رویکردهای مدیریت پروژه

مدیریت پروژه به معنای، شیوه آغاز ، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و پایان دادن به یک کار تیمی به منظور دستیابی به اهداف خاص و تامین ملاک های موفقیت در یک زمان معین است. در واقع، پروژه یک برنامه است که به منظور ایجاد یک محصول و یا سرویس خاص و رسیدن به نتایج و اهداف تعیین شده طراحی میشود. علاوه بر این، مدیریت چنین رویکردهای تولید متمایزی مستلزم توسعه مهارت های فنی متمایز و استراتژی های مدیریتی است.
غالبا، اولین و مهمترین چالش مدیریت پروژه این است که اهداف در طی یک بازه زمانی مشخص قابل دستیابی باشند. معمولا ، این نوع از اطلاعات و جزئیات مربوط به پروژه باید در شروع پروژه به صورت مستند نوشته شوند. علاوه براین، هر چروژه دارای محدودیت هایی مانند زمان؛ بودجه، کیفیت و حیطه کار نیز هست. دومین چالشی که مدیران پروژه باید از عهده آن برآیند، بهینه سازی اختصاص ورودی های لازم و و اعمال آنها برای تامین اهداف است.
سرفصل های این مقاله شامل تعریف مدیریت پروژه، سازماندهی پروژه، آموزش مدیریت پروژه، دوره مدیریت پروژه ، مدرک مدیریت پروژه ، گواهینامه مدیریت پروژه ، عناصر اصلی ریسک، مدیریت زمان پروژه، بودجه بندی هزینه و رویکردهای مدیریت پروژه هستند.

سازماندهی پروژه

سازماندهی پروژه، فرایندی است که در آن تصیمات مرتبط به تحقق پروژه گرفته میشود. در این فرایند، اقداماتی مانند سازماندهی روند پروژه و برنامه ریزی برای چهارچوب پروژه (هزینه ها، پرسنل و آخرین مهلت برای پایان کار) انجام میشود. علاوه براین، در این روند باید تمام پیش نیازها و مقدمات تکمیل پروژه فراهم شده و در اختیار سهام داران پروژه قرار گیرد.
اما در کل، سازماندهی پروژه شامل ساختاربندی و سازماندهی پروژه مطابق با برنامه ریزی های انجام شده است. همچنین در این فرایند، وظایف و مسئولیت های مشخص شده و سیستم فعالیت ها تعریف میشود. قابل دکر است که این حیطه دارای سه بخش عمده و مهم است : رهبر پروژه که مسئولیت کل پروژه را بر عهده دارد، تیم اجرایی پروژه و هیات مدیره پروژه که مسئول تصمیم گیری در مورد ادامه و یا توقف و تعریف پروژه است. افراد و یا مدیرانی که آموزش مدیریت پروژه را بگذرانند، میتوانند پروژه های خود را به صورت بهینه تری مدیریت کنند.

آموزش مدیریت پروژه

اجرای و اتمام موفقیت آمیز و به موقع هر پروژه ای از الزامات آن پروژه محسوب شده و صرفا افراد و یا مدیرانی میتوانند این مسئولیت را عهده دار شوند که از مدیریت و اصول آن اطلاع و آگاهی داشته و به الزامات شرایط هدایت و رهبری پروژه نیز تسلط داشته باشند. علاوه براین، در صورتی که این مدیران، علاوه بر تجربه عملی و آکادمیک، دارای گواهینامه مدیریت پروژه نیز باشند، راحت تر میتوانند در مورد پیشبرد و ادامه و حتی ایجاد تغییرات در پروژه تصمیم گرفته و ان را با موفقیت به پایان برسانند.
با توجه به صنعتی شدن محیط های کار و تعدد پروژه های لازم الاجرا، مرک آموزشش مجازی پارس اقدام به معرفی و ارایه دوره آموزشی مدیریت پروژه نموده است. دوره مدیریت پروژه برای دانش پذیران مدیری که در این زمینه تجربه کاری نیز دارند انتخاب و گزینه خوبی بوده و به آنها ضمن کسب تجربیات عملی تر و عمیق تر، در درک انواع مفاهیم این حیطه کمک خواهد کرد. در ضمن، این مرکز به تمام دانش پذیرانی که در آزمون آنلاین پایان دوره موفق شوند، با افتخار مدرک مدیریت پروژه اعطا میکند.

عناصر اصلی ریسک

یکی از جنبه های مهم مدیریت پروژه، در نظر گرفتن ریسک و عناصر اصلی ریسک در پروژه است؛ به این معنا که، رویدادها و یا شرایط پیش بینی نشده موجود در هر پروژه میتواند تاثیر مثبت یا منفی بر نتایج و محصول نهایی پروژه داشته باشد و از این نظر ، باید اقدامات پیشگیرانه ای در انجام داده تا نتیجه پروژه دلخواه شود. علاوه بر این ان حیطه و رشته به دلایلی مانند پیچیدگی های استفاده از این اصطلاح در پروژه ها، هچنان ناشناخته باقی مانده است.
علاوه بر این میتوان از مدیریت ریسک برای حیطه هایی مانند شناسایی انواع ریسک در پروژه، برقراری ارتباط با مخاطب، تجزیه و تحلیل ریسک ها، نظارت و کنترل انواع ریسک ها استفاده کرد. اما در صورتی که همه این ریسک ها پیش از پروژه شناسایی و یا پش بینی شوند، مشکل جدی برای اتمام پروژه وجود نداشته و حتی میتوان در صورت لزوم، تغییرات جزیی در طرح و یا نقشه پروژه به وجود آورد. دوره مدیریت پروژه ای که موسسات و مراکز معتبر مانند مرکز آموزش مجازی پارس برگزار میکند، به تجربه مدیران و توانایی آنها برای شناسایی انواع ریسک ها کمک میکند.

مدیریت زمان پروژه

مدیریت زمان به این معناست که در یک روز، چه مقدار از زمان مان را برای سازماندهی و یا برنامه ریزی یک پروژه اختصاص داده ایم که با محاسبه و ارزیابی و تجزیه و تحلیل آن میتوان ، به میزان کارایی و بهره وری دست یافت. این موضوع برای ، برای مدیریت زمان پروژه نیز صدق کرده و مهارت هایی مانند برنامه ریزی، تعیین اهداف و اولویت بندی را شامل میشود.
مدیریت زمان از این جهت حایز اهمیت است که زمان گذشته دیگر قابل جبران نبوده و باید زمان را به انجام کار یا پروژه ای اختصاص داد که، به نتیجه رسیده و نتیجه آن ملموس و قابل ارزیابی باشد. البته، اهمیت این موضوع در مدیریت پروژه بیشتر اشکار بوده و از این جهت باید هنگام انجام و تکمیل انواع به این شیوه های مدیریت زمان و نتیجه هر کدام برای پروژه دقت کرد. علاوه براین، مدیرانی که گواهینامه مدیرت زمان دریافت کرده باشند، قطعا برای مدیریت زمان پروژه مشکلی نخواهند داشت.

بودجه بندی هزینه

مدیران هنگام بودجه بندی هزینه برای پروژه، تمام هزینه ها و مبالغ پیش بینی شده و پیش بینی نشده برای یک تکمیل پروژه را در نظر میگیرند. علاوه براین، برآورد بودجه بر عهده مدیر پروژه بوده و مدیر میتواند از چهار روش برای بودجه بندی هزینه استفاده کند:
پارامتریک : در این روش، میزان هزینه واحدها و مدت زمان کار هر کدام تعیین شده و سپس، نتایج با توجه به نیاز آنها ارزیابی میشود.
مشابه: هنگامی که اطلاعات کمی در مورد یک پروژه در دسترس بوده و مدیر باید به سرعت هزینه پروژه را محاسبه کند، مدیر میزان هزینه پروژه های مشابه را بررسی کرده و برآورد خود را بر طبق آن اعلام میکند.
بالا به پایین : در این روش، ابتدا محصول و یا نتیجه نهایی در نظر گرفته شده و سپس، فعالیت ها به فعالیت های کوچکتر تقسیم بندی شده و به ترتیب انجام میشوند.
پایین به بالا: به نظر میرسد که این روش، در جهت روش قبلی باشد.

رویکردهای مدیریت پروژه

از نظر مدیران پروژه، صرفا خودشان برای هدایت و کنترل پروژه مناسب هستند زیرا میتوانند پروژه را با اقتدار پیش برده و ارتباط خوبی با کارکنان برقرار کنند. اما گاهی مدیر در اجرای چنین اموری چندان موفق نبوده و باید از رویکر مدیریتی دیگیر استفاده کند. غالبا، رویکردهای مدیریت پروژه به دو گروه مشارکتی و انحصاری تقسیم بندی میشوند.
در رویکرد مشارکتی، مدیر فرایندهای مدیریت پروژه را به صورت مرحله به مرحله انجام داده و در صورت لزوم برخی از آنها را به مدیران رده پایین تر و یا کارکنان واگذار میکند که البته مزیت هایی مانند سرعت در کار، افزایش روحیه همکاری و تعهد کاری را نیز به دنبال دارد.
بر عکس در رویکرد انحصاری، همه وظایف بر عهده خود مدیر بوده و کارکنان در این خصوص مشارکتی نداشته و معایب آن شامل افزایش مدت زمان پروژه، کاهش درک پروژه و عدم احساس مالکیت نسبت به آن است.