزیت هایی که مدیریت تغییر برای افراد دارد شامل:
- کمک به برنامه ریزی برای ایجاد راهکارهای ارتباطی کارآمد
- به حداقل رساندن مقاومت در برابر تغییرات
- بهبود روحیه، بهره وری و کیفیت کار
- بهبود همکاری و ارتباطات
- کاهش جنبه های مخرب تغییر و تاکید بر فرصت های مثبت موجود در روند تغییر
