مقاله اهداف برنامه ريزي چيست؟

با توجه به رشد روزافزون علم و آموزشهای کوتاه مدت، مرکز توسعه آموزشهای مجازی پارس با هدف بالا بردن سطح علمی و کمک به تحقق این امر مقاله اهداف برنامه ريزي چيست؟ را طراحی و در دسترس علاقمندان قرار داده است .

اهداف برنامه ريزي چيست؟
براي ارزيابي ميزان موفقيت مدير در سازمان بايد عملکرد مدير را با دو معيار اثر بخشي يعني توانايي انجام دادن کارهاي درست و کارآيي يعني توانايي انجام دادن کارها به صورت درست و مناسب که دو رکن اصلي برنامه ريزي هستند. پس اهميت برنامه ريزي در اين است که اگر سازماني برنامه نداشته باشد انسجام سازمان از بين مي رود و ناهماهنگي رواج پيدا مي کند. که در اين مورد حضرت علي (ع) مي فرمايند هر کسي دست از برنامه ريزي بردارد گرفتار مشکلات خواهد شد.
و فوايد برنامه ريزي اين است که 1) کاستن از ميزان خطا پذيري 2) استفاده بهينه از منابع و امکانات 3) ايمني از ندامت و پشيماني

انواع برنامه ريزي
1 – انواع برنامه ريزي دو نوع مي باشد : 1) برنامه ريزي جامع 2) عملياتي يا اجرايي
تفاوت برنامه ريزي جامع و عملياتي در اين است که برنامه ريزي جامع در سطوح عالي سازمان انجام مي شود در حالي که برنامه ريزي عملياتي که در سطوح مياني و پايين سازمان انجام مي گيرد.
فرآيند هاي برنامه ريزي جامع عبارتند از : 1) تعيين اهداف و اصلي سازمان 2) تجزيه و تحليل منابع و امکانات سازمان 3) شناسايي فرصتها 4) شناسايي وتعيين گزينه ها5) ارزيابي گزينه ها و انتخاب گزينه مناسب 6) اجراي برنامه 7) کنترل برنامه

برنامه ريزي عملياتي واجرايي:
برنامه ريزي عملياتي را مي توان پيش بيني عمليات براي نيل به هدف هاي معين با توجه به امکانات و خطوط کلي ترسيم شده در برنامه هاي جامع تعريف کرد.
ويژگي هاي برنامه ريزي عملياتي: 1) بيشتر به جزئيات پرداخته مي شود.2) مدت زمان کمتري نياز دارد.3) در سطوح پايين و اجرايي سازمان انجام مي شود.4) بر صرفه جويي اقتصاد تأکيد فراواني شده5) دست يابي به منابع فعلي سازمان مورد توجه قرار گرفته.7) تعيين بودجه سازمان بندي 7) روش هاي ار متکي بر تجربه ها است.8) ريسک و مخاطره ي کمتري را در بر دارد.

اهميت زمان و زمان بندي در برنامه
يکي از عوامل مهم و مؤثر در برنامه عنصر زمان است که اهميت فوق العاده اي دارد که در عهدنامه معروف حضرت علي (ع) به مالک اشتر آمده است: هر روز، کار همان روز را انجام بده ، زيرا هر روز کار مخصوص خود را دارد.

مباحث ويژه در برنامه ريزي

1) هدف گذاري
اولين مسئله مهم در برنامه ريزي تعيين هدف است که رکن اصلي برنامه ريزي است اهداف دقيقاً مشخص مي کنند که سازمان به کجا مي خواهد برود و چه چيزي را بايد به دست آورد.
ويژگي هاي هدف : 1) عالي بودن هدف 2) واقع بينانه و قابل حصول بودن 3) صراحت و روشني مي باشد. از ديگر مباحث ويژه در برنامه ريزي سرنوشت برنامه ريزي است و 3 عوامل معنوي و برنامه ريزي.
عوامل معنوي خلاف عوامل مادي عواملي هستند که رابطه اي نامحسوس و غيرعادي با حوادث و پديده ها دارند و تنها اين مي تواند بيانگر اين نوع روابط باشد. همچنين مي توان بسياري از عوامل معنوي را عواملي دانست که نمود ظاهري ندارند گرچه ممکن است آثار خارجي و مادي داشته باشند و اين عوامل : 1) توکل و 2) دعا هستند.
توکل يکي از عوامل مهم معنوي مي باشد که اعتماد بر خداوند در تمام کارها و تکيه نمودن بر اراده ي او مي باشد. خداوند براي متوکل هم راه را نشان مي دهد و هم در اجراي برنامه شخص را به نتيجه مطلوب مي رساند.
دعا يکي ديگر از عوامل معنوي است که نقش مهمي را در جلوگيري از بحراني شدن برنامه و نيز خلاصي از بن بست ايفا مي کند.

مؤلفه هاي اساسي در تصميم گيري
مؤلفه ها و عوامل متعددي در تصميم گيري اثر گذار هستند که توجه به آن ها مي تواند در فرآيند تصميم گيري تأثير داشته باشد ه عبارتند از :
1) مشورت با صاحب نظران 2) حق محوري 3) توکل به خداوند
مشورت و نظرخواهي از عوامل مهم در تصميم گيري است که در اين مورد حضرت علي (ع) مي فرمايند: هيچ حامي و پشتيباني استوارتر و محکم تر از مشورت کردن نيست. از آن جا که به وسيله ي مشورت و نظرخواهي آگاه هاي انسان بيشتر بيشتر مي شود و مسئله براي او روشن مي شود.

آثار و فوايد مشورت
مشورت کردن و استفاده از نظرها و ديدگاه ها پيامدهاي مثبت زيادي دارد که عبارتند از:
1) بهره برداري از درخشش افکار ديگران 2) جلوگيري از هلاکت 3) شناسايي خطاها 4) دست يابي به راه کار مناسب 5) پيش گيري از پشيماني.
حضرت علي درباره ي بهره برداري از درخشش افکار ديگران مي فرمايند: هر کس با صاحبان عقل و خرد مشورت کند از درخشش افکار بهره مند مي شود.
صفات و ويژگي هاي مشاوران
يکي از مسايل مهم و قابل توجه در مشورت اين است که طرف مشورت چه کسي باشد؟ آيا با هر کسي مي توان مشورت کرد؟ که در پاسخ به اين سئوال به اختصار تنها به ويژگي هايي که حضرت علي (ع) براي مشاوران مطرح کرده اند اشاره مي کنيم.
1) خدا ترس بودن 2) با تجربه بودن 3) خردمند بودن 4) بخيل نبودن 5) ترسو نبودن 6) حريص نبودن 7) دروغ گو نبودن
2) حق محوري: حضرت علي (ع) در اين باره مي فرمايند:
همانا برترين مردمان در نزد خدا کسي است که عمل به حق نزد او محبوب تر از باطل باشد گرچه از نفع و قدر او بکاهد و برايش مشکلاتي پيش آورد.
3) توکل :
يکي از مباحث مهم تصميم گيري در مديريت اسلامي است.

ويژگي هاي تصميم گيري مؤثر
1) دارا بودن اطلاعات کافي: اطلاعات از اصلي ترين عناصر تصميم گيري خوب و مؤثر است. زيرا همه ي مديران هنگام اخذ تصميم نياز به اطلاعات دارند تا بتوانند پيش بيني هاي لازم را درباره ي رويدادهاي آتي به عمل آورند. 2 ) آينده نگري و عاقبت انديشي:از ديگر ويژگي هاي تصميم گيري مؤثر اين است که تصميم با تدبير و عاقبت انديشي توام باشد بدين معناکه اخذ تصميم بدون انديشه در سرانجام آن نمي تواند به صورت يک تصميم خوب و مؤثر باشد.
3) استفاده از تجربه: بهره گيري مناسب از تجارب گذشته مي تواند اطلاعات بسيار ارزشمندي را در اختيار مديران قرار دهد.ميزان خطا و اشتباه در تصميم ها کاهش مي يابد و تصميمات از ارزش و اعتبار بيشتري برخوردار خواهند شد.
4) بهره گيري از مزاياي تصميم گيري فردي – گروهي
5) قاطعيت در تصميم گيري
تصميم گيري آن گاه مؤثر و کارا خواهد بود که از درجه ي قاطعيت و ثبات برخوردار باشد. اگر سستي و ترديد و احتياط بيش از حد در مدير وجود داشته باشد کارها در زمان مناسب خود انجام نمي گيرد و سازماني به اهداف خود نمي رسد و صدمات جبران ناپذيري بر سازمان وارد مي شود.

متغيرهاي اساسي در انگيزش
1) باورهاي ديني: از مهم ترين متغيرهاي مؤثر بر انگيزش باورهاي ديني است اين باورها نه تنها انگيزشي افراد را شکل ديني مي دهند که حتي در قوت و تداوم بخشيدن به آن نيز نقش بالايي را ايفا مي کنند.
2) برخورد عادلانه : ظلم و اجحاف به اشکال مختلف آن از قبيل بي عدالتي در پرداخت حقوق و مزايا، ارتقا و انتصاب و تحفيض امکانات سازماني عامل مؤثري در کاهش انگيزش کارکنان است. به همين دليل عدالت باعث ايجاد انگيزش مي شود.
3) تأمين مطلوب نيازهاي مادي: در اهميت اين نوع نيازها همين بس که ارضاي آن ها موجب آسودگي خاطر و دور ماندن از پريشان حالي مي گردد. که در اين باره پيامبر(ص) مي فرمايند: آدمي زماني قرار و آرام دارد که قوت خود را ذخيره کرده باشد.
4) جذابيت اهداف
5) توجه ، تمجيد و تشويق
6) طراحي مناسب شغل: هر اندازه شغل متناسب با روحيات و نيازهاي کارکنان طراحي شده باشد اثر مهمي در ايجاد انگيزش آن ها خواهد داشت.

ارتباطات
تعريف ارتباطات: اغلب افراد برداشت روشن و واضحي از ارتباطات ندارند به همين اساس برخي از دانشمندان درتعريف مي گويند: ارتباطات عبارت است از انتقال اطلاعات از طريق فرستنده به گيرنده به شرط اينکه گيرنده همان معنايي را که فرستنده قصد کرده است درک کند و بعضي ديگر گفته اند ارتباطات فرايند ارسال و دريافت نمادهايي است که داراي معاني به هم پيوسته مي باشند.
اهميت ارتباطات: موضوع ارتباطات در سازمان از چنان اهميتي برخوردار است که مي توان گفت: اولين وظيفه ي مدير اين است که سيستم ارتباطات را در سازمان توسعه دهد.
فرايند ارتباطات
1) فرستنده پيام: که به صورت شفاهي يا کتبي پيام خود را ارسال مي کند. ويژگي هاي فرستنده پيام : 1) مهارت هاي علمي 2) قدرت بيان 3) نرم خويي
2) پيام: پيام عبارت است از شکل عيني شده ي مفهوم ذهني فرستنده پيام که داراي ويژگي هاي زير است: 1) مفيد بودن پيام2) روشن بودن پيام 3) متانت پيام
3) کانال هاي ارتباطي : ارسال پيام نيز اسلوب و روش صحيحي مي طلبد و تنها با روش صحيح و مناسب است که مي توان پيام را با موفقيت به مخاطبان رساند به همين دليل روش هاي ارسال پيام به صورت زير است: 1) استفاده از هنر 2) روش غيرمستقيم 3) روش هاي استدلالي
4) گيرنده ي پيام: گيرنده پيام فردي است که پيام را دريافت مي کند و از آن استنباطي مي کند.
5) بازخور: پس از اينکه پيام دريافت شده معنا يافت، دريافت کننده در موقعيت پاسخ گويي قرار مي گيرد ، اين پاسخ که بازخور نام دارد مي تواند يک واکنش کلامي يا غير کلامي يا مجموعه اي از هر دو باشد.

موانع ارتباطات
1) اختلال محيطي: به آن دسته از عوامل مزاحم بيروني مي گويند که مانع دريافت پيام توسط دريافت کننده مي شود.
2) اختلال معنايي: گاهي معاني کلمات باعث اختلال در فرايند ارتباط مي گردد.
3) اختلال ادراکي : هرگاه در ادراک پيام، اختلالي ايجاد شود پيام به درستي دريافت و درک نمي شود و مانع ارتباط به وجود مي آيد.
4) خشم: حالت خشم و غضب ممکن است قدر اختلال در ذهن و حواس ما ايجاد کند که نتوانيم پيام را به صورت صحيح دريافت يا ارسال کنيم.
5) ترس: گاهي زيردستان به دليل ترس از مجازات يا اخراج اطلاعاتي را به مديران مي دهند که تصور مي کنند مدير دوست دارد به همين دليل اطلاعات غلط در اختيار مدير قرار مي گيرد.
6) تملق و چاپلوسي: در صورتي که زيردستان با انگيزه خوش خدمتي اطلاعات را خوب جلوه مي دهند به همين دليل اطلاعات غلط در اختيار مدير قرار مي دهند.
7) ارتباط با واسطه : واسطه بين فرستنده ي پيام و گيرنده است به عبارت ديگر هرچه مدت ارتباطات طولاني تر باشد، امکان تحريف افزايش مي يابد.
ارتباطات اثربخش
1) هماهنگي ميان گفتار و عمل مدير2) خيرخواهي مديران نسبت به کارکنان 3) موقعيت سنجي 4) عوامل فيزيکي و ظاهري
نفر سوم
رهبري
1) اهميت رهبري: دلايل زيادي براي اثبات اهميت و ضرورت بحث رهبري وجود دارد که برخي از آن ها عبارتند از :1) ضعف و نارسايي در طراحي سازمان : سازمان به يک عامل قوي و اطمينان بخش براي هدايت و ايجاد هماهنگي هاي لازم در ميان اعضا و فعاليت هاي آنها نياز مبرم دارد، اين عامل قوي براي هدايت و هماهنگي همان رهبري است.
2) تغيير در شرايط و پويايي محيط: رهبري مي تواند به عنوان يک عامل اطمينان بخش در مقابل تغييرات سريع محيطي عمل کند و در حفظ ثبات سازمان در شرايط متلاطم نقش اساسي را ايفا کند.
3) پويايي در درون سازمان : پويايي در درون سازمان يکي از ضرورت هاي اصلي رشد و بالندگي سازمان است و رهبري مي تواند در ايجاد پويايي در دورن سازمان نقش مهمي داشته باشد.
4) تلفيق نيازها و اهداف کارکنان با اهداف سازمان.
2) تعريف رهبري: تعريف هاي متعددي از رهبري ارائه شده است اما هيچ کدام مورد پذيرش عام قرار نگرفته است ولي نقطه ي مشترک در آن ها اين است که رهبري فرايند نفوذ و تأثير گذاري بر افراد است اما در اين نفوذ و تأثيرگذاري حتماً بايد بدون اعمال زور به صورت مشتاقانه باشد و نه اختلاف نظر وجود دارد.
1 – 2- رابطه رهبري و مديريت: بعضي ها فکر مي کنند که مديريت و رهبري دو مفهوم مترادف است در حالي که اين طور نيست. زيرا مديران اغلب بر وظايفي مثل برنامه ريزي ، سازماندهي و نظارت و کنترل تأکيد مي کنند در حالي که رهبران بر نفوذ و تأثير گذاري بر ديگران و روند تغييرات اصرار مي ورزند.
3) نظريه هاي رهبري: تمام نظريه هاي رهبري را مي توان به طور کلي در سه گروه خلاصه کرد:
* نظريه هاي خصوصيات فردي رهبري
* نظريه هاي رفتاري رهبري
* نظريه هاي اقتضايي رهبري
1) نظريه هاي خصوصيات فردي رهبري: برخي از صفات و خصوصيات عمده اي که براي رهبران ذکر کرده اند عبارتند از :
1) هوش2) بلوغ اجتماعي 3) انگيزه ي طلبي4) داشتن بيان زيبا5) خصوصيات ظاهري و فيزيکي 6) ويژگي هاي فرهنگي 7) برون گرايي
8) ابتکار و نوآوري
مقاله اهداف برنامه ريزي چيست؟ توسط کارشناسان واحد تحقیق و توسعه مرکز آموزش مجازی پارس تدوین گردیده است .
منبع : بلاگفا