آشنایی با مدیریت اسناد ، مدارک و فن بایگانی
آشنایی با مدیریت اسناد ، مدارک و فن بایگانی
مدیریت اسناد، مدارک و فن بایگان شامل تحویل گرفتن، ذخیره سازی، اصلاح و به اشتراک گذاری فایل های فیزیکی و یا دیجیتال در سازمان است. اهداف مدیریت اسناد مدارک و فن بایگانی شامل کاهش اسناد گم و مفقود شده، جستجوی سریع و بازیابی اسناد، کاهش فضای فیزیکی مورد استفاده برای ذخیره اسناد، سازماندهی بهتر اسناد موجود، اطلاعات ساده و گردش کار و اجازه دسترسی سریع به اسناد میشود. مدیریت نگهداری یا بایگانی اسناد عمل نگهداری سوابق شامل طبقه بندی، نگهداری و انحدام یا حفظ آرشیو است که شامل حفظ آرشیوهای تاریخی ارزشمند هم شده و اطمینان می دهد که سوابق دائمی برای سال ها قابل دسترسی و خواندن هستند.
.jpg)
اهداف بایگانی مواردی مانند کنترل کمیت و کیفیت سوابق ، توسعه و اجرای سیاست ها و رویه ها، حفظ اسناد و نسخه ها در سراسر چرخه بایگانی، ساده سازی فعالیت ها، سیستم ها و فرآیندهای نگهداری و استفاده از پرونده ها، اعمال دوره های نگهداری مورد نیاز برای اسناد ذخیره شده و شناسایی سوابق در بین موجودی اسناد را در بر میگیرد.
سیستم مدیریت اسناد (DMS) سیستمی (بر اساس برنامه های کامپیوتری مدیریت اسناد دیجیتال) است که برای ردیابی، مدیریت و نگهداری اسناد و کاهش مصرف کاغذ استفاده می شود. این سیستم ها میتوانند نسخه های مختلف ایجاد شده و اصلاح شده توسط کاربران مختلف را نگهداری کنند. این اصطلاح تا حد زیادی با مفاهیم سیستم های مدیریت محتوا همپوشانی دارد.
در حال حاضر، حجم اطلاعات در حال افزایش است. این رشد، نیاز به سیستمی را نشان میدهد که بتوان با آن به طور موثر و ایمن اطلاعات را ذخیره کرده و در عین حال به سهولت به آن دسترسی پیدا کرد. بهترین و مطئن ترین سیستم، سیستم الکترونیکی مدیریت اسناد است. هر سیستم مدیریت اسناد دارای اجزای اساسی زمینه های داده، سوابق، فایل ها و پوشه ها ست. سیستم الکترونیکی مدیریت اسناد معمولی دارای ویژگی هایی مانند روش های ذخیره سازی و آرشیو برای همه انواع فایل ها و اسناد، سازماندهی اسناد از طریق سیستم نمایه سازی، کنترل دسترسی و امنیت برای جلوگیری از دسترسی غیر مجاز به داده ها و مسیریابی خودکار اسناد است.
