آشنایی با نامه نگاری و مدیریت نامه های اداری

نامه نگاری و مدیریت نامه های اداری

نامه اداری چیست؟

هر نوشته یا نامه ای که شامل یک یا چند موضوع خاص بوده و به عنوان وسیله ارتباطی در خارج و یا داخل سازمان های خاص مورد استفاده قرار بگیرد، نامه اداری نامیده میشود. این نامه ها دارای ویژ گی هایی مانند شماره و تاریخ نامه، عنوان واحد فرستنده و گیرنده ، موضوع نامه و امضا بوده ، ضوابط و اصول نامه نگاری را رعایت نموده و روی کاغذ اداری نوشته شده اند. البته در سازمان ها برای نوشتن نامه های اداری از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می شود.

خرید دوره نامه نگاری و مدیریت نامه های اداری

نامه-اداری-چیست

تاریخچه نامه نگاری در ایران

در واقع ، نامه نگاری در ایران از زمان داریوش هخامنشی آغاز شد. در آن زمان، هخامنشیان واژه ها را با استفاده از خط میخی روی پوست دباغی شده می نوشتند. سپس ، ان پوست توسط پیک های خاصی به نام چاپار، به مقصد رسانده میشدند. بعدها ، در زمان ساسانیان، قاصد ها جایگزین چاپارها شدند و برای رفع خستگی و بهبود سرعت عمل آنها نیز ، در بین مسیر شان ایستگا ها یی برای استراحت (چاپارخانه ها) ساخته شد.

علاوه بر این، در این ایستگاه ها چند قاصد حضور داشتند که نامه را از قاصد قبلی میگرفتند و به چاپارخانه بعدی می رساندند. در زمان امیر کبیر نیز فردی به نام " شفیع خان چاپارچی باشی" از امیر کبیر دستور گرفت تا تشکیلات چاپار دولتی را منظم کند و چاپار خانه های جدید بسازد. همچنین ، در سال 1268 شمسی برای ارسال نامه، نرخ معینی مشخص کردند و این روند تا 20 سال بعد ادامه پیدا کرد.

مطالب و سر فصل هایی که در این مقاله به آنها می پردازیم شامل اصول نامه نگاری اداری، نامه های اداری، نامه اداری درخواست همکاری، نامه اداری در خواست کار و نحوه نوشتن نامه های اداری هستند.

اصول نامه نگاری اداری

نامه های اداری نه تنها وسیله ارتباطی بین دو سازمان محسوب می شوند بلکه نشان دهنده کیفیت خدمات و پیشرفت و موفقیت سازمانها نیز هستند . بنابراین فرمت و اصول نوشتار آنها نباید مانند نامه های دوستانه و صمیمی باشد چرا که ممکن است نوعی توهین محسوب شود. در همین راستا، مرکز آموزش مجازی پارس دوره نامه نگاری و مدیریت نامه های اداری را برای افراد علاقمند به نوشتن نامه های اداری ارائه کرده تا دانش و تجربه جدیدی کسب کرده و برای شغل های احتمالی آینده آماده شوند. بنابراین ، هنگام نوشتن نامه های اداری باید اصول خاصی را رعایت کرد که عبارتند از :

- نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شده و حاشیه نویسی نداشته باشد

- نباید در نامه از واژه های هم معنی استفاده کرد

- متن نامه باید صحیح بوده و رسا و شیوا نوشته شده باشد

- از نشانه هایی مانند کاما و نقطه باید درست و به جا استفاده کرد

- متن نامه باید حرفه ای و تخصصی باشد اما نباید از واژه های تخصصی استفاده کرد

- از ذکر فرعیات بپرهیزید

- از کلمات و واژه های مودبانه استفاده کنید

- مفید و مختصر بنویسید

- فرمت نامه باید حرفه ای باشد و آدرس شرکت نیز در آن ذکر شود

- آدرس گیرنده نیز باید در نامه نوشته شود

- قبل از فرستادن نامه ، آنرا چک کنید که غلط املایی یا دستوری نداشته باشید

نامه اداری درخواست همکاری

یکی از نمونه های درخواست ادارای، نامه درخواست همکاری است که به نوعی نامه در خواست استخدام محسوب می شود . در صورتی که نامه درخواست همکاری از طرف یک فرد به سازمان نوشته شود، این نامه به نوعی ، در خواست استخدام محسوب می شود اما اگر همین نامه ، از طرف یک سازمان به نهاد یا سازمان دیگری نوشته شود، نامه همکاری در نظر گرفته شده و قواعد مخصوص به خود را دارد.

اهداف نامه درخواست همکاری ، شراکت یا گرفتن نمایندگی فروش خدمات است . قالب این نامه بدین صورت است که سازمانی که نیاز به همکار یا نماینده فروش دارد باید، اطلاعیه ای مبنی بر استخدام چنین فردی منتشر کند. سپس ، فرد متقاضی باید در جواب این اطلاعیه ، نامه ای نوشته و ارسال کند. قابل ذکر است که متقاضی باید شماره و تاریخ چاپ اطلاعیه را در نامه ارسالی ذکر کند.

در نامه درخواست همکاری باید نوع همکاری، رزومه متقاضی، اطلاعات مرتبط با متقاضی و آدرس دقیق شرکت مشخص بشود تا اگر پاسخی برای نامه ارسال شد، بتوان به آن رجوع کرد.

آموزش نامه نگاری و مدیریت نامه های اداری

نامه اداری در خواست کار

در بازار کار رقابتی امروز، کارفرماها به سوابق کاری افراد اهمیت زیادی داده و به دنبال متقاضی هایی هستند که تحصیلات و دانش شان با کار متناسب باشد. بنابراین، اگر درخواست استخدام فاقد اصول و قواعد نامه نگاری باشد، کارفرما به آن توجهی نخواهد کرد. یکی از اصلی ترین موضوعات، تکمیل کردن تمام مشخصات فردی و اطلاعات مربوط به سوابق شغلی در قالب رزومه است.

البته ، رزومه به نامه درخواست کار ضمیمه شده و در متن اصلی نامه چیزی ذکر نمی شود. دوره نامه نگاری و مدیریت نامه های اداری که توسط مرکز آموزش مجازی پارس برگزار می شود ، فرصتی را در اختیار افراد مختلف می گذارد تا با اصول و نحوه نوشتن نامه های اداری آشنا شوند. به طور معمول، ابتدا باید چار چوب اصلی نامه در خواست شغل رعایت شود تا تاثیر لازم را بگذارد سپس باید گویای سه مطلب و مفهوم اصلی باشد که عبارتند از :

پاراگراف اول : علت نوشتن نامه را توضیح میدهد

پاراگراف دوم: شامل اطلاعاتی است که متقاضی ارائه میدهد

پاراگراف سوم: چگونگی پیگیری های بعدی را شرح میدهد

نامه-اداری-در-خواست- کار

اجزا تشکیل دهنده نامه اداری

هر نامه اداری از پنج بخش مجزا تشکیل شده که شامل :

سربرگ: سربرگ معمولا ، مهر ، چاپ یا نوشته ای است که در بالای کاغذ اداری چاپ می شود . این سربرگ در سازمان های دولتی ایران شامل آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزراتخانه ، موسسه ، شماره ، تاریخ و پیوست است.

عنوان گیرنده و فرستنده و موضوع : منظور از گیرنده، فردی است که نامه برای او نوشته می شود. فرستند هم فردی است که ، نامه از طرف او نوشته شده و موضوع نامه نیز گویای محتوای نامه است.

متن نامه : متن نامه شامل مطالبی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود. متن نامه ممکن است کوتاه، بلند و یا در چند سطر یا صفحه تنظیم شده باشد.

مشخصات امضا کنندگان: معمولا مسئولیت هر نامه بر عهده فردی است که نامه را امضا کرده و مشخصات امضا کنندگان نیز مواردی مانند مشخصات فردی و اداری فرد را در بر می گیرد.

گیرندگان رونوشت: افراد یا سازمان هایی هستند که رونوشت نامه برایشان فرستاده می شود و اینها با گیرندگان اصلی تفاوت دارند.

نحوه نوشتن نامه اداری

علاوه بر اصول کلی که باید هنگام نامه نگاری رعایت کرد، اصول حرفه ای نیز وجو دارند که به نامه نگاری موفقیت آمیز و دریافت جواب منتهی می شوند. این اصول شامل:

1- باید نامه را با نام خدا آغاز، و تاریخ نامه را درج کرد

2- موضوع نامه را حتما باید بنویسید

3- نام شخص گیرنده را همراه با سمت سازمانی بنویسید ( جناب آقای .... مدیریت سازمان....)

4- برای افراد بالا دست از عبارت " به استحضار می رساند" و برای پایین دست از " به آگاهی میرساند " استفاده کنید

5- از فونت سازمانی (12) استفاد کنید

6- نامه را از طرف راست صفحه شروع کرده و قسمتی را در طرف راست برای حاشیه نویسی خالی بگذارید

7- اگر نامه پیوست دارد ، حتما ذکر کنید

8- از واژه ها و اصطلاحات کوچه بازاری استفاده نکنید

9- از به کار بردن کلمات اضافی بپرهیزید

10- اگر مکاتبه بین دو سازمان باشد، ابتدا باید مبدا و سپس گیرنده را نام ببرید

11- در انتهای نامه، یک خط جا گذاشته و در سمت چپ نامه، مهر و امضا کنید

12- اگر قرار است که نامه باید برای بخش دیگری ارسال شود، در قسمت پاورقی ذکر کنید