تشریفات سازمانی
تشریفات سازمانی | organizational ceremonies
تعریف تشریفات | ceremonies
تشریفات | ceremonies ، از ریشه عربی "شرف" گرفته شده که در فارسی به معنای احترام، عزت، بزرگی و نجابت است. تشریفات ، شامل رفتارها و آداب و رسوم پذیرفته شده ای است که افراد یا سازمان ها باید با توجه و در نظر گرفتن شرایط فردی ، مکانی و زمانی رعایت کنند. این رفتارها لازمه محیط های مختلفی مانند محیط کار، خانواده ، محیط های عمومی و مهمانی ها هستند اما امروزه، لزوم رعایت آنها در سازمان ها بیشتر احساس می شود.
پیش از این، با شنیدن کلمه تشریفات، ذهن افراد به سوی تجمل گرایی و خرج وجوه زیاد و انجام کارهای اضافی کشیده می شد ، اما با پیشرفت جامعه و تغییر برخی از مفاهیم، این موضوع جنبه عمومی تری پیدا نموده و به تدریج جایگاه و مفهوم خاصی پیدا کرد.
تاریخچه تشریفات در گذر تاریخ
انسان از همان ابتدای خلقت ، با ارتباط عجین بوده و این ارتباط را با دیگران، خالق هستی و با خود توسعه داده و گاهی در این مسیر دچار اشتباهاتی نیز شده است . بررسی تاریخچه تشریفات در گذر تاریخ گویای این مطلب است که آداب تشریفات و ارتباط دو مسیر کلی داشته است:
جلساتی که پیابران به همراه مردن عادی داشتند و همه به صورت دایره وار می نشستند تا فردی بر دیگری برتری نداشته باشد و جلسات شاهان و ساطین، که در ان ، خود سلاطین بر جایگاه بلند نشسته و وجود دیوارها بین آنها و رعایا فاصله ایجاد میکرد. در این میان، اوپایی ها نیز از اداب قیصرها پیروی کرده و بعد از مدتی تشریفات متحول شده و به تدریج، نمایندگان کلیسا نیز ار بقیه سفیران متمایز و جدا شدند.
موضوعاتی که در این مقاله بررسی کرده و شرح می دهیم عبارتند از تعریف تشریفات، اصول تشریفات دیپلماتیک ، آداب و رسوم سازمانی در تشریفات اداری، ارتباطات سازمانی چیست، مفهوم ارتباطات ، آموزش تشریفات سازمانی، آداب تشریفاتی اداری و نحوه ارتباط در تشریفات هستند.
اصول تشریفات دیپلماتیک
اصول و آداب تشریفات دیپلماتیک، آدابی هستند که به صورت بین المللی تعریف شدند و همه دیپلمات ها با آن ، اشنایی کامل دارند. برای اینکه دیپلمات ها در محیط کار حرفه ای به نظر برسند ، باید این آداب را فرا گرفته و رعایت کنند. البته ، رعایت این اصول و آداب به معنی فراموش کردن و کلا نادیده گرفتن آداب کشور خود فرد نیست بلکه در مواردی مانند رعایت پوشش اسلامی میتوان ، این اصول را نادیده گرفت. از جمله آداب و اصول تشریفات دیپلماتیک میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- حریم شخصی : بحث حریم شخصی یا همان فاصله افراد از یکدیگر، در کشورهای مختلف متفاوت است. این فاصله در کشورهای غربی و عربی بیشتر و در کشورهای آسیایی کمتر است.
- استفاده از کیف چرمی : دیپلمات ها باید، در مذاکرات دیپلماتیک از کیف های چرمی و دستی استفاده شود.
- برخورد با بی احترامی : طبق قوانین و اصول تشریفات دیپلماتیک، طرفین باید به یکدیگر احترام بگذارند؛ در صورتی که یکی از آنها اصول تشریفات را رعایت نکند، طرف مقابل میتواند آن رفتار را نادیده گرفته یا مقابله به مثل کند.
- استفاده از کفش رسمی: در دیدارهای رسمی و دیپلماتیک، سران کشورها ملزم به استفاده از کفش سربسته ، بند دار ، مشکی و چرمی هستند.
علاوه بر این، یک سری از اصول تشریفات نیز وجود دارند که بیشتر مختص ایرانی ها است؛ به عنوان مثال، دیپلمات های ایرانی نباید در مراسم هایی که در انها مشروب سرو می شود، حضور داشته باشند . همچنین، دیپلمات های خانمی که قصد سفر به ایران را دارند، ملزم به رعایت پوشش سر و بدن هستند.
آداب و رسوم سازمانی در تشریفات اداری
رعایت کردن اصول تشریفاتی به این معنی نیست که افراد، آداب و سنت های ملی و مذهبی را کنار بگذارند بلکه ، باید طبق اصول سازمانی که نشان دهنده هویت سازمانی است، رفتار کنند. معمولا، در ضیافت ها ، جلسات و دیدارهای رسمی سازمانی شرایطی پیش می اید که اهمیت تشریفات مشخص شده و افراد کمبود تسلط به آن را احساس می کنند.
در صورتی که افراد و میهمانان، آداب و رسوم سازمانی در تشریفات اداری را رعایت نکنند، افراد مورد نظر از جمع طرد شده، مشکلاتی را برای سازمان به وجود آورده و فرصت های ناب پیشرفت را از دست می دهند و در نهایت ، به دست آوردن جایگاه قبلی، مستلزم تلاش های چشمگیر خواهد بود. گاهی اوقات ، سازمان و مدیران باید برای عدم رعایت این اصول، بهای گزافی بپردازند.
آموزش تشریفات سازمانی
آموزش تشریفات سازمانی شامل اشنایی با تشریفات سازمانی، آموزش مهارت های ارتباط فردی و بین فردی ، اصول چیدمان ها و پذیرایی ، ظرافت های رفتاری و باید و نبایدهای تشریفات اداری و دیپلماتیک میشود. در راستای آموزش فن و هنر تشریفات و با توجه به لزوم تسلط به این مهارت در اکثر سازمان ها، مرکز آموزش مجازی پارس دوره آنلاین و کاربردی تشریفات سازمانی را برای علاقمندان به این فن ارائه کرده است. علاوه بر این ، در پایان دوره به شرکت کنندگانی که این بسته آموزشی را خریده و در امتحان آنلاین آن شرکت کرده باشند، مدرک تشریفات سازمانی اعطا می شود. برخی از سرفصل های این دوره عبارتند از :
فصل اول
- تشریفات سازمانی
- طبقه بندی اصول تشریفات
- مدیر تشریفات هتل (مدیر رستوران) کیست؟
- تشریفات چیست ؟
- خصوصیات یک میزبان خوب
فصل دوم
- مهارت های فردی و ارتباطی
- عناصر ارتباطات
- تعاریف ارتباط
- حوزه‌های تخصصی ارتباطات
- انواع ارتباط
- تشریفات در روابط عمومی
- اصول تشریفات روابط با مشتری
- محورهای جذب مشتری
- ارتباطات میان فردی و مهارتهای آن
- نحوه برخورد
- آداب معاشرت
فصل سوم
- اولین گام برای سرویس دهی مطلوب
- روش هاي چيدمان ميز در سرويس انگليسي
- سرويس عصرانه انگليسي
- سبکهای مختلف سرو غذا و نوشیدنی
- نیازهای یک مشتری
- سرو بر روی میز
- ترکیبی از سرو بر روی میز و سلف سرویس
- سرویس آمریکایی
- سرویس قاره ای
- نوشیدنی های گرم
- نوشیدنی های سرد
فصل چهارم
- چیدمان میز و تزیینات
- اصول چیدمان میز پذیرایی
- تزیین میز غذا
- راهنمای آراستن گل سرمیز
- تشریفات چیدن میز میهمانی رسمی
- دستمال آرایی
- سفره آرایی و تزئین میز با وسایل قدیمی
- باید ها و نباید های چیدن میز غذا خوری در میزبانی
فصل پنجم
- مهارت های میهمان داری
- آداب و رسوم میهمانی دادن
- آداب میهمان داری
- نحوه رسیدگی به میهمانان VIPو VVIP در هتل ها
- مهندسی منو رستوران
- استاندارد گرفتن سفارش روم سرویس
- استاندارد رزرو میز در رستوران هتل
فصل ششم
- ایمنی و بهداشت در پذیرایی سازمان ها
- شناسایی اصول رعایت بهداشت فردی
- الزامات بهداشتی در مکان های ارائه مواد غذایی
- مقررات بهداشتی غذا و تغذیه
- اصول بکارگیری جعبه کمک های اولیه
- استانداردهای بهداشت کارکنان واحد غذا و نوشابه
فصل هفتم
- توصيه های تشريفاتی
- اصول تشریفات
- اصول قراردادی در تشریفات
- ظرافت های رفتاری
- پرچم
- تشريفات مسافرت‌هاي رسمي
- اصول رفتار بین المللی
مفهوم ارتباطات
همه کارهایی که ما انجام می دهیم، به نوعی ارتباط محسوب می شوند. منظور و مفهوم ارتباطات ، مجموعه ای از رفتارها، حرکت ها و اشاره ها است که با استفاده از آنها می توانیم ، با افراد ارتباط برقرار کرده و تمایلات خود را بیان و منتقل کنیم. هدف ما از برقرای ارتباط کسب احترام، ابراز عقاید، توافق و کمک به دیگران و تحسین افراد است. علاوه بر این، یادگیری مهارت های چهار گانه خواندن ، نوشتن، گفتن و شنیدن، به ارتباط موثر با دیگران کمک می کند.
ارتباطات به دو نوع کلامی و غیر کلامی تقسیم بندی می شوند و بخش مهمی از ارتباط ها ،در حوزه ارتباط غیر کلامی جای می گیرند. ارتباط ها و پیام های غیر کلامی ، بیشتر در حوزه تشریفات مشاهده می شوند زیرا این حرکات و اشاره ها هستند که به عنوان پیام غیر کلامی می توانند، پیام های کلامی قبلی را تایید ، رد یا جایگزین کنند.
ارتباطات سازمانی چیست
پیش از تعریف عبارت ارتباطات سازمانی، باید سازمان و ارتباطات را به صورت جداگانه تعریف کرد:
سازمان: مجموعه ای از افراد یا گروه است که در آن ، فعالیت ها به منظور دستیابی به اهداف جمعی و فردی سازگار و هماهنگ می شوند .
ارتباطات: فرایند تبادل اطلاعات و انتقال معنی مورد نظر به گونه ای است که گیرنده نیز همان معنی را دریافت کند. به عبارت دیگر، ارتباطات، منتقل کردن معنی مورد نظر از فرستنده به گیرنده است که احتمال دارد، بین افراد ، با واسطه یا بی واسطه انجام شود.
ارتباطات سازمانی، نوعی از ارتباط بین فردی است که در آن ، ناظر یا مدیر به روابط کاری کار کنان نظارت دارد . ریشه این ارتباطات، آموزش سخنرانی برای مدیران شرکت در سال 1340 شمسی بود. غالبا، ارتباطات سازمانی با توسعه روان‌شناسی صنعتی، روان‌شناسی اجتماعی، رفتار سازمانی و علوم اداری همراه بوده و تئوری‌های رایج و موجود و مفاهیمی خاصی كه صاحب نظران ارتباطات سازمانی مطرح کردند، توسط متخصصان رشته‌های مذكور به وجود آمده است.
نحوه ارتباط در تشریفات
در ارتباطات سازمانی، روابط عمومی و ارتباطات جایگاه خا صی دارد و تشریفات، هنر روابط عمومی محسوب می شود. تشریفات ، ویژه ارتباطات انسانی بوده و برای همه و در همه جا مورد استفاده قرار می گیرد. نحوه ارتباط در تشریفات ، از اهمیت خاصی برخوردار است و با توجه به مکان و نوع میهمان یا میزبان متنوع و متفاوت خواهد بود.
آداب تشریفات اداری دارای چند مرحله است:
- استقبال : اولین مرحله از تشریفات است و مسایلی که باید به آنها توجه کرد شامل نحوه معرفی و آشنایی، سلام و احوالپرسی، نحوه سخن گفتن و لباس پوشیدن می شود.
- حمل و نقل : به معنی هدایت و راهنمایی فرد مورد نظر برای نشستن در یک محل خاص تا حمل و نقل با ماشین های تشریفاتی برای رسیدن به محل ملاقات است.
- اسکان : در این مورد ، فردی که مسئول اسکان میهمانان است، باید مواردی مانند بررسی امکانات موجود برای استراحت، شرایط فیزیکی و محیط اسکان، بهداشت محل اسکان و نور و وسعت و اندازه مکان را ارزیابی کند.
