مقاله مديريت استراتژيک
تعریف استراتژی و مدیریت استراتژیک
تعاریف مختلف و گاه ناسازگاری از استراتژی و مدیریت استراتژیک ارائه شده است. به تعبیر یکی از متخصصان مدیریت این عبارات مانند« هنر» است که وقتی آنها را می‌بینیم تشخیص دادن آنها آسان است اما وقتی در پی تعریف کردن و توضیح دادن آنیم خیلی مشکل به نظر می‌رسد.
استراتژی
الگویی بنیادی از اهداف فعلی و برنامه‌ریزی شده، بهره برداری و تخصیص منابع و تعاملات یک سازمان با بازارها، رقبا و دیگر عوامل محیطی است. طبق این تعریف یک استراتژی باید سه چیز را مشخص کند:
- چه اهدافی باید محقق گردد
- روی کدام صنایع، بازارها و محصول‌ها باید تمرکز کرد
- چگونه برای بهره‌برداری از فرصتهای محیطی و مواجهه با تهدیدهای محیطی به منظور کسب یک مزیت رقابتی منابع تخصیص یابد و چه فعالیت‌هایی انجام گیرد.
تصمیمات و فعالیتهای یکپارچه در جهت توسعه استراتژیهای مؤثر، اجرا و کنترل نتایج آنهاست. بنابراین مدیریت استراتژیک فعالیتهای مربوط به بررسی، ارزشیابی و انتخاب استراتژیها، اتخاذ هر گونه تدابیر درون و بیرون سازمانی برای اجرای این استراتژیها و در نهایت کنترل فعالیتهای انجام شده را در برمی‌گیرد.
ضرورت استفاده از مدیریت استراتژیک
با نگاهی دقیق به مفهوم
مدیریت استراتژیک
می‌توان به ضرورت استفاده از آن پی برد. با توجه به تغییرات محیطی که در حال حاضر شتاب زیادی به خود گرفته است و پیچیده شدن تصمیمات سازمانی، لزوم بکارگیری برنامه‌ای جامع برای مواجهه با اینگونه مسائل بیشتر از گذشته ملموس می‌شود. این برنامه چیزی جز برنامه استراتژیک نیست. مدیریت استراتژیک با تکیه بر ذهنیتی پویا، آینده‌نگر، جامع‌نگر و اقتضایی راه حل بسیاری از مسائل سازمانهای امروزی است. پایه های مدیریت استراتژیک بر اساس میزان درکی است که مدیران از شرکت‌های رقیب، بازارها، قیمت‌ها، عرضه‌کنندگان مواد اولیه، توزیع‌کنندگان، دولت‌ها، بستانکاران، سهامداران و مشتریانی که در سراسر دنیا وجود دارند قرار دارد و این عوامل تعیین‌کنندگان موفقیت تجاری در دنیای امروز است. پس یکی از مهمترین ابزارهایی که سازمانها برای حصول موفقیت در آینده می‌توانند از آن بهره گیرند «مدیریت استراتژیک» خواهد بود.
مزایای
مدیریت استراتژیک به سازمان این امکان را می‌دهد که به شیوه‌ای خلاق و نوآور عمل کند و برای شکل دادن به آینده خود به صورت انفعالی عمل نکند. این شیوه مدیریت باعث می‌شود که سازمان دارای ابتکار عمل باشد و فعالیت‌هایش به گونه‌ای درآید که اعمال نفوذ نماید (نه اینکه تنها در برابر کنش‌ها، واکنش نشان دهد) و بدین گونه سرنوشت خود را رقم بزند و آینده را تحت کنترل درآورد.
از نظر تاریخی، منفعت اصلی مدیریت استراتژیک این بوده است که به سازمان کمک می‌کند از مجرای استفاده نمودن از روش منظم تر، معقول‌تر و منطقی‌تر راه‌ها یا گزینه‌های استراتژیک را انتخاب نماید و بدین گونه استراتژیهای بهتری را تدوین نماید. تردیدی نیست که این یکی از منافع اصلی مدیریت استراتژیک است ولی نتیجه تحقیقات کنونی نشان می‌دهد که این فرایند می‌تواند در مدیریت استراتژیک نقش مهم‌تری ایفا کنند. مدیران و کارکنان از طریق درگیرشدن در این فرایند خود را متعهد به حمایت از سازمان می‌نمایند. یکی دیگر از مهمترین منافع مدیریت استراتژیک این است که موجب تفاهم و تعهد هر چه بیشتر مدیران و کارکنان می‌شود. یکی از منافع بزرگ مدیریت استراتژیک این است که موجب فرصتی می‌شود تا به کارکنان تفویض اختیار شود. تفویض اختیار عملی است که به وسیله آن کارکنان تشویق و ترغیب می‌شوند در فرایندهای تصمیم‌گیری مشارکت کنند، خلاقیت، نوآوری و خیال پردازی را تمرین نمایند و بدین گونه اثر بخشی آنها افزایش خواهد یافت.
.jpg)
فرآیند مدیریت استراتژیک
فرآیند مدیریت استراتژیک را می‌توان به چهار مرحله تقسیم کرد:
- تحلیل وضعیت
- تدوین استراتژی
- اجرای استراتژی
- ارزیابی استراتژی
- تحلیل وضعیت
اهداف بلندمدت، مأموریت سازمان (علت وجودی و اینکه چه هستیم)، چشم انداز سازمان (چه می‌خواهیم باشیم)
تجزیه و تحلیل محیط داخلی و قابلیتهای سازمان
تجزیه و تحلیل محیط خارجی
تدوین استراتژی
در تدوین استراتژی باید ابتدا مجموعه استراتژیهای قابل استفاده را لیست کرده و سپس با استفاده از مدلهای مختلفی که در بحث‌های مدیریت استراتژیک آمده است و با توجه به نتایج بدست آمده در تحلیل وضعیت که در مرحله اول آمده است استراتژی برتر را انتخاب می‌کنیم. در این مرحله باید مدیران میانی و حتی رده پائین سازمان را نیز مشارکت داد تا در آنها ایجاد انگیزش کند.
اجرای استراتژی
برای اجرای استراتژیها باید از ابزار زیر بهره گرفت:
ساختار سازمانی متناسب با استراتژیها
هماهنگ‌سازی مهارت‌ها، منابع و توانمندی‌های سازمان در سطح اجرایی
ایجاد فرهنگ سازمانی متناسب با استراتژی جدید سازمان اجرای موفقیت آمیز استراتژی به همکاری مدیران همه بخش‌ها و واحدهای وظیفه‌ای سازمان نیاز دارد.
ارزیابی استراتژی
برای تعیین حدود دستیابی به هدف‌ها، استراتژی اجرا شده، باید مورد کنترل و نظارت قرار گیرد. ارزیابی استراتژی شامل سه فعالیت اصلی می‌شود:
بررسی مبانی اصلی استراتژیهای شرکت
مقایسه نتیجه‌های مورد انتظار با نتیجه‌های واقعی
انجام دادن اقدامات اصلاحی به منظور اطمینان یافتن از این که عملکردها با برنامه‌های پیش بینی شده مطابقت دارند. اطلاعاتی که از فرایند ارزیابی استراتژی به دست می‌آید باید به گونه‌ای باشد که عملیات و اقدامات را تسهیل نماید و باید کسانی یا واحدهایی را معرفی نماید که نیاز به اصلاح دارند.
موانع و مشکلات طراحی برنامه‌های استراتژیک
در این زمینه اولین مشکلات عبارتست از موانع ایجاد و توسعه روند مدیریت استراتژیک در سازمانها که این فرآیند را از بنیان و پای بست با مشکل مواجه می‌سازند. دلایل گوناگونی وجود دارند که برخی از سازمانها تمایل چندانی به ایجاد و توسعه روندهای مدیریت استراتژیک از خود نشان ندهند که مهمترین آنها عبارتند از:
- عدم آگاهی مدیریت سطح بالا نسبت به وضعیت واقعی سازمان
- خودفریبی مدیران سطح بالا به طور جمعی درباره موقعیت سازمان
- توجه مدیران به حفظ وضع موجود
- درهم آمیختگی دشواری‌های مشترک مدیریت سطح بالا و دشواری‌های عملکرد روزانه
- کامیابی‌های گذشته سازمان
- اشتباه تلقی کردن هر گونه تغییر در رابطه با هر چه در گذشته در سازمان انجام گرفته است
- نارسایی در کاربرد وظایف فوری
- بررسی موانع اجرای برنامه‌های استراتژیک
یکی از پژوهشگران مدیریت استراتژیک، در مقاله‌ای تحت عنوان«هفت خطای مرگبار استراتژیک» به بیان خطاها و مشکلات رایج در زمینه اجرای استراتژی می‌پردازد:
خطای مرگبار شماره ۱- استراتژی ارزش اجرا ندارد
استراتژیی ارزش اجرا کردن را دارد که قدرت الهام‌دهی داشته باشد و به کارکنان کمک کند تا دریابند وظایفشان چگونه با استراتژی مرتبط می‌شود، به عنوان راهنمائی برای اولویت بندی تصمیمات بکار رود و در کارکنان برای تسهیل ارتباطات ایجاد بصیرت نماید.
خطای مرگبار شماره ۲- کارکنان در مورد اینکه استراتژی چگونه اجرا خواهد شد روشن نیستند
در این مورد تعدادی موضوع مهم هستند که باید در ابتدا مشخص شوند. این موضوعات عبارتند از:
اولویتها: اولویت‌های شما چیست؟
جدول زمانی: اجرای استراتژی با چه سرعتی باید پیش برود.
تأثیرات: استراتژی، چه تأثیری بر فعالیتهای شما می‌گذارد.
مشارکت: چه کسانی بایستی مشارکت داشته باشند و در چه زمانی.
مخاطرات: مخاطراتی که مانع اجرای استراتژی هستند را شناسایی و آنها را کاهش دهید.
خطای مرگبار شماره ۳- مشتریان و کارکنان، استراتژیها را به طور کامل در نیافته‌اند
برنامه اجرای استراتژی باید شامل یک برنامه ارتباطات باشد که مشخص کند به چه افرادی و تا چه اندازه باید در مورد استراتژی توضیح داده شود.
خطای مرگبار شماره ۴ - مسئولیت اشخاص در زمینه اجرای تغییرات نامشخص است
کارکنان باید به منظور اجرای استراتژی کاملاً تفهیم شده و مسئولیت‌های خاص هر یک به آنان واگذار شود. هر چه تعداد افرادی که بطور مستقیم در فرایند اجرا مشارکت داده می‌شوند بیشتر باشد بهتر است.
خطای مرگبار ۵- مدیر عامل و مدیران ارشد به هنگام شروع اجرا، از صحنه خارج می‌شوند
غالباً، سطح علاقه مدیران ارشد پس از تدوین استراتژی و توافق بر آن کاهش می‌یابد. اگر کارکنان احساس کنند که مدیریت ارشد کاملاً نسبت به استراتژی متعهد نیستند علاقه آنان نیز کاهش می‌یابد.
خطای مرگبار ۶- عدم تشخیص موانع
برنامه‌ها هیچگاه دقیقاً اجرا نمی‌شوند. سازمانها در یک محیط پویا و متغیر فعالیت می‌کنند لذا حوادث پیش بینی نشده ممکن است در طول اجرا سر بر آورند. باید این موانع، تشخیص داده شوند و زمانی که این بحران‌ها و عدم اطمینان‌ها به وقوع می‌پیوندند، کارکنان باید برای ایجاد راه‌حل‌هایی خلاقانه در جهت غلبه بر این موانع تشویق شوند.
خطای مرگبار ۷- فراموش کردن کسب و کار
یک مخاطره دیگر عبارت است از این که تدوین و اجرای استراتژی تمام توجه مدیران ارشد را به خود جلب نماید و آنان فراموش کنند که کسب و کاری دارند که باید به اداره آن بپردازند
برنامه ریزی
برنامه ریزی عبارتست از فرایندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یك خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات. برنامه ریزی فكر كردن راجع به آینده یا كنترل آن نیست بلكه فرایندی است كه می‌تواند در انجام این امور مورد استفاده قرار گیرد. برنامه ریزی، تصمیم‌گیری در شكل معمول آن نیست بلكه از طریق فرایند برنامه ریزی، مجموعه‌ای از تصمیمات هماهنگ اتخاذ می‌شود. برنامه ریزی می‌تواند برای زمان حال یا آینده انجام شود. بر طبق این تعریف، تصمیم‌گیری‌های مقطعی و ناپیوسته و اتخاذ سیاستها برای پیشبرد سازمان در زمان حال یا آینده برنامه ریزی نیستند. برنامه ریزی متكی بر انتخاب و مرتبط ساختن حقایق است. حقایق مفاهیم واقعی، قابل آزمون و اندازه‌گیری هستند. دیدگاهها، عقاید، احساسات و ارزشها به عنوان حقایقی تلقی می‌شوند كه فرایند برنامه ریزی بر اساس آنها سازمان داده می‌شود. همانطور كه اشاره شد برنامه ریزی صرفاً یك فرایند تصمیم‌گیری نیست بلكه فرایندی شامل روشن ساختن و تعریف حقایق و تشخیص تفاوت بین آنهاست یا به عبارتی گونه‌ای فرایند ارزیابی است كه در پایان آن، در انتخاب حقایق ارزیابی شده تصمیم‌گیری می‌شود. برنامه بیانی روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصمیمات است. برنامه خروجی فرایند برنامه ریزی است اما برنامه ریزی یك فرایند پیوسته است كه بیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه می‌یابد. برنامه‌ها تهیه شده و اجرا می‌گردند.
ویژگی‌های برنامه ریزی
برنامه ریزی یك فرایند ذهنی آگاهانه با خصوصیات زیر است:تشخیص یك نیاز یا انعكاس یك انگیزه
- جمع‌آوری اطلاعات
- مرتبط ساختن اطلاعات و عقاید
- تعریف اهداف
- تأمین مقدمات
- پیش‌بینی شرایط آینده
- ساخت زنجیره‌های متفاوتی از اقدامات مبتنی بر تصمیمات متوالی
- رتبه‌بندی و انتخاب گزینه‌ها
- تعریف سیاستها
- تعریف معیارهای ابزار ارزیابی برنامه
- انواع برنامه ریزی
برنامه ریزی از جنبه ماهیت به برنامه ریزی فیزیكی، برنامه ریزی سازمانی، برنامه ریزی فرایند، برنامه ریزی مالی، برنامه ریزی وظیفه‌ای و برنامه ریزی عمومی دسته‌بندی می‌شوند كه در اینجا منظور از برنامه ریزی، برنامه ریزی از نوع عمومی است. برنامه ریزی عمومی معمولاً تمام دیگر انواع برنامه ریزی را در خود دارد. برنامه ریزی را از جنبه افق زمانی می‌توان در قالب برنامه ریزی كوتاه‌مدت (برنامه ریزی عملیاتی و تاكتیكی)، برنامه ریزی میان‌مدت و برنامه ریزی بلندمدت دسته‌بندی نمود.
برنامه ریزی استراتژیك
بیشتر برنامه ریزیها براساس دیدگاه عقلایی، دارای شكل «آرمانها و اهداف ـ طرحها و اقدامات ـ منابع مورد نیاز» می‌باشند. در این مدلها، ابتدا آرمانها و اهداف سازمان تبیین شده، سپس طرحها و اقدامات لازم تعیین و در نهایت منابع مورد نیاز برای انجام برآورد می‌گردند. تغییر در شرایط محیط، سیاستها، نگرشها، دیدگاهها، ساختارها، نظامها و . . . عواملی هستند كه بر آرمانها و اهداف برنامه ریزی تأثیر گذاشته و در نهایت باعث تغییر برنامه می‌گردند. برنامه ریزی در شكل عقلایی فوق، ظرفیت و توانایی مقابله با چنین تغییراتی را نداشته و منجر به شكست می‌گردد. این شرایط موجب رشد این تفكر شد كه در برنامه ریزی باید بتوان مطابق با تغییرات، جهت حركت سازمان را تغییر داد و جهت و رفتار جدیدی را در پیش گرفت. این نگرش زمینه‌ساز ابداع برنامه ریزی استراتژیک شد. برخلاف برنامه ریزی سنتی كه در آن آرمانها و اهداف تعیین می‌شوند هدف برنامه ریزی استراتژیك، تبیین و تدوین استراتژی است. بسته به نوع، تنوع و ماهیت تغییرات موجود در محیط می‌توان تركیبی از برنامه ریزی سنتی و برنامه ریزی استراتژیک را بكار برد.
تعاریف مختلف و متفاوتی از استراتژی ارائه شده است. در اینجا تعریفی ارائه می‌شود كه بتواند مفهوم آن را در برنامه ریزی استراتژیك مشخص نماید. استراتژی برنامه، موضع، الگوی رفتاری، پرسپكتیو، سیاست یا تصمیمی است كه سمت و سوی دیدگاهها و جهت حركت سازمان را نشان می‌دهد. استراتژی می‌تواند تحت سطوح سازمانی، وظایف و محدوده زمانی متفاوت تعریف شود.
برنامه ریزی استراتژیك گونه‌ای از برنامه ریزی است كه در آن هدف، تعریف و تدوین استراتژیهاست. از آنجایی كه استراتژی می‌تواند دارای عمر كوتاه یا بلند باشد برنامه ریزی استراتژیک می‌تواند برنامه ریزی بلندمدت یا كوتاه‌مدت باشد اما متفاوت از آنهاست.
واژه «استراتژیك» معنی هر آنچه را به استراتژی مربوط باشد در بردارد. واژه «استراتژی» از كلمه یونانی «استراتگوس» گرفته شده است كه به معنای رهبری است. برنامه ریزی استراتژیك كوششی است ساخت‌یافته برای اتخاذ تصمیم‌های اساسی و انجام اعمالی كه ماهیت سازمان، نوع فعالیتها و دلیل انجام آن فعالیتها توسط سازمان را شكل داده و مسیر می‌بخشد. همانطور كه استراتژی نظامی پیروزی در جنگ است، برنامه ریزی استراتژیک نیز طرق انجام مأموریتهای سازمان را دنبال می‌كند.
مزایای برنامه ریزی استراتژیك
برنامه ریزی استراتژیك دارای مزایای زیادی است كه از جمله می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:قبل از پیش آمدن مشكلات احتمالی از وقوع آنها خبر می‌دهد.
به علاقمند شدن مدیران به سازمان كمك می‌كند.
تغییرات را مشخص كرده و شرایط عكس‌العمل در برابر تغییرات را فراهم می‌كند.
هر نیازی را كه برای تعریف مجدد سازمان ضروری است تعیین می‌كند.
برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده بستر مناسب ایجاد می‌كند.
به مدیران كمك می‌كند كه درك روشن‌تری از سازمان داشته باشند.
شناخت فرصتهای بازارهای آینده را آسان‌تر می‌سازد.
دیدی هدفمند از مسائل مدیریت ارائه می‌دهد.
قالبی برای بازنگری اجرای برنامه و كنترل فعالیتها ارائه می‌دهد.
به مدیران كمك می‌كند كه تا در راستای اهداف تعیین شده تصمیمات اساسی را اتخاذ كنند.
به نحو مؤثرتری زمان و منابع را به فرصتهای تعیین شده تخصیص می‌دهد.
هماهنگی در اجرای تاكتیكهایی كه برنامه را به سرانجام می‌رسانند بوجود می‌آورد.
زمان و منابعی را كه باید فدای تصحیح تصمیمات نادرست و بدون دید بلندمدت گردند، به حداقل می‌رساند.
قالبی برای ارتباط داخلی بین كاركنان به وجود می‌آورد.
ترتیب‌دهی اولویتها را در قالب زمانی برنامه فراهم می‌آورد.
مزیتی برای سازمان در مقابل رقیبان به دست می‌دهد.
مبنایی برای تعیین مسئولیت افراد ارائه داده و به موجب آن افزایش انگیزش را باعث می‌شود.
تفكر آینده‌نگر را تشویق می‌كند.
برای داشتن یك روش هماهنگ، یكپارچه همراه با اشتیاق لازم از سوی افراد سازمان در برخورد با مسائل و فرصتها، انگیزش ایجاد می‌كند.
ویژگی‌های برنامه ریزی استراتژیک
فرایند برنامه ریزی استراتژیك اساساً فرایندی هماهنگ‌كننده بین منابع داخلی سازمان و فرصتهای خارجی آن می‌باشد. هدف این فرایند نگریستن از درون «پنجره استراتژیك» و تعیین فرصتهایی است كه سازمان از آنها سود می‌برد یا به آنها پاسخ می‌دهد. بنابراین فرایند برنامه ریزی استراتژیک، یك فرایند مدیریتی است شامل هماهنگی قابلیتهای سازمان با فرصتهای موجود. این فرصتها در طول زمان تعیین شده و برای سرمایه‌گذاری یا عدم سرمایه‌گذاری منابع سازمان روی آنها، مورد بررسی قرار می‌گیرند. حوزه‌ای كه در آن تصمیمات استراتژیك اتخاذ می‌گردند شامل (1) محیط عملیاتی سازمان، (2) مأموریت سازمان و (3) اهداف جامع سازمان می‌باشد. برنامه ریزی استراتژیك فرایندی است كه این عناصر را با یكدیگر در نظر گرفته و گزینش گزینه‌های استراتژیک سازگار با این سه عنصر را آسان می‌سازد و سپس این گزینه‌ها را بكار گرفته و ارزیابی می‌كند.
باید توجه داشت كه هر فرایند برنامه ریزی استراتژیك زمانی باارزش است كه به تصمیم‌گیرندگان اصلی كمك كند كه به صورت استراتژیك فكر كرده و عمل كنند. برنامه ریزی استراتژیک به خودی خود هدف نیست بلكه تنها مجموعه‌ای از مفاهیم است كه برای كمك به مدیران در تصمیم‌گیری استفاده می‌شود. می‌توان گفت كه اگر استراتژیك فكر كردن و عمل كردن در فرایند برنامه ریزی استراتژیك به صورت عادت درآید، آنگاه فرایند می‌تواند كنار گذاشته شود.
برنامه ریزی استراتژیک در بخش دولتی
برنامه ریزی استراتژیك در بخش خصوصی توسعه یافته است. تجارب اخیر مبین آن است كه رویكردهای برنامه ریزی استراتژیك كه در بخش خصوصی تدوین شده‌اند می‌توانند به سازمانهای عمومی و غیرانتفاعی و هم چنین جوامع و دیگر نهادها كمك نمایند تا با محیط‌های دستخوش تغییر، برخوردی مناسب داشته و به شیوه‌ای كارسازتر عمل كنند. البته این به آن معنا نیست كه همه رویكردهای برنامه ریزی استراتژیک بخش خصوصی در بخش‌های عمومی و غیرانتفاعی به یك اندازه كاربرد داشته باشند. برایسون مدلهای برنامه ریزی استراتژیك را بررسی كرده و شرایط بكارگیری آنها را در بخش‌های عمومی و غیرانتفاعی مورد تحلیل قرار می‌دهد و در نهایت خود رویكردی ارائه می‌دهد كه در بخش‌های عمومی و غیرانتفاعی قابل كاربرد باشد.
مدل برایسون
مراحل فرایند برنامه ریزی استراتژیک در مدل برایسون به شرح زیر می‌باشد:
(1) توافق اولیه: در این مرحله ضرورت برنامه ریزی استراتژیك برای سازمان مورد برنامه ریزی بررسی شده و آشنایی با این نوع برنامه ریزی حاصل می‌شود. سازمانها، واحدها، گروهها یا افرادی كه باید در برنامه ریزی درگیر شوند مشخص گردیده و توجیه می‌شوند. مراحلی كه در برنامه ریزی باید انجام شوند شرح داده می‌شوند. روش انجام برنامه ریزی، زمانبندی انجام، آیین‌نامه‌های مورد نیاز برای جلسات و نحوة گزارش‌دهی مشخص می‌گردند. منابع و امكانات لازم تعیین می‌گردند.
(2) تعیین وظایف: وظایف رسمی و غیررسمی سازمان «باید هایی» است كه سازمان با آنها روبروست. در این مرحله هدف اینست كه سازمان و افراد آن وظایفی را كه از طرف مراجع ذیصلاح (دولت، مجلس و...) به آنها محول شده است شناسایی نمایند. شاید این هدف به ظاهر خیلی روشن باشد ولی این واقعیت در بیشتر سازمانها وجود دارد كه بیشتر افراد اختیارات و وظایف سازمانی را كه در آن مشغول بكارند نمی‌دانند و اساسنامه آن را حتی برای یكبار مطالعه نكرده‌اند. از طرف دیگر وظایف محول شده به سازمان عموماً كلی بوده و تمام فضایی را كه سازمان می‌تواند در آن فعالیت كند تعریف نمی‌كند. بنابراین ضروری است كه با مطالعه وظایف مكتوب و مصوب سازمان اولاً با آن وظایف آشنا شد (كه از این طریق بعضی از اختیارات و ذینفعان سازمان نیز شناسایی می‌گردند)، ثانیاً مواردی را كه در حیطه اختیارات سازمان قرار می‌گیرند اما تا بحال كشف نشده‌اند، شناخت.
(3) تحلیل ذینفعان: ذینفع فرد، گروه یا سازمانی است كه می‌تواند بر نگرش، منابع یا خروجی‌های سازمان تأثیر گذارد و یا از خروجی‌های سازمان تأثیر پذیرد. تحلیل ذینفعان پیش‌درآمد ارزشمندی برای تنظیم بیانیه مأموریت سازمان است. تحلیل ذینفعان بسیار ضروری است، چرا كه رمز موفقیت در بخش دولتی و غیرانتفاعی ارضای ذینفعان كلیدی سازمان است. اگر سازمان نداند كه ذینفعانش چه كسانی هستند، چه معیارهایی برای قضاوت درباره سازمان به كار می‌برند، و وضعیت عملكردی سازمان در قبال این معیارها چیست، به احتمال زیاد نخواهد توانست فعالیت‌هایی را كه باید برای ارضای ذینفعان كلیدی خود انجام دهد، شناسایی كند.
(4) تنظیم بیانیه مأموریت سازمان: مأموریت سازمان جملات و عباراتی است كه اهداف نهایی سازمان، فلسفه وجودی، ارزشهای حاكم بر سازمان و نحوة پاسخگویی به نیاز ذینفعان را مشخص می‌كند. علاوه بر این موارد، اختلافات درون سازمانی را مرتفع ساخته و بستر بحث‌ها و فعالیتهای سازنده و مؤثر را هموار می‌كند. توافق بر مأموریت سازمان، تمام فعالیتهای آن را همسو می‌سازد و انگیزش و توجه ذینفعان سازمان خصوصاً كاركنان آن را افزایش می‌دهد.
(5) شناخت محیط سازمان: اساس استراتژیك عمل كردن شناخت شرایط است. یك بازیكن موفق فوتبال علاوه بر اینكه از توانایی‌ها و وظایف هر یك از اعضای تیم خود آگاهی دارد، سعی می‌كند شرایط تیم مقابل و نقاط قوت و ضعف هر یك از افراد آن را دریابد و با داشتن این مأموریت در ذهن یعنی پیروز شدن در بازی، در هر لحظه بهترین حركت را انجام دهد. برای اینكه یك سازمان نیز در رسیدن به مأموریت خود موفق گردد باید شرایط حاكم بر خود را به خوبی شناسایی نماید. در این مرحله، محیط خارجی سازمان در قالب شرایط سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و تكنولوژیكی مورد بررسی قرار گرفته و نقاط قوت و ضعف آنها برای سازمان تعیین می‌گردند. در راستای شناخت محیط سازمان، در این مرحله محیط داخلی نیز در قالب ورودی‌ها، خروجی‌ها، فرایند و عملكرد سازمان مورد مطالعه قرار می‌گیرند.
(6) تعیین موضوعات استراتژیك پیش روی سازمان: این مرحله قلب فرایند برنامه ریزی استراتژیک است. موضوعات استراتژیك تصمیمات سیاسی و اساسی هستند كه بر اختیارات، مأموریت، ارزشها، محصول یا خدمات ارائه شده، مراجعان یا استفاده‌كنندگان، هزینه‌ها، تأمین منابع مالی، سازمان یا مدیریت تأثیر می‌گذارد. هدف این مرحله تعیین انتخاب‌هایی است كه سازمان با آنها مواجه است.
(7) تعیین استراتژیها: به منظور پرداختن به هر یك از موضوعات استراتژیك پیش روی سازمان باید اقداماتی صورت گیرد كه در قالب برنامه‌ها، اهداف، طرحها و . . . بیان می‌شوند. این اقدامات استراتژی نامیده می‌شوند. در واقع استراتژی عبارتست از قالبی از اهداف، سیاستها، برنامه‌ها، فعالیتها، تصمیمات یا تخصیص‌های منابع كه مشخص می‌كنند سازمان چیست، چه كاری انجام می‌دهد و چرا آن را انجام می‌دهد. استراتژیها می‌توانند تحت سطوح سازمانی، وظایف و محدودة زمانی متفاوتی تعریف شوند.
(8) شرح طرحها و اقدامات: این مرحله می‌تواند در قالب مرحله قبل، مرحله تعیین استراتژیها، انجام شود اما از آنجایی كه كار برنامه ریزی استراتژیك با تعیین استراتژیها به پایان می‌رسد و اجرای آن در قالب تعریف طرحها و اقدامات و مدیریت استراتژیک برنامه تهیه شده انجام می‌شود این تفكیك صورت گرفته است. به عبارت دیگر از این مرحله به بعد از مدل برایسون مربوط به اجرای برنامه و مدیریت استراتژیك می‌گردد. در این مرحله به منظور اجرای هر یك از استراتژیهای انتخاب شده تعدادی طرح و اقدام تعریف می‌گردد.
(9) تنظیم دورنمای سازمانی برای آینده: در این مرحله، توصیفی از شرایط آینده سازمان در صورت بكارگیری استراتژیهای تدوین شده و استفاده از تمام نیرو و منابع سازمان، ارائه می‌شود. این توصیف دورنمای موفقیت سازمان نامیده می‌شود كه در آن شرحی از مأموریت، استراتژیهای اساسی، معیارهای عملكرد، بعضی از قواعد تصمیم‌گیری مهم و استانداردهای اخلاقی مد نظر همة كارمندان ارائه می‌شود. در صورت تنظیم چنین دورنمایی، افراد سازمان خواهند دانست كه چه انتظاری از آنها می‌رود، پویایی و همسویی انگیزه و نیروی افراد در رسیدن به اهداف سازمان به وجود آمده و نیاز به نظارت مستقیم كاهش می‌یابد.
(10) برنامه عملیاتی یكساله: در این مرحله با استفاده از اطلاعات تدوین شده در مرحله هشتم و بر اساس اولویت‌های تعیین شده توسط تصمیم‌گیران، یك برنامه عملیاتی تهیه شده و بر اساس آن مدیریت و كنترل طرحها و اقدامات انجام می‌شود.
جان ام. برایسون كیست؟
جان ام. برایسون استاد برنامه‌ریزی و امور عمومی در دانشگاه مینه‌سوتا و مدیر «مركز تكنولوژی اطلاعات و پشتیبانی تصمیم گروهی» در این دانشگاه است. برایسون از سال 1983 تا 1989، معاون مركز پژوهشهای مدیریت استراتژیك این دانشگاه نیز بوده است. او در سالهای1986 و87، استاد مهمان مدرسه بازرگانی لندن، در سال تحصیلی 94-1993، استاد مهمان بخش علوم مدیریت دانشگاه استراس‌لید، مدرسه برنامه‌ریزی دانشگاه آكسفورد بروكس، و كالج نوفیلد دانشگاه آكسفورد بوده است. او درجه كارشناسی خود را در رشته اقتصاد در سال 1969 از دانشگاه كورنل و سه درجه دانشگاهی دیگر خود را شامل كارشناسی ارشد در رشته خط مشی و اداره امور عمومی در سال 1974، كارشناسی ارشد در رشته برنامه‌ریزی شهری و منطقه‌ای در سال 1974، و دكترا در رشته برنامه‌ریزی شهری و منطقه‌ای در سال 1978 از دانشگاه ویسكونسین، مادیسون دریافت كرد. جان ام. برایسون تاكنون جوایز زیادی را به خاطر آثارش دریافت كرده است كه از جمله آنها می‌توان به دریافت جایزه جنرال الكتریك در سال 1978 به خاطر پژوهش برجسته در برنامه‌ریزی استراتژیك از آكادمی مدیریت، و جوایزی برای بهترین مقاله‌ها در ژورنال انجمن برنامه‌ریزی امریكا و ژورنال پژوهش و آموزش برنامه‌ریزی اشاره كرد. او علاوه بر تالیف كتاب مشهور برنامه‌ریزی استراتژیك برای سازمانهای عمومی و غیرانتفاعی یكی از مؤلفین كتاب رهبری برای مصالح عمومی بوده كه جایزه تری مك آدام را به عنوان كار برجسته در پیشرفت بخش غیرانتفاعی دریافت كرده و به عنوان بهترین كتاب سال 93-1992 توسط آكادمی مدیریت برگزیده شده است.
