اتوماسیون اداری چیست
تاریخچه اتوماسیون اداری
اتوماسیون (automation) در زبان یونان دیرینه ، به معنای خود فرمان است. تاریخچه اتوماسیون به دهه پنجاه (1950) برمی گردد. اتوماسیون یک روش صنعتی می باشد که استفاده از سیستم های کنترل، مثل کنترل عددی، کنترل قابل برنامه ریزی منطق و دیگر سیستم های کنترل صنعتی و مجموعه ای از سیستم های قدرت، الکترونیک، مکانیک و رایانه را برای نظارت بر عملکرد دستگاه ها و ماشین های صنعتی و تولیدی بکار گرفته می شود.
در حال حاضر سیستم های جهانی امروزه با نام سیستم های اداری در جهان شناخته شده است و وظیفه اصلی آن ها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسیاری برخوردار هستند و رمز سازمان ها و ماندگاری فعالیت های آن ها دارا شدن به ابزارهای رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات (سیستم های اطلاعاتی و فناوی اطلاعات) است.
وجود یک سیستم ساختار یافته اداری متناسب که حجم زیاد اطلاعات، نوشته ها را در خود جای می دهد به روشنی آشکار است. سیستم های اتوماسیون اداری از زاویه های مختلف به توضیح اهمیت اطلاعات و اهمیت سیستم های اطلاعاتی، پیشرفت انواع سیستم های اطلاعاتی و پیشبرد سیستم های اتوماسیون اداری و محاسن و عیب ها و ارگونومیک و گوناگون بودن سیستم های اطلاعاتی با سیستم اتوماسیون اداری پرداخته شده است.
چند تعریف متعدد از اتوماسیون اداری چیست ؟
مفهوم اتوماسیون اداری تشکیل شده از دو کلمه انگلیسی automatic و operation به معنای بهینه سازی است. بسیاری بر این عقیده هستند که سیستم به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای آسان کردن امور مربوط با فعالیت های اداری را اتوماسیون اداری می نامند.
اتوماسیون اداری شامل دستگاه های کامپیوتری سخت افزار و نرم افزار متنوعی است که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره، پردازش متن، و انتقال اطلاعات مورد نیاز برای انجام دادن وظایف دیجیتالی استفاده می گردد.
اتوماسیون اداری، تشکیل شده از سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج سازمان مربوط می شود. اتوماسیون اداری به منظور ساده سازی انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است.
اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی :
اطلاعات ، منابع با گران بها و با ارزش مدیران سازمان است. در نخستین دهه 1960 و بعد از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روش های جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید رواج داده شده منظور سیستم های اطلاعاتی مدیریت.
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری از دو بخش تشکیل شده :
- مزایای مستقیم اتوماسیون اداری : این مزایا قابل ارزیابی بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان کار داشته باشد. مثل : کنترل بهتر بر کار به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار.
- نظارت بر کارکنان بهتر انجام میشود ، زیرا استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت، گردهمایی ها کمتر می گردد.
- مزایای غیر مستقیم :
ضروری ترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمان ها ، صرف نظر سرعت و دقت در کار آن ها است.
رقابت بیشتر موسسه ها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت استفاده از فرصت ها.
- اتوماسیون اداری می تواند بسیاری از وظایف را سریع تر انجام دهد.
- وابستگی کمتر به اداره های دیگر
- به دلیل بالا رفتن اثربخشی کارکنان در انجام کارهای خاص، رضایت شغلی آن ها افزایش می یابد.
اتوماسیون اداری دارای از دو بخش تشکیل شده است :
1- اتوماسیون اداری کارخانه ای
2- اتوماسیون اداری خدمات
و خود اتوماسیون اداری از این جهت دارای بخش هایی است :
- اتوماسیون اداری ثابت : اتوماسیون اداری ثابت زمانی کاربرد دارد مجموعه خدمات و محصولات دارای چرخه عمر طولانی تر می باشند.
- اتوماسیون اداری برنامه پذیر : یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود دارد.
مزایای اتوماسیون اداری چیست ؟
استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری متناسب علاوه بر صرفه جویی در زمان و کم شدن هزینه ها باعث بهتر شدن کارهای سازمان می شود که این نتیجه بهتر شدن روند کارها برای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و بایگانی ، ارباب جوع یک سازمان است.
- حذف شدن نوشته های کاغذی در سازمان
- انجام دادن تمام کارهای اداری در هر زمان و حتی بیرون از محل کار
- استفاده بهتر از وقت برای کارها و روش های اداری
- حذف دفترهای حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه
- کم شدن اشتباهات و بیهوده کاری ها در عملیات ثبت اسناد و مدارک
- مدیریت و نظاره کردن دقیق بر کارکرد کارکنان
- جویا شدن امور و پیگیری به موقع طبقات کارها
- اعضای خارج از سازمان در هر موقعیت می توانند با مشاهده آخرین کارهای انجام شده بر روی مکاتبه های خود ، از پیشرفت کار نیز مطلع گردند.
- افراد بدون نیاز به تکاپو و مواجهه شدن با کارکنان در سازمان، از نقص های سندها و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن باشند.
- ارتباط متقابل الکترونیکی با سایر موسسه ها
- استفاده کمتر از کاغذ و در نتیجه کمک به طبیعت و پیشگیری از قطع درختان در جهت حفظ محیط زیست
هدف اصلی اتوماسیون اداری افزایش بهره وری است بدون این که چه کسی مسئولیت آن را به عهده می گیرد.
معایب سیستم های اتوماسیون اداری :
- تغییر کردن محیط انسانی
- چشم پوشی کردن از روابط اجتماعی و انسانی در کارها و به صورت ماشینی درآمدن کارها
- پیچیده شدن و سخت کار کردن یا سیستم ها
- کارکنان در کار با رایانه دچار مشکلات جسمی می شوند.
- کاهش پیدا کردن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب
- پذیرفته نشدن سیستم های ماشینی توسط مدیران و یا کارکنان.
برخی سازمان ها از نرم افزارهای ویژه اتوماسیون اداری به صورت یکپارچه و هوشمند استفاده می کنند تا وظایف گردش و تولید اسناد و مکاتبات و تصمیم گیری ها به اضافه عملیات دبیرخانه نیز به صورت سیستماتیک* و خودکار انجام دهد.
امکانات اتوماسیون اداری :
- پشتیبانی از انواع نامه ها و رفت و آمدها ، داخل و بیرون سازمانی بصورت الکترونیک
- امکان اشتراک کردن وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی .
- پیگیری مکاتبات از طریق تلفن و یا اینترنت در راستای طرح احترام به مراجعه کننده.
- پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده
- در ارتباط بودن سیستم با سایر سیستم های عملیاتی بخش های مختلف سازمان نظیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و ....
آموزش کار با نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب :
برای سازماندهی کردن پروسه های سازمانی از مناطق مختلف جغرافیایی نیازمند یک نرم افزار اداری تحت وب هستیم. نرم افزار اتوماسیون اداری برای خودکار سازی واحدهای مختلف سازمان و همچنین انجام اتوماتیک نامه های اداری که دارا است آن ها را انجام دهد. دغدغه های کارکنان از این نرم افزار امنیت و ناسازگاری نرم افزار با زیر ساخت های مختلف سازمانمان را در بهر می گیرد.
کاربردهای نرم افزار سیستم اتوماسیون اداری :
سیستم های اداری اتوماسیون دارای کاربردهای زیادی است، این نرم افزار با توجه به این که اتوماتیک کردن فعالیت ها را بر عهده دارد در تمامی سازمان ها، مراکز دولتی و خصوصی از جمله صنایع تولیدی ، بازرگانی، پیمانکاری و .... در تمامی واحدهای سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.
دوره آموزش اتوماسیون اداری :
علاقمندان جهت یادگیری دوره آموزش اتوماسیون اداری از مرکز آموزش مجازی پارس، در هر جای از دنیا که باشید این امکان را دارید که با دسترسی به اینترنت و رعایت اصول امنیتی همانند دفتر کارتان از امکانات سیستم بهره مند شوید و به اطلاعات مورد نیازتان دسترسی پیدا کنید علاوه بر آن مدرک معتبر این دوره را از پارس می توانید دریافت نمایید.
