راهکارهایی برای ارسال ایمیل به افراد واقعاً گرفتار
با توجه به رشد روزافزون علم و آموزشهای کوتاه مدت، مرکز توسعه آموزشهای مجازی پارس با هدف بالا بردن سطح علمی و کمک به تحقق این امر مقاله راهکارهایی برای ارسال ایمیل به افراد واقعاً گرفتار را طراحی و در دسترس علاقمندان قرار داده است.
راهکارهایی برای ارسال ایمیل به افراد واقعاً گرفتار
به‌طور خیلی خلاصه مروری می‌کنم بر عناوین نکاتی که در بخش اول این مطلب در رابطه با بازاریابی ایمیلی به آن‌ها پرداختم که عبارت بودند از جستجوی افراد موردنظر در شبکه‌های مختلف، انتخاب موضوع مناسب، مرتبط بودن فرد با موضوع مورد مکاتبه در ارسال ایمیل و . . .
1- کاری کنید که شمارا دوست داشته باشند
این نکته شاید در ابتدا یک موضوع کاملاً ساده و بدیهی به نظر برسد، ولی برای اینکه بتوانید از شخصی که اصلاً هیچ ارتباطی با وی نداشته و همچنین نیاز به دریافت پاسخی از وی دارید را متوجه خودسازید، اول‌ازهمه باید کاری کنید تا شمارا دوست داشته باشد. خودتان را بجای وی بگذارید و تصور کنید که در طی روز چه تعداد سؤال و جواب و ایمیل‌هایی دریافت می‌کند که بیش از زمان آزادی است که وی درواقع در اختیار دارد. اگر حداقل آن‌ها شیوه ارتباط برقرار کردن شمارا دوست نداشته و برایشان جلب‌توجه کننده نباشد، پس چطور انتظار دارید به ایمیل شما پاسخ دهند؟
علاوه بر ایجاد یک ارتباط خوب و مناسب بر مبنای نقاط مشترک، من همیشه سعی می‌کنم چنین ایمیل‌هایی از طرف من شامل نکته یا قدردانی در رابطه با یک از پروژه‌های موفق اخیر آن‌ها شود. نشان دادن اینکه شما بسیار بیشتر از یک ایمیل و ارتباط اولیه از آن‌ها اطلاع داشته و پیگیر فعالیت‌های آن‌ها هستید بسیار تفاوت بسیار زیادی در چگونه پاسخ دادن آن‌ها به شما ایجاد می‌کند. همدردی کردن نیز یکی از دیگر روش‌های مناسب برای ایجاد حس خوب و دوست داشته شدن از طریق ایمیل است. مثلاً با قرار دادن جمله‌ای کوتاه در رابطه بااینکه شما چقدر قدردان زمان پرارزش آن‌ها هستید، به آن‌ها نشان دهید که کاملاً شلوغ بودن سر آن‌ها اطلاع دارید. چنین ارتباط برقرار کردن بسیار در ایجاد ارتباط شما با آن‌ها مؤثر واقع می‌شود.
2- احساس نیاز به جبران خدمات در وی ایجاد کنید
پیش از آنکه ایمیل خود را ارسال کنید، قدری صبر کنید و دقیقاً ببینید چگونه در ایمیل خود حس باارزش بودن را به آن‌ها انتقال داده‌اید. اگر از آن‌ها تقاضای یک لطف داشته‌اید، تقاضای یک فرصت همکاری کرده‌اید یا حتی در پی ایجاد یک رابطه بلندمدت هستید باید این طرح خواسته را با انجام دادن یک کار پرمعنی برای آن‌ها پیگیری کنید. توجه داشته باشید که مردم زمانی که احساس کنند به هر دلیلی به شما مدیون هستند، بهتر و سریع‌تر برای جبران زحمت شما اقدام متقابلی را انجام می‌دهند.
مثلاً اگر خواهان به اشتراک گذاشته شدن مطلبی از خودتان در وبلاگ آن‌ها هستید، بهترین کار به نظر شما برای ایجاد حس در آن‌ها چیست؟ مثلاً می‌توانید در محتوای خود لینکی از یکی مطالب قبلی آن‌ها را استفاده کنید، جمله‌ای معروف و بامعنی که آن‌ها توئیت کرده‌اند را استفاده کنید یا در مطلب خود از آن‌ها به‌عنوان یک شخصیت عالم و کارشناس در حوزه مربوطه نام ببرید. این‌گونه تأثیر درخواست خود را به‌مراتب افزایش داده‌اید.
3- از لحن مناسب در نگارش متن ایمیل‌ها استفاده کنید
دقیقاً همان اصلی که در صحبت کردن با دیگران باید مدنظر قرار دهید، در نگارش ایمیل و ارسال آن برای افراد گرفتار و مشغول که وقت کمی برای پاسخ دادن به ایمیل شما دارند نیز صدق می‌کند. متن ایمیل خود را به‌گونه‌ای آماده کنید که به‌خوبی با گیرنده موردنظر شما ارتباط برقرار کرده و اثرگذار باشد. این موضوع البته دون داشتن یک ارتباط قبلی با وی کاری بسیار سخت و مشکل به نظر می‌رسد، اما توجه کردن به لحن و سبکی که آن‌ها در ایمیل‌های خود و در مطالب منتشرشده در شبکه‌های اجتماعی برای ارتباط برقرار کردن مورداستفاده قرار می‌دهند، می‌تواند تا حدی برای این هدف شما مفید واقع شود.
آیا باید از اموجی یا شکلک‌های تزئینی مرسوم در ایمیل‌ها استفاده کنید؟ آیا از علامت تعجب می‌توانید استفاده کنید؟ استفاده از کلمات و عباراتی که بی‌حرمتی به‌حساب می‌آید چطور؟ توجه داشته باشید که پاسخ به‌تمامی موارد “بله” است، به شرطی که در جای خود استفاده شود تا قادر به تحکیم ارتباط شما با گیرنده ایمیل شود. البته با توجه داشته باشید که یک قضاوت ناصحیح در رابطه بامنظور شما در استفاده از هریک از این موارد، پاک شدن ایمیل شمارا تضمین می‌کند. بنابراین حتی اگر مخاطب شما در سبک معمول نگارش خود از چنین مواردی استفاده می‌کند، من توصیه می‌کنم در ایمیل ابتدایی که برای ایجاد ارتباط مورداستفاده قرار می‌گیرد، از استفاده کردن این موارد خودداری کنید.
4- سؤال خود را به‌روشنی و خیلی واضح بیان کنید
همواره توجه داشته باشید که فردی که ازلحاظ زمانی در محدودیت بسیار زیادی قرار دارد، اصلاً تمایل به‌صرف زمان اضافی تنها برای پیدا بردن به‌منظور و خواسته شما از ارسال ایمیل مربوطه نیست و در عمل نمی‌توان چنین توقعی از وی داشت. بنابراین همواره موارد احتیاطی در مشخص بودن و واضح و شفاف بیان شدن خواسته خودتان از ارسال ایمیل به آن‌ها را در نظر داشته باشید.
از مهم‌ترین نکاتی که دراین‌بین می‌توان به آن اشاره کرد، استفاده از یک عبارت کاملاً واضح و روشن به‌عنوان موضوع برای ایمیل خودتان است. از این طریق فرد گیرنده حتی پیش از باز کردن ایمیل تا حدودی می‌تواند حدس بزند که برای ایمیل شما و پاسخگویی به آن چقدر زمان لازم دارد یا اینکه آیا باید آن را برای شخص دیگری ارسال کند یا خیر؟
5- جوانب قدردانی خود را به‌خوبی نشان دهید
در بسیاری از ایمیل‌هایی که شخصاً دریافت می‌کنم، می‌بینم که وی محوریت و تمرکز ایمیل خود را بر روی دریافت پاسخی روشن و در کمترین زمان قرار داده است و حتی در برخی از مواقع در خطوط پایانی ایمیل خودش به دریافت پاسخ فوری از طرف من اشاره‌کرده و هیچ اشاره‌ای به زمانی که من باید برای پاسخ گفتن به وی صرف کنم قائل نشده است. پس به‌عنوان آخرین توصیه در بین این موارد توجه شمارا به استفاده از کلمات و عباراتی خصوصاً در پایان ایمیل شما جلب می‌کنم که لزوماً اشاره به قدردانی شما نسبت به زمانی که توسط مخاطب برای خواندن و پاسخگویی به ایمیل شما صرف می‌شود تا از این طریق احساس خوب و خوشایند در پایان طرح خواسته در ذهن وی از خود بر جای گذاشته باشید.
مقاله راهکارهایی برای ارسال ایمیل به افراد واقعاً گرفتار توسط کارشناسان واحد تحقیق و توسعه مرکز آموزش مجازی پارس تدوین گردیده است.
منبع : مقالات منتخب بازاریابی
