مقاله مفاهیم مبهم بهره وری و عملکرد
با توجه به رشد روزافزون علم و آموزشهای کوتاه مدت، مرکز توسعه آموزشهای مجازی پارس با هدف بالا بردن سطح علمی و کمک به تحقق این امر مقاله مفاهیم مبهم بهرهوری و عملکرد را طراحی و در دسترس علاقمندان قرار داده است .
مقدمه
از لغات بهره وری و عملکرد به طور متداول در حوزه های علمی و تجاری استفاده می شود، اگرچه به ندرت تعریف یا توضیح مناسبی از آنها ارایه شده است.در حقیقت این لغات اغلب گیج کننده اند و با واژگانی چون کارایی،اثربخشی و سوددهی، مترادف در نظر گرفته می شوند. دستورالعملهای سنجش و بهبود نیز اغلب بدون درک واضح از آنچه باید اندازه‌گیری شود و بهبود یابد اجرا می گردند.این رویکرد عمل گرا نسبت به بهبود، فرصت فهم کامل و سپس به حد اکثر رساندن عوامل اساسی و موثر در رقابت پذیری و موفقیت را به سادگی از بین می برد.
مطمئنا در محافل علمی،داشتن واژگان و دستور زبان مشترک در تضمین ارتقای درک مشترک، بنیادین و قوی، سودمند است.
بهره وری، واژه ای چند بعدی
بیش از دو قرن پیش، لغت بهره وری برای اولین بار به وسیله «کویزنی» در یک مجله کشاورزی استفاده شد.از آن زمان تاکنون این لغت در موارد مختلف و سطوح گوناگون، به ویژه در رابطه با سیستم های اقتصادی به کار رفته است. چنین استدلال می شود که بهره وری یکی از مهمترین متغیرهای تاثیر گذار بر فعالیتهای اقتصادی- تولیدی است. مثلا «گراسمن» درباره بهبود بهره وری که یکی از مزیتهای کلیدی برای رقابت پذیری در بنگاههای اقتصادی است، چنین اظهار نظر می‌کند:
شرکتها بایستی بدانند که یکی از سلاحهای اصلی آنان برای دستیابی به مزیتهای قیمت و کیفیت در رقابت با دیگران، درآمدهای حاصل از بهره وری است.
علی رغم این حقیقت که بهره وری به عنوان یکی از حیاتی ترین عوامل تاثیرگذار بر رقابت‌پذیری شرکتهای تولیدی درنظر گرفته می‌شود، بسیاری از پژوهشگران معتقدند بهرهوری در اولویت اول قرار ندارد و کسانی که بر فرایند تولید تاثیر دارند، آن را به دست فراموشی سپرده اند. یکی از دلایل این امر، فقدان توافق مشترک درباره معنای واقعی این واژه است. اگرچه این لغت به طور گسترده مورد استفاده قرار می گیرد،اما اغلب درست فهمیده نمی شود، و این امر به نادیده گرفته شدن بهره وری، یا حتی تصمیم گیری بر خلاف آن منجر می شود. «چو» معتقد است اگرچه مفهوم بهره وری از مدتها پیش وجود داشته است،اما تعداد قابل توجهی از افرادی که هر روزه درباره بهبود بخشیدن به کارایی واحدهای صنعتی تصمیم گیری می کنند، نمی‌دانند چگونه به این سوال ساده که بهرهوری چیست پاسخ دهند. بیجورکمن پیشنهاد می کند که تصمیم گیریهای مربوط به بهبود بهره وری، اغلب براساس عقاید شخصی به جای یک دیدگاه مشترک و عمومی انجام می‌شود.
یک بازنگری نسبتا ساده از ادبیات نشان می دهد:
_ کسانی که واژه بهره وری را به کار می‌بندند، به ندرت آن را تعریف می کنند.
_ از تعابیر متعدد این واژه و همچنین پیامدهایی که بر اثر این اختلافات ایجاد می شود، آگاهی کامل ندارند.
_ برای واژه بهره وری تعاریف و رویکردهای لغوی و همچنین ریاضی وجود دارد.
همه اینها نشان می دهد بهره وری واژه ای چند بعدی است، که معنی آن می تواند بسته به زمینه ای که در آن استفاده می شود،متفاوت باشد. در هر صورت این واژه ویژگیهای کلی مشترکی را نیز دربر می گیرد. در مهندسی صنایع، بهره وری به طور کلی به صورت رابطه بین ستانده (مثلا کالاهای تولید شده)به درونداد (مثلا منابع مصرف شده) در فرایند تولید تعریف می‌شود (سومانث، 1994). اگرچه اختلاف نظرهای متعددی درباره همین نسبت اولیه[یعنی برونداد/درونداد] وجود دارد، اما دروندادها و بروندادها اغلب آنقدر “گسترده” هستند که این تعریف از بهره وری را مفید می سازند. جدول شماره یک برخی از این اختلافات را که ناشی از کاربرد این واژه از دیدگاههای مختلف است، نشان می دهد(توماس،بارون 1994).
هدف تعاریف لغوی بهره وری،توضیح مفهوم آن است. تعاریف لغوی مفید هستند، چراکه می‌توانند «معیاری» را برای ایجاد دیدگاهی مشترک از اهداف سازمان به وجود آورند. آنها همچنین می توانند برای تعیین و توضیح اهداف راهبردی سازمان مورد استفاده قرار گیرند.
از سوی دیگر، تعاریف ریاضی می توانند به عنوان بنیانی برای اندازه گیری عملکرد مورد استفاده قرار گیرند، بخصوص هنگامی که هدف اصلی، بهبود بهره وری(نه توضیح آن) است. از آنجایی که تبدیل تعریف لغوی به تعریف ریاضی مشکل است، تعاریف ریاضی همیشه تمامی ویژگیهای مفهوم بهره وری را دربر نمی گیرند، و موقع تبدیل مفهوم بهرهوری به تعاریف ریاضی،مسلما فقط قسمتی از معنای«واقعی» بهره وری نشان داده می شود، و همین امر موجب بروز اختلاف نظرهایی می‌شود. «برومن» (2004) پیشنهاد می کند برای اینکه بتوان ویژگیهای یک تعریف ریاضی را ارزیابی کرد، ضروری است که بدانیم این تعریف ریاضی مربوط به کدامیک از مفاهیم و تعاریف بهره وری است.
«برنولاک» توضیح لغوی سودمندی از بهره وری ارایه می دهد که به تولید مربوط می شود:
بهره وری به این معناست که تا چه حد از منابع مورد استفاده تولیدات خوبی داشته ایم. اگر با استفاده از منابع ثابت کالاهای بیشتر یا بهتری تولید کرده ایم، یا اگر همان اندازه کالا را با استفاده از منابع کمتری تولید کرده ایم، بهرهوری را افزایش داده ایم. «منظور از منابع، تمامی منابع انسانی و فیزیکی است، مثلا افراد تولید کننده کالا یا ارایه دهنده خدمات، همچنین داراییهایی که کارکنان می توانند با آنها کالایی را تولید کنند یا خدماتی را ارایه دهند. منابع مورداستفاده شامل زمین، ساختمان، تجهیزات و ماشین آلات ثابت و متحرک، ابزار، مواد خام، اموال و دیگر داراییهای موجود است.»
این تعریف دارای دو ویژگی مهم است. اول اینکه، بهره وری رابطه بسیار نزدیکی با نحوه استفاده و در دسترس بودن منابع دارد. به طور خلاصه بهره وری یک شرکت در صورتی که منابع آن به درستی مورد استفاده قرار نگیرد، یا اگر کمبودی در هر یک از آنها وجود داشته باشد،کاهش می یابد. دوم، بهره وری به شدت با ایجاد ارزش ارتباط دارد. بنابراین، بهره وری بیشتر هنگامی به دست می آید که فعالیتها و منابع در یک فرایند تولیدی به ارزش کالاهای تولید شده بیفزایند. بنابراین می توان به این نتیجه مهم دست یافت که به منظور بهبود بهرهوری بایستی ضایعات حذف گردند. وجود ضایعات مخالف بهره وری است.
برومن(2004) به تشابهات ذاتی بسیاری از تعاریف بهره وری اشاره می کند، به این معنا که به نظر می رسد محتوای اصلی همه آنها مشابه باشد. قبادیان (1990) نیز پیشنهاد می‌کند،تمامی تعاریف مشابه[بهره وری] در سه گروه بزرگتر طبقه بندی شوند:
1)مفهوم فنی:رابطه بین نسبتهای برونداد به دروندادهایی که برای تولید آن برونداد استفاده شده است.
2)مفهوم مهندسی:رابطه بین برونداد واقعی و برونداد مورد انتظار در یک فرایند.
3)مفهوم اقتصادی:کارایی تخصیص منابع.
یکی از اشتباهات متداول، مترادف دانستن بهره وری با تولید- یعنی مقدار محصول تولید شده یا خدمت ارایه شده است . به این معنی که افزایش تولید موجب افزایش بهره وری می‌شود. این امرضرورتا صحیح نیست. بهرهوری یک مفهوم نسبی است:نمی توان گفت که بهره وری افزایش یا کاهش یافته است، مگر اینکه مقایسه ای صورت گیرد،یا تغییرات آن نسبت به یک «استاندارد» در یک نقطه معین از زمان(که می‌تواند مثلا استانداردهای یک رقیب یا سازمان دیگر باشد) و یا تغییرات آن در طول زمان محاسبه شود. به علاوه همانگونه که میسترک و دیگران اظهار کردند، اساسا بهره وری می تواند به وسیله پنج رابطه مختلف بهبود یابد:
1)برونداد افزایش یابد با سرعتی بیش از درونداد؛ افزایش درونداد به تناسب کمتر از افزایش برونداد است(رشد مدیریت شده)
2)برونداد بیشتر از درونداد ثابت(با هوشمندانه کار کردن)
3)برونداد بیشتر با کاهش درونداد(ایده آل است)
4)برونداد ثابت با دروندادهای کمتر(کارایی بیشتر)
5)کاهش برونداد اما کاهش بیشتر درونداد،کاهش درونداد به تناسب بیش تر از کاهش درونداد است(کاهش مدیریت شده).
مفاهیم مبهم بهرهوری و عملکرد
بیشتر فرایندهای تبدیل در یک شرکت از طریق چند نوع درونداد تغذیه می‌‌شوند (مثلا نیروی کار،سرمایه،مواد خام و انرژی)و بیش از یک برونداد تولید می‌‌کنند (مثلا محصول الف، محصول ب). این امر محاسبه بهره وری را پیچیده می سازد .
«برومن» به این مشکل به صورت مشکل سنجش پذیری اشاره می کند با تاکید بر این نکته که همه متغیرهای یک فرایند براساس یک استاندارد یا واحدهای مشابه قابل اندازه گیری نیستند.تلاش برای یافتن شیوه مناسب، برای حل مشکل سنجش پذیری به ایجاد انواع مختلف اندازه گیری بهره وری و شیوه های تجمعی[برای محاسبه] دروندادها و بروندادها با استفاده از وزن دهی منجر شد. برخی از این اندازه گیریها، مجموعه کوچکی از دروندادها- [یعنی] بهره وری جزیی را می‌سنجند؛دیگران می کوشند تمامی درونداد ها را درنظر گیرند-بهره وری کل.
به علاوه، اگرچه مفهوم بهره وری-برای سازمانهای تولیدی –به پدیده های فیزیکی مربوط می شود(بروندادهای حاصل از فرایند تولید)، اما به صورتهای گوناگون، و به شکل واحدهای پولی یا فیزیکی نیز بیان می شود.
«گلد» (1980)پیشنهاد می کند که اندازه گیری«کارایی»فیزیکی یک فرایند تولیدی(یا هر فرایند اقتصادی دیگری)غیر ممکن است، چرا که هیچ راه حل فیزیکی متداولی، برای ترکیب انواع مختلف دروندادها و اندازه گیری آنها با یک مقیاس وجود ندارد.
درنتیجه،معنای بهره وری بسته به اینکه در چه زمینه ای مورد استفاده قرار گیرد،متفاوت است.مثلا، دیدگاه راهبردی نسبت به بهرهوری در میان مدیران ارشد، معمولا با دیدگاه عملیاتی متصدیان خطوط مونتاژ متفاوت است.این استدلال نشان می دهد که بایستی بهره وری هر سطح، متفاوت از سطوح دیگر اندازه گیری شود و راههای افزایش بهره وری مربوط به همان سطح ارایه شود. یک نمونه از طبقه بندی سطوح مختلف درون یک شرکت عبارت است از:
_ هر یک از ماشین آلات یا سیستم تولیدی؛
_ عملیات تولیدی، مثلا مونتاژ؛
_ کارخانه؛
_ تمامی کارخانجات متعلق به یک شرکت(گرووین، 1987)
سود دهی
شاید مهمترین دلیل شرکتها برای چشم پوشی از اهمیت بهره وری، این موضوع باشد که آنها اغلب بهره وری و سوددهی را مترادف با یکدیگر می دانند. هیچ دلیل منطقی برای انکار وابسته بودن بهره وری و سوددهی به یکدیگر وجود ندارد، اما این دو لزوما همیشه به یکدیگر مرتبط نیستند(وست، 1999). به طور کلی واژه سوددهی برترین هدف برای رشد و موفقیت هر کسب و کاری است؛ سوددهی می تواند به شکل نسبت بین درآمد و هزینه(مثلا،سود/داراییها) تعریف شود. اگرچه نسبت سوددهی اساسا به نیازهای ذی نفعان(به عنوان مهمترین سود) مربوط می شود، بسیاری از پژوهشگران ادعا می کنند که استفاده زیاد از نسبتهای پولی می تواند مضراتی را در پی داشته باشد. مثلا، می تواند موجب کوتاه نگری یا نادیده گرفتن نظرات مشتری شود. «گرونبرگ»استدلال می کند، از آنجایی که سودده بودن یکی از نتایج فعالیتها و فرایندهای عملیاتی است، نه یکی از عوامل دخیل در آنها،در نتیجه سوددهی تاثیر مستقیمی بر بهبود اهداف ندارد.
واضح است که سوددهی می تواند به دلایلی که کمتر با بهره وری ارتباط دارد، تغییر کند، مثلا، تورم قیمت یا هزینه و دیگر شرایط بیرونی، ممکن است هیچ ارتباطی با استفاده کارامد از منابع [یعنی بهره وری]نداشته باشد، [اما بر سوددهی تاثیر مستقیم دارد . این موضوع به نوبه خود موجب شد پژوهشگران به بحث درباره اینکه بهره وری می تواند نسبت به سوددهی معیار مناسب تری برای پایش میزان تعالی تولید در بلند مدت باشد،بپردازند، چرا که سوددهی می تواند در کوتاه مدت تحت تاثیر عوامل مختلف قرار گیرد.
«میلر» یکی از اولین کسانی بود که درباره این موضوع به تفصیل بحث و بررسی کرد. او توضیح داد که چگونه می توان سوددهی و بهره وری را از طریق تعدیل قیمت، متمایز کرد، البته تعدیل قیمت به صورت نسبت قیمت هر واحد به هزینه های آن واحد تعریف می شود. عبارت سوددهی= بهره وری+تعدیل قیمت، می تواند به روشهای مختلف بیان شود اما این فرمول به شکل ساده به این معنی است که بهره وری به صورت تعداد برونداد به ازای هر یک از دروندادها تعریف می‌شود، درحالی که، تعریف سوددهی، قیمت هر واحد برونداد به هزینه های هر واحد درونداد است . سازمانها بایستی نسبتهای بهره وری و سوددهی را به گونه ای با یکدیگر ترکیب کنند که علتهای واقعی افزایش سود به روشنی مشخص شود.
عملکرد
طبق نظر «توماس و بارون» (1994) بسیاری از کسانی که ادعا می کنند درباره بهره وری بحث و بررسی کرده اند،در واقع به مباحث کلی تری همچون عملکرد پرداخته اند. اگرچه بهره وری واژه ای چند بعدی است، اما بایستی به خاطر داشت که مفهوم خاصی است که به طور نسبی با نسبت بین ستانده و داده مرتبط است.از سوی دیگر، عملکرد، اصطلاح گسترده تری است که تمامی جنبه های اقتصادی و اجرایی، هر دو را دربر می گیرد. عملکرد، تقریبا شامل تمامی اهداف رقابت پذیری و تعالی تولید است و به هزینه، انعطاف پذیری، سرعت، قابلیت اعتماد یا کیفیت مربوط می شود. بعلاوه، عملکرد می تواند به صورت چتری برای همه مفاهیمی که موفقیت و فعالیتهای تمامی شرکتها را دربرمی گیرد، توضیح داده شود. با این حال، انواع عملکردی که یک شرکت خاص می کوشد،با موفقیت به انجام رساند، بسیار خاص همان شرکت است. اسلک و دیگران موارد زیر را به عنوان ویژگیهای ضروری عملیات و عملکردهای والایی دانستند که هدف تمامی شرکتها دستیابی به آنها است:
_ عملیات با کیفیت بالا، با دوباره کاریها،وقت و تلاش را به هدر نمی دهد و مشتریان داخلی این عملیات ها از خدمات ناقص ناراضی نیستند.
_ عملیات سریع، میزان کالای موجود در جریان فرایند تولید و همچنین عملیات جزیی و اداری را کاهش می دهد.
_ عملیات قابل اطمینان، به تحویل محصول درست طبق برنامه ریزی قبلی تکیه دارد. این امر توقف بیهوده را حذف می‌کند و اجازه می دهد دیگر عملیات جزیی با کارآمدی بیشتری اجرا گردند.
_ عملیات انعطاف پذیر، [این قابلیت را دارد که] با شرایط در حال تغییر به سرعت و بدون ایجاد اختلال در عملیاتهای دیگر، منطبق شود. در صورتی که عملیات های جزیی انعطاف پذیر باشند، می توانند به سرعت و بدون اتلاف وقت و ظرفیت، وظایفشان را تغییر دهند.
_ اجرای عملیات با هزینه کم، که منجر به سود بیشتر می شود و همچنین برای شرکت این امکان را فراهم می سازد که محصولاتش را با قیمت رقابتی به فروش برساند.
اجرای عملیات با ویژگیهایی که توضیح داده شد، موجب تحقق اهداف عملکرد، بخصوص اهداف مربوط به کیفیت می‌شود، و برخی از پژوهشگران کیفیت را بخشی از مفهوم بهره وری می دانند. اگرچه مفهوم کیفیت اغلب در یک زمینه بسیار وسیع، به فرایندها و محصولات هر دو و همچنین عوامل ملموس و ناملموس مربوط می گردد. درست است که بهبود کیفیت و تولید محصولات بدون -نقص به بروندادها می افزاید، اما نباید کیفیت در مفهوم بهره وری جای داده شود. کیفیت و بهره وری اغلب لازم و ملزوم یکدیگرند، اما آنها دو مفهوم مجزا هستند.
کارایی و اثربخشی
اصطلاحات کارایی و اثربخشی کاربرد واژگان علمی یا فنی این رشته را پیچیده تر می سازد. این لغات اغلب با یکدیگر اشتباه گرفته می شوند. اگرچه همانگونه که سینک و توتل بیان کردند،اثربخشی معمولا به بیان ساده به صورت «انجام کارهای درست» و کارایی «انجام درست کارها» تعریف می شــود. به هر حال، بیشتر پژوهشگران موافقند که کارایی به شدت با استفاده از منابع مربوط می شود و اســــاسا بر مخرج کسر بهره وری تاثیر می گذارد. توضیح بیشتر این که، کارایی عموما به صورت حـــداقل منابعی که از لحاظ نظری برای به گـــردش درآمدن عملیات مورد نظر در یک سیستم مورد نیاز است، در مقایسه با مقدار منابعی که حقیقتا مورد استفاده قرار گـــرفته است،تعریف می‌شود.
به علاوه،اندازه گیری میزان کارایی چه براساس زمان، پول یا هر واحد دیگری که باشد، تقریبا آسان است. همچنین کارایی بسیار مشابه مفهومی است که از آن به عنوان نرخ مصرف(یعنی میزان استفاده)یاد می کنند،به این معنا که در عمل چه مقدار وسایل و تجهیزات در مقایسه با حداکثر آن استفاده شده است.
از سوی دیگر، اثربخشی اصطلاحی است که بیشتر مورد استفاده قرار گرفته است و در بیشتر موارد تعیین کمیت آن بسیار مشکل است. اثربخشی، اغلب به ایجاد ارزش برای مشتری مربوط است و اساسا صورت کسر بهرهوری (بروندادها) را تحت تاثیر قرار می دهد.یک تعریف ساده و مناسب از اثربخشی عبارت است از«توانایی دستیابی به یک هدف معین» یا «میزانی که نتایج مورد نظر تحقق یافته اند». چنین تعاریفی به یک مفهوم جالب[از اثربخشی] منجر می شود: معمــولا هیچ محدودیتی برای میزان اثربخش بودن سازمان وجود ندارد.
«جکسون» (2000) بیان می کند که تنها تمرکز بر کارایی نمی تواند راه پر ثمری برای افزایش بهره وری باشد. متاسفانه این تمرکز صرف اغلب در صنایع انجام می‌شود، بخصوص هنگامی که فعالیتهایی برای کاهش قیمت [محصولات/خدمات] صورت می گیرد. به هر حال، مجموع کارایی و اثربخشی بالا در فرایند تولید محصول، به بهره وری بالا منجر خواهد شد. بنابراین، ممکن است یک سیستم اثربخش، کارایی نداشته باشد، و یا امکان دارد که یک سیستم کارا، اثربخش نباشد.
مدل سه P
در مدل سه P (سوددهی PROFITABILITY) (عملکرد PERFORMANCE) (بهرهوری PRODUCTIVITY) دیدگاهی کلی از چگونگی ارتباط اصطلاحات متداول در این رشته، نشان داده شده است. این مدل براساس توضیحات واژه شناسی در بخشها و مثالهای قبلی و چگونگی ارتباط آنها با یکدیگر ارایه شده است. به این شیوه تفاوتهای اساسی میان این اصطلاحات به سادگی از بین می رود.
بهره وری هسته مرکزی مدل سه P و دارای تعریف عملیاتی نسبتا ساده، یعنی رابطه بین کمیت برونداد(یعنی، محصولاتی که به درستی تولید شده اند و دارای ویژگیهای مورد نظر هستند) و کمیت درونداد(یعنی، تمامی منابعی که در فرایند تولید مصرف شده اند) است. ذکر یک نکته بسیار مهم در اینجا ضروری است که، اگرچه اندازه گیری کمیتهای مختلف با یک استاندارد مشکل است، اما مفهوم بهره وری یک پدیده فیزیکی محض است و بنابراین، باید در قالب یک کمیت سوددهی و به صورت رابطه بین برونداد و درونداد دیده شود،البته بهره وری یک رابطه پولی است که شامل تاثیرات عوامل مربوط به قیمت (مثلا تعدیل قیمت) نیز می شود. عملکرد چتری است برای تعالی، سوددهی و بهرهوری و همچنین عوامل دیگری همچون کیفیت، سرعت، تحویل به موقع و انعطاف پذیری را که به قیمت مربوط نمی شوند، دربرمی گیرد. اصطلاحات اثربخشی و کارایی، وقتی که با آن سه اصطلاح دیگر استفاده می شوند، عملکرد چندگانه ای دارند. اثربخشی، میزان تحقق نتایج مورد نظر را نشان می دهد؛ و کارایی این که منابع چقدر خوب در فرایند تبدیل استفــــاده شده‌‌اند.
نتیجه گیری
«سینک» و «توتل» معتقدند تعاریف، برای کاهش سردرگمی مهم و ضروری هستند،اما اغلب به فراموشی سپرده می شوند:
«این رشته پر از متخصصانی است که اصلا مدل مفهومی ندارند و تعاریف عملیاتی ضعیفی دارند؛ و مملو از دانشمندانی که مدل های مفهومی ضعیفی دارند و اصلا تعاریف عملیاتی ندارند. در نتیجه، بدون توجه به شیوه های گوناگون اندازه گیری عملکرد و بهبود، سردرگمی در ادبیات و عمل وجود داشته است».
این مقاله سعی کرد تا از طریق توضیح معانی بنیادین اصطلاحاتی که به طور متداول در رشته مدیریت بهره وری و عملکرد استفاده می شوند،این سردرگمی را کاهش دهد.اگرچه باید این حقیقت را پذیرفت که مردم این واژه ها را به شیوه های گوناگون تعبیر و تفسیر می کنند. ایجاد یک دستور زبان مشترک کار ساده ای نیست، بخصوص با گستره ای از اصطلاحاتی که مدتهای مدیدی است که بدون این دستور زبان مشترک، مورد استفاده همگان قرار گرفته‌‌اند.
مقاله مفاهیم مبهم بهرهوری و عملکرد توسط کارشناسان واحد تحقیق و توسعه مرکز آموزش مجازی پارس تدوین گردیده است .
منبع : پایگاه مقالات علمی
