مقاله اصول کاربردی حسابداری

امروزه آموزش با شیوه های نوینی ارائه میشود و یکی از این شیوه ها آموزش مجازی میباشد که از جهات مختلفی همچون صرفه جویی در زمان و مکان به صرفه میباشد. نخستین گام در راستای آموزش مجازی را میتوان فرهنگ سازی ،ایجاد اعتماد و باور مردم نسبت به کیفیت بالای آموزش و مدرک آن عنوان کرد. این مرکز با بیش از ۱۰۰ مدرس و اعضای هیئت علمی دانشگاه قرارداد همکاری در جهت تدوین محتوا اعم از جزوات درسی ، امکانات مولتی مدیا و همچنین ضبط فیلم های آموزشی نموده است . در حال حاضر مرکز پارس با اخذ مجوزهای لازم اقدام به آماده سازی بیش از 4۰۰ دوره ی آموزشی در شاخه های مختلف علمی نموده است. یکی از این دوره ها ، دوره آموزشی اصول کاربردی حسابداری یک دوره آموزشی بسیار کاربردی و علمی زیر گروه شاخه حسابداری در مرکز آموزش مجازی پارس می باشد.

ضرورت و نقش آموزش در بهسازی نیروی انسانی و توسعه در هزاره سوم چكیده رسیدن به اهداف سازمان بستگی به توانایی كاركنان در انجام وظایف محوله و انطباق با محیط متغیر دارد. اجرای آموزش و بهسازی نیروی انسانی سبب می‌شود تا افراد بتوانند متناسب با تغییرات سازمانی و محیط، بطور مؤثر فعالیتهایشان را ادامه داده و بركارایی خود بیفزایند. بنابراین آموزش و بهسازی، كوشش مداوم و برنامه‌ریزی شده به وسیله مدیریت برای بهبود سطوح شایستگی كاركنان و عملكرد سازمانی است.

بخش اول
اصول حسابداری
کلیات

در دنیای امروز که هر روز شکل تازه ای از ارتباطات اقتصادی به وجود می‌آید و افراد و شرکتها و مؤسسات با یکدیگر در ارتباط می‌باشند و تغییرات مالی آنها بر یکدیگر تأثیر دارد و روز به روز این فعالیت‌ها پیچیده‌تر می‌شود این عوامل باعث می شود که نقش حسابداری به عنوان فراهم کنندگان اطلاعات مالی با استفاده از استانداردهای حسابداری برای استفاده کنندگان بیشتر مشخص گردد.
حسابداری(Accounting):
تعاریف متعدد ومختلفی برای حسابداری ارائه شده است كه در یكی از قدیمی ترین آنها گفته شده است كه"حسابداری زبان تجارت است"درسالهای اخیر با توسعه فناوری اطلاعات ونگرش سیستمی به سازمانها ومدیریت آن حسابداری را به عنوان بخشی از سیستم های اطلاعاتی مدیریت برای تهیه اطلاعات مناسب جهت كنترل وتصمیم گیری دانسته اند. حسابداری به عنوان یك سیستم اطلاعاتی عبارتست از فرآیند تشخیص واندازه گیری وثبت وپردازش رویدادهای اقتصادی(مالی)یك سازمان وتهیه اطلاعات لازم وگزارشگری آن به استفاده كنندگان این اطلاعات.
از منظری دیگر از حسابداری با نام سیستم اطلاعاتی حسابداری Accounting Information System یاد می‌شود که برای پردازش اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی موثر بر سازمان‌ها و واحدهای تجاری و گزارش اثرات این گونه رویدادها به تصمیم‌گیرندگان، طراحی شده است.
طبق «بیانیه اساسی تئوری حسابداری»: حسابداری عبارت است از فرایند شناسایی، اندازه‌گیری و گزارشگری اطلاعات اقتصادی برای تصمیم گیری‌های آگاهانه به وسیله استفاده کنندگان آن . بر اساس دیدگاهی جامع، «اطلاعات حسابداری» را می‌توان «اطلاعات اقتصادی» تلقی کرد.

اصطلاحات حسابداری
حساب(account):
در حسابداری ابزار اصلی ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مالی حساب نامیده می شود. حساب به منزلۀ پرونده ای مفصل از تغییراتی است که در یک دارایی خاص، یک بدهی خاص یا سرمایه صاحب مؤسسه طی یک دورۀ زمانی رخ می دهد.
دارایی(Asset):
دارایی در علم حسابداری، عبارتست از کلیه اموال و حقوقی که دارای ارزش پولی باشند. دارایی‌های یک واحد ممکن است پدیده‌های عینی و مشهود باشند. مثل زمین، ساختمان، موجودی نقدی و موجودی کالا، یا به صورت حقوق مالی و امتیازات غیر قابل رویت، مثل سرقفلی و مطالبات از اشخاص.
دارایی‌ها عرفا از نقطه نظر اراده در ترازنامه به گروه‌های متمایزی تقسیم می‌شوند.دو گروه که مورد استفاده بیشتری دارند عبارتند از دارایی‌های جاری و دارایی‌های ثابت.
طبق تعریف جدیدتری که در کتاب مبانی نظری حسابداری از دارایی شده، دارایی مفهومی مالی است یعنی اموال و حقوقی که منافع آتی قابل تقویم به پول دارند و بر اثر معاملات، عملیات یا رویدادهای مشخص به مالکیت یا تسلط مالکانه یک واحد تجاری درآمده‌اند دارایی آن واحد محسوب می‌شوند.
بدهی:
تعهداتی هستند که یک مؤسسه در مقابل اشخاص و مؤسسات دیگر دارد و از معاملات و رویدادهای گذشته ناشی شده اند و باید با پرداخت پول یا تحویل کالا یا انجام خدمات یا انتقال سایر اقلام دارائیها، تسویه شوند: بستانکاران، اسناد پرداختنی و وامها.

سرمایه:
حق مالی صاحب یا صاحبان سرمایه یک مؤسسه نسبت به دارائیهای آن مؤسسه می باشد که با کسر کردن بدهیهای یک مؤسسه از کل دارائیهای آن مؤسسه سرمایه بدست می آید. بدهی – دارایی = سرمایه
صورت حساب سرمایه:
گزارش مالی است که وضعیت سرمایه موسسه را در یک تاریخ مشخص نشان میدهد. در هر موسسه، پس از سرمایه گذاری اولیه، در اثر فعالیتهای موسسه، در پایان دوره مالی ممکن است سود و یا زیان داده باشد. از طرفی صاحب موسسه ممکن است در طول این دوره برداشتهایی توسط صاحب سرمایه صورت گرفته باشد. این دو عامل در صورت حساب سرمایه موثر میباشند. صورت حساب سرمایه با توجه به فرمول زیر محاسبه میگردد:
(برداشت صاحب موسسه طی دوره - سود ویژه طی دوره) + سرمایه اولیه دوره = سرمایه پایان
اثر رویداد مالی روی حسابها:
رویدادهای مالی رویدادهایی هستند که اثر مالی یا پولی روی منابع شرکت داشته یا دارند و حسابداران فقط ملزم به ثبت این رویدادها هستند.
ماهیت حسابها:
هر حساب یک ماهیت دارد یعنی مانده هر حساب یا بدهکار است یا بستانکار که با توجه به مانده نهایی که آن حساب باید داشته باشد، می گویند ماهیت حساب بدهکار است یا بستانکار. حساب های دارایی ماهیت بدهکار دارند و حساب های بدهی مانده بستانکار.حساب های هزینه ماهیت بدهکار دارند و حساب های درآمد ماهیت بستانکار.حساب سود ماهیت بستانکار داره و زیان ماهیت بدهکار.
انواع موسسات اقتصادی
موسسات از نظر نوع فعالیت اقتصادی به سه دسته تقسیم می شوند:
۱- موسسات خدماتی: واحدهایی هستند که خدماتی به مشتریان ارائه می کنند و معمولاً در قبال ارائه خدمات منفعت کسب می کنند. مانند بانکها و هتلها.
۲- موسسات بازرگانی: به خرید و فروش مواد خام، فرآورده ها و کالاها اشتغال دارند. مانند فروشگاهها.
۳- موسسات تولیدی: با استفاده از عوامل تولید به ساخت کالاهای اقتصادی می پردازند.
موسسات از نظر هدف فعالیت به دو دسته تقسیم می شوند:
1- موسسات انتفاعی: هر واحد اقتصادی که با هدف سود و منفعت مادی تشکیل شود واحد انتفاعی نام دارد.
2- موسسات غیر انتفاعی: هر واحدی را که هدف از تشکیل آن کسب منفعت مادی برای مالکان آن نباشد واحد غیر انتفاعی گویند.
موسسات از نظر مالکیت به سه نوع تقسیم می شوند:
۱- موسسات عمومی: به طور مستقیم یا غیر مستقیم در مالکیت دولت یا سایر نهادهای عمومی قرار دارند. سازمان تأمین اجتماعی نمونه ای از این واحدها می باشد.
۲- موسسات تعاونی: به منظور رفع نیازمندی های مشترک و بهبود وضع اقتصادی و اجتماعی اعضای آن از طریق خریداری، کمک و همکاری متقابل تشکیل شده و در مالکیت اعضا قرار دارند. مانند شرکتهای تعاونی.
۳- موسسات خصوصی: این واحدها به یک یا چند نفر تعلق دارند و متعلق به بخش عمومی نیستند. مانند فروشگاهها.
موسسات از نظر تعداد مالکیت به دو دسته تقسیم می شوند:
موسسات انفرادی: موسساتی که مالکیت انها به یک نفر تعلق دارد مانند مغاز ها و فروشگاه ها
موسسات سهامی: شركتی است كه سرمایه آن به سهام تقسیم شده و مسئولیت صاحبان سهام محدودبه مبلغ اسمی سهام آنهااست .شركت سهامی شركت بازرگانی محسوب می شود ولو اینكه موضوع عملیات آن اموربازرگانی نباشد.در شركت سهامی تعدادشركاءنبایدازسه نفركمترباشد. شركت سهامی به دونوع تقسیم می شود:
نوع اول - شركتهائی كه موسسین آنهاقسمتی ازسرمایه شركت راازطریق فروش سهام به مردم تامین می كنند.اینگونه شركتها شركت سهامی عام نامیده می شوند.
نوع دوم - شركتهائی كه تمام سرمایه آنهادرموقع تاسیس منحصراتوسط موسسین تامین گردیده است اینگونه شركتها ، شركت سهامی خاص نامیده می شوند.
انواع شاخه های حسابداری
مهمترین شاخه های حسابداری عبارتند از حسابداری صنعتی، حسابداری مالی، حسابرسی، حسابداری دولتی و حسابداری مدیریت، حسابداری منابع انسانی.
حسابداری صنعتی
این حسابداری كه بتدریج و پس از انقلاب صنعتی روی داد در جهت نیاز به دانستن بهای تمام شده محصولات تولیدی بود. در این نوع از حسابداری هدف اصلی سیستم دانستن بهای تمام شده یك واحد از نظر تمامی عوامل هزینه می‌باشد. همزمان و همراه با تكامل ابزارها و شیوه های تولید، در سده های بعد، روشها و شیوه‌های هزینه‌یابی پیشرفته‌ای ابداع و بكار گرفته شد كه هزینه عملیات را بدرستی شناسایی نماید.حسابداری صنعتی امروزه ثمره این فرایند شتاب آمیز تكاملی است که اصولا" همان هدف اندازه گیری و گزارش بهای تمام شده محصولات، خدمات و فعالیت‌ها را دنبال می‌كند.
حسابداری مالی
این نوع از حسابداری را می توان حسابداری گزارش نیز نامید. زیرا هدف اصلی در این نوع از حسابداری، تهیه صورتهای مالی اساسی می‌باشد كه مورد نیاز استفاده كنندگان از این صورتهای مالی است. شاید بتوان گفت كه دلیل اصلی پیدایش این نوع حسابداری، اصل تفكیك شخصیت می‌باشد. این اصل امكان مشاركت صاحبان سرمایه ای را كه به تجارت نمی پرداختند ممكن ساخت و به این شكل باعث رشد و توسعه بنگاه های تجاری شد. این نوع از مشاركت باعث پیدایش سهام و بازار بورس شد. البته دلیل اصلی ایجاد بازار بورس را می توان، افزایش شمار شركتهای سهامی دانست.
یكی دیگر از موضوعات اصلی كه در این دوران تأثیر اساسی بر رشته حسابداری گذاشت برقراری مالیات بر درآمد بود. این نوع از مالیات كه در اغلب كشور های صنعتی اروپا وسیله ای برای تأمین عدالت اقتصادی است از اوایل قرن نوزدهم ایجاد و به تدریج جزئی از نظام مالیاتی كشورها شد. تعیین مالیات بر درآمد مستلزم شناخت دقیق سود خالص بود و لازمه این شناخت نگهداری حسابها و دفاتر منظم و تهیه صورتهای مالی كه میزان سود را به درستی نشان دهد. به این ترتیب دولتها به صورت یكی از اصلی ترین استفاده كنندگان از صورتهای مالی مؤسسات درآمدند.دیگر استفاده كنندگان از این صورت‌های مالی عبارتند از بانكها، اعتبار دهندگان، بستانكاران بلند مدت و كوتاه مدت، فروشندگان، مشتریان، كاركنان، سرمایه‌گذاران بالقوه، كارگزاران بازار سرمایه، جامعه و مدیریت مؤسسه.
حسابداری دولتی
اندیشه كنترل عمومی بر هزینه های دولت از اواخر قرن نوزدهم میلادی به بعد پدید آمد و دولتهای برخی از كشور های اروپایی مكلف شدند كه درآمدها و هزینه های سالانه خود را پیش بینی و به تصویب مجلس نمایندگان برسانند و بدین ترتیب، تنظیم و تدوین بودجه دولت متداول گردید پیدایش و رواج سیستم بودجه، سیستم حسابداری متناسبی را طلب می كرد كه این جریان به پیدایش حسابداری دولتی به صورت رشته‌ای متمایز انجامید.

حسابداری مدیریت
در اواخر قرن نوزدهم مدیریت علمی به عنوان رشته‌ای خاص توسط فردریك تیلور مطرح گردید. مدیریت علمی بطور بسیار خلاصه، روش برخورد منظم و منطقی با مسائل سازمان‌ها به منظور یافتن مناسب‌ترین راه برای انجام هر كار است و بر كسب اطلاع دقیق و كامل از آنچه می‌گذرد و نتایجی كه بر اثر هرگونه تغییر حاصل می‌شود تأكید دارد. این نوع از مدیریت نیاز زیادی به اطلاعاتی از قبیل بهای تمام شده محصولات و خدمات، مقدار تولید، هزینه اجزاء مختلف تولید، قیمت فروش محصولات و خدمات و ظرفیت منابع مختلف نظیر ظرفیت تولیدی ماشین آلات و تجزیه و تحلیل این اطلاعات داشت. این جریان، نیاز به اطلاعات و بخصوص اطلاعات مالی را فزونی بخشید. افزایش استفاده مدیران از اطلاعات مالی موجب شد كه روشهای هزینه یابی تولیدات، خدمات و فعالیتها بهبود و توسعه یابد و اطلاعات مفصل تری از جنبه های مختلف مالی فعالیت‌ها فراهم آید.بدین ترتیب، حسابداری مدیریت به عنوان رشته‌ای خاص در اوایل قرن حاضر شكل گرفت.
حسابداری منابع انسانی
یكی از مباحث جدید در دانش حسابداری، نگرش نوین به منابع انسانی به عنوان یكی از موثرترین عوامل مولد در ایجاد درآمد موسسات است. در این مبحث، ارزش اقتصادی منابع انسانی به مثابه دارایی با اهمیت موسسه تلقی و امكان ارایه آن در صورت‌های مالی مطرح می گردد. حسابداری منابع انسانی عبارت‌ است از شناسایی و ارزیابی منابع انسانی موسسه و گزارشگری به اشخاص ذینفع. در این تعریف سه بخش اساسی پیرامون منابع انسانی وجود دارد:
شناسایی: تشخیص كمیت و كیفیت آن و تهیه آمار مناسب.
ارزیابی: اندازه گیری ارزش اقتصادی و تعیین میزان مالی آن.
گزارشگری: تنظیم و ارایه گزارش‌های مالی مناسب در مورد آن.

حسابداری سیستمها
در این شاخه آموزشهای لازم جهت ارائه یک سیستم حسابداری مناسب برای هر موسسه با توجه به نوع فعالیت , کمیت و کیفیت کار و نیز میزان سرمایه آن موسسه داده می شود , سیستم ارائه شده چگونگی گردش کارها را معین می سازد
حسابداری موسسات غیر انتفاعی
در این نوع از حسابداری ازسیستم و عملیات حسابداری سازمانهای غیر انتفاعی , مانند موسسات خیریه و موسسات آموزشی صحبت می شود . عامل اساسی در این رشته اتخاذ سیستمی است که پیروی دقیق مدیریت از محدودیتهای مقرر از طرف قوانین یا اشخاص و افراد تامین کننده منابع مالی موسسه را تضمین نماید .
حسابداری اجتماعی
یکی از جدیدترین رشته های حسابداری است که جهت اندازه گیری هزینه ها و فایده اجتماعی آنها که قبلا غیر قابل اندازه گیری به حساب می آمد مورد استفاده قرار می گیرد, یک نمونه از موارد استفاده این رشته را میتوان اندازه گیری الگوی ترافیک بخشهای پر جمعیت یک کشور را نام برد که دولت می تواند با استفاده از آن , موثرترین نحوه استفاده از منابع حمل و نقل را جهت تسهیل کار تجارت و تامین محیط مناسب زیست برای ساکنین منطقه ایجاد نماید .
استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری
استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری کسانی هستند که برای تصمیم گیری و قضاوت آگاهانه علاقه مندند گزارش های حسابداری را دریافت و مورد استفاده قرار دهند. استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری طیف وسیعی را تکیل میدهند وبه طور کلی آنها را به دو دسته تقسیم می شوند . دسته اول استفاده كنندگان درون سازمانی ودسته دوم استفاده كنندگان برون سازمانی .
استفاده كنندگان درون سازمانی :
اداره كنندگان یك موسسه شامل هیات مدیره و مدیر عامل ، مدیران اجرایی و سرپرستان عملیات یك موسسه ، استفاده كنندگان درون سازمانی گزارشهای مالی هستند . این افراد در سطوح مختلف مدیریت به ترتیب برای برنامه ریزی ، بودجه بندی ، هدایت عملیات ، كنترل فعالیتها و انجام دادن اقدامات عادی و روزمره از اطلاعاتی كه توسط سیستم حسابداری یك موسسه فراهم می شود ( صورتهای مالی ) بهره می گیرند .
استفاده كنندگان برون سازمانی :
اشخاص و مراجع ذیحق ، ذینفع و ذیعلاقه ای كه حق دریافت اطلاعات مالی را از یك موسسه دارند و بر مبنای اطلاعات مالی دریافت شده درباره حقوق ، روابط و داد و ستد های خود با موسسه قضاوت و تصمیم گیری می كنند ، استفاده كنندگان برون سازمانی نامیده می شوند .استفاده كنندگان برون سازمانی هدفهای متنوعی در جهت دریافت اطلاعات مالی دارند . اما بطور كلی می توان این افراد را بشكل زیر تقسیم كرد :
سرمایه گذاران : اینها افرادی هستند كه بیشتر از هر كس دیگر به صورتهای مالی علاقه دارند . هدف سرمایه گذاران از بررسی صورتهای مالی 3 مورد عمده زیر است :
- نتایج عملیات و سودآوری موسسه .
- چگونگی ایفای مسئولیت های مدیران .
- وضعیت مالی و بنیه اقتصادی و قدرت نقدینگی موسسه در ایفای تعهدات و اجرای برنامه های آتی .
اعطاء كنندگان وام ، اعتبار و سایر تسهیلات مالی : بانك ها و موسسات اعتباری از این دسته اند . توجه افرادی كه در این گروه هستند به سود دهی معطوف نمی شود بلكه بیشتر توجه این افراد به قدرت نقدینگی موسسه در جهت باز پس دهی تعهدات مالی كوتاه مدت و بلند مدت خود می باشد .
فروشندگان كالاها و خدمات ( بستانكاران ) : اینها افرادی هستند كه بطور مداوم با موسسه ارتباط مالی داشته و كالا و خدمات را اغلب به شكل نسیه در اختیار موسسه قرار می دهند . این افراد مایل اند از تداوم فعالیت موسسه آگاه شوند . همچنین این افراد به قدرت نقدینگی موسسه و توانایی موسسه در جهت پرداخت به موقع طلبشان علاقه مند می باشند 
مشتریان : افرادی هستند كه بیشتر علاقه دارند كه از تداوم فعالیت موسسه آگاه شوند . چه در جهت خریدهای بعدی و چه به جهت تضمین های محصول و خدمات بعد از فروش آن .
كاركنان : این افراد نیز در موسسه ذینفع می باشند و به 3 علت به صورتهای مالی علاقه دارند :
- مبانی و چگونگی محاسبه پاداش افزایش تولید ، بهره وری ، مشاركت در سود و سایر حقوقی كه به موجب قوانین و بنا بر قراردادهای دسته جمعی كار به آنان تعلق می گیرد .
- توانایی موسسه در پرداخت به موقع حقوق و مزایا .
- تصمیم مدیران موسسه در جهت استخدام جدید ،باز خرید و بركناری كاركنان ، بهداشت كار و تسهیلات رفاهی .
دولت : دولت كه در نقش حاكمیت ظاهر می شود 5 دلیل برای علاقه به صورتهای مالی دارد :
- برنامه ریزی و هدایت اقتصادی كشور .
- اتخاذ تصمیمات و اعمال تدابیر لازم برای ایجاد ثبات ، تعادل ، رشد اقتصادی و رفاه اجتماعی .
- اخذ انواع مالیاتها و عوارض .
- تأدیه حق بیمه و سایر حقوق مربوط به برنامه های تأمین اجتماعی .
- نظارت بر قیمتها و عرضه كالاها و خدمات توسط مؤسسات .

سایر استفاده كنندگان : این اشخاص كه در واقع ذیعلاقه به صورتهای مالی هستند به طور مستقیم در موسسه نفع ندارند . بلكه بیشتر مایلند كه از تداوم مثبت موسسه نفع ببرند . این گروه را میتوان به سه دسته عمده زیر تقسیم كرد
سرمایه گزاران بالقوه : افراد و موسساتی هستند كه قصد سرمایه گذاری در موسسه را دارند .
كارگزاران بازار سرمایه : هیأت پذیرش بورس اوراق بهادار ، كارگزاران بورس و تحلیل گران مالی كه وظایفی را در بازار سرمایه بر عهده دارند برای تنظیم امور و معاملات و ارائه خدمات به سرمایه گذاران موجود و بالقوه به اطلاعات مالی مؤسسات انتفاعی به ویژه شركتهای سهامی نیاز دارند .
جامعه : جامعه بیشتر از هر چیز به رشد اقتصادی و ایجاد اشتغال در كشور توجه دارد .
البته پژوهشگاران ، مطبوعات و رسانه های گروهی از جمله مراجعی هستند كه اطلاعات مالی موسسات را در معرض قضاوت افكار عمومی قرار می دهند .
دوره مالی:
نتایج واقعی عملیات یک واحد تجاری را تنها در پایان اجرای عملیات آن و پس از وصول مطالبات، فروش داراییها و اجرای تعهدات و پرداخت بدهیها، به طور قطعی و دقیق تعیین نمود. اما استفاده کنندگان از اطلاعات مالی نمیتوانند تا تاریخ انحلال، از نتایج آن بی خبر باشند. از این رو عمر واحد تجاری به دوره‌های زمانی مساوی تقسیم می‌شود که هر دوره را اصطلاحا (دوره حسابداری) گویند. دوره مالی ممکن است سه ماهه، شش ماهه یا یکساله باشد. هر دوره مالی را که دوازده ماه طول بکشد اصطلاحا سال مالی گویند

چرخه حسابداری (Accounting cycle)
سیستم حسابداری باید بطور منظم تمام اطلاعات مالی مربوط به یک موسسه را اندازه گیری، ثبت، طبقه بندی و آثار اقتصادی آن را در صورتهای مالی تلخیص کند. فرایند حسابداری شامل یک سری مراحل پیاپی است که در هر دوره مالی تکرار می شود. این مراحل پیاپی را معمولا چرخه حسابداری، دوره عمل حسابداری و یا دوره پردازش اطلاعات حسابداری گویند.
در این چرخه حسابداری مراحل 1 تا 4 بطور مستمر در طو دوره مالی و مراحل 5 تا 9 در پایان دوره مالی انجام می گیرد. این مراحل در چرخه حسابداری، امکان ترکیب و تلخیص معاملات و عملیات مالی را در دو گزارش مختصر و موجز یعنی ترازنامه و سود و زیان فراهم می کند.
1. جمع آوری اطلاعات مالی
2. تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی
3. ثبت معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه
4. انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل
5. تهیه تراز آزمایشی
6. اصلاح حسابهای دفتر کل(تهیه کاربرگ)
7. تهیه صورتهای مالی
8. بستن حسابهای موقت
9. تهیه تراز آزمایشی اختتامی

مرحله اول_ جمع آوری اطلاعات مالی
در یک سیستم حسابداری باید امکان جمع آوری اطلاعات مربوط به معاملات و عملیات مالی جهت ثبت در دفاتر وجود داشته باشد. این اطلاعات از روی اسناد و مدارک اولیه مربوط به معاملات و عملیات مالی جمع آوری می گردد. غالب رویدادهای مالی از معاملات بین موسسه با اشخاص دیگر ناشی می شود که اطلاعات مربوط به آن در اسناد و مدارک مثبته نظیر فاکتور خرید و فاکتور فروش منعکس است. بر خی دیگر از رویدادهای مالی از عملیات داخلی یک سازمان ناشی و اطلاعات مربوط به آن در اسناد و مدارک داخلی مانند کاربرگ تحویل کالا از انبار و اسناد مربوط به اصلاح حسابها، درج می شود.
اسناد و مدارک اولیه مربوط به معاملات و عملیات مالی اهمییت زیادی دارند زیرا:
• اطلاعات لازم را برای تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی و ثبت در دفتر روزنامه فراهم میکنند.
• مدارک عینی هستند که امکان اثبات معاملات و عملیات مالی را در آینده فراهم می نمایند.
از این رو این گونه اسناد و مدارک برای مراجعات و رسیدگیهای بعدی بایگانی و نگهداری می شوند.

مرحله دوم_ تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی
این تجزیه و تحلیل بر اساس اطلاعات منعکس در اسناد و مدارک اولیه صورت می گیرد.در این مرحله به منظور انعکاس معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه باید تصمیم گیری شود که چه حساب یا حسابهایی بدهکار و چه حساب یا حسابهایی بستانکار می شوند.
مرحله سوم _ ثبت معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه
در این مرحله، اطلاعات منعکس در اسناد و مدارک مربوط به معاملات و عملیات مالی بر حسب تاثیری که بر معادله حسابداری ( معادله تراز نامه) دارند تجزیه و تحلیل و سپس در دفتر روزنامه ثبت می شوند.
نکته: در تاریخ ثبت معاملات و عملیات مالی، در ستون عطف دفتر روزنامه چیزی نوشته نمی شود. بلکه هنگامی که اقلام بدهکار و بستانکار به حسابهای مربوط در دفتر کل انتقال می یابد، همزمان شماره این حسابها در ستون عطف دفتر روزنامه و شماره صفحه دفتر روزنامه در ستون عطف دفتر کل نوشته میشود.
مرحله چهارم _ انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل:
پس از ثبت اولیه معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه مرحله بعدی که طی یک دوره مالی انجام می شود. انتقال اطلاعات به دفتر کل است. انتقال مبالغ از دفتر روزنامه به دفتر کل به طبقه بندی اطلاعات در حسابها منجر می شود که مطابق طبقه بندی اطلاعات در صورتهای مالی است.
در هر موسسه، تجزیه و تحلیل معاملات و نوشتن دفتر روزنامه معمولا بر اساس فهرست حسابهای دفتر کل انجام می شود. فهرست حسابها شامل عنوان و شماره تمام حسابهای دفتر کل است.
مرحله پنجم _ تهیه تراز آزمایشی
یکی از وسایلی که حسابداران برای آزمون صحت مدارک مالی مورد استفاده قرار می دهند تراز آزمایشی است. تهیه تراز آزمایشی به حسابداران امکان می دهد که از تساوی جمع مانده های بدهکار و جمع مانده های بستانکار دفتر کل، مطمئن شوند.برای آن که بتوان تراز آزمایشی تهیه کرد، باید معاملات و عملیات مالی یک دوره، کلا از دفتر روزنامه به حسابهای دفتر کل منتقل شده باشد. آخرین تراز آزمایشی که قبل از ثبت اقلام اصلاحی پایان سال تهیه می شود را تراز آزمایشی اصلاح نشده (unadjusted trial balance) گویند. تراز آزمایشی اصلاح نشده دو هدف کلی زیر را تامین می کند:
1. اثبات تساوی اقلام بدهکار و بستانکار
2. فراهم آوردن اطلاعات لازم برای تهیه کاربرگ و ثبتهای اصلاحی پایان سال
بعد از این که تراز آزمایشی اصلاح نشده تنظیم شد، مراحل بعدی چرخه حسابداری ادامه می یابد.
مرحله ششم- اصلاح حساب دفتر کل
هدف کلی از تهیه اطلاعات مالی کمک به استفاده کنندگان مختلف برای قضاوت و تصمیم گیری اقتصادی است. این هدف زمانی به دست می آید که اطلاعات مالی تهیه شده به هنگام، واقعی و درست باشد.
کاربرگ فرم ستون بندی شده ای است که برای کاهش دادن اشتباهات و تسهیل عملیات مربوط به اصلاح بستن و تهیه صورت های مالی در پایان دوره مالی به کار میرود. تهیه کاربرگ اختیاری بوده و جز مدارک رسمی حسابداری نیست.چون ستون های کاربرگ باید متوازن باشند اشتباه در هر قسمت آشکار میشود.
قالب کاربرگ شامل ستون های نام و شماره حساب، تراز آزمایشی ، اصلاحات ، تراز آزمایشی اصلاح شده ،سود و زیان و تراز نامه است.
که پنج بخش اخیر هر کدام 2 ستون بدهکار و بستانکار دارند.

تکمیل کاربرگ:
1) نوشتن سرفصل: شامل نام موسسه، نام گزارش (کاربرگ) و تاریخ گزارش(برای دوره زمانی...) است.
2) تراز آزمایشی: استخراج مانده حسابها از دفتر کل و نوشتن مانده ها جلوی حساب مربوطه. پس از انتقال مانده ها جمع عمودی دو ستون بد و بس این بخش تعیین و در صورت برابری دو خط موازی زیر آنها کشیده میشود.
3) اصلاحات: ثبت اصلاحات پایان دوره مالی مشابه ثبت های دفتر روزنامه. اگر برای اصلاحات حساب جدیدی لازم باشد آن حساب در ستون نام حساب درج( در اولین سطر بعد جمع تراز آزمایشی) و اصلاحات لازم انجام میشود.
4) تراز آزمایشی اصلاح شده: تلفیق ارقام موجود در بخش تراز آزمایشی و اصلاحات. که اگر حسابی در هر دو بخش مانده همسان داشت( هر دو بد یا هر دو بس) با هم جمع میشوند و اگر نوع مانده ها با هم فرق میکرد از هم کم میشوند و عدد حاصل در تراز آزمایشی نوشته میشود.( هر طرفی که از نظر مقدار بزرگتر بود طرف تراز آزمایشی اصلاح شده را تعیین میکند.) پس از انتقال مانده ها جمع عمودی دو ستون بد و بس این بخش تعیین و در صورت برابری دو خط موازی زیر آنها کشیده میشود.
5) سود و زیان و تراز نامه: انتقال مستقیم مانده حسابهای تراز آزمایشی اصلاح شده با توجه به ماهیت حساب به ترازنامه یا سود و زیان.
حسابهای بخش ترازنامه: (حسابهای دائمی به جز برداشت) شامل حسابهای دارایی بدهی و سرمایه
حسابهای بخش سود وزیان: (حسابهای موقت ) شامل حسابهای درآمد(فروش،برگشت از خرید ،تخفیف نقدی خرید و درآمدهای غیر عملیاتی) هزینه( خرید، برگشت از فروش، تخفیف نقدی فروش و هزینه های عملیاتی و غیر عملیاتی). در انتقال مانده ها باید دقت کرد که هر مانده ای فقط و فقط به یک سطر سود و زیان یا ترازنامه منتقل میشود.
محاسبه سود یا زیان خالص:
پس از پیدا کردن جمع ستون های بد و بس بخش سود و زیان ، این دو عدد را از هم کم میکنیم؛ اگر طرف بد بیشتر بود حاصل زیان خالص اگر طرف بس بیشتر بود حاصل سود خالص را نشان میدهد.
که برای کم کردن این دو عدد عدد کوچکتر را زیر عدد بزرگتر نوشته و مانده را پیدا کرده و عبارت سود یا زیان خالص را روبروی مانده در بخش نام حسابها مینویسیم.و در آخر مانده را به ستون ترازنامه(بر حسب ماهیت مانده که بد یا بس باشد) منتقل میکنیم.
پس از تهیه کاربرگ مراحل بعدی حسابداری شامل تهیه صورت های مالی ،اصلاح حسابها و بستن حسابهای موقت را انجام میدهیم.
مرحله هفتم- تهیه صورت های مالی:
اطلاعات لازم برای تهیه صورت حساب سود و زیان مستقیم از بخش سود و زیان کاربرگ به دست می آید.
اطلاعات لازم برای تهیه صورت حساب سرمایه معمولا از کاربرگ به دست می آید. چون برداشت و سود یا زیان که مشخص است. اگر صاحب موسسه سرمایه گذاری مجدد نکرده باشد سرمایه اول دوره نیز در کاربرگ هست حالا اگر سرمایه گذاری مججد کرده باشد باید به دفتر کل و حساب سرمایه رجوع کنیم.
اطلاعات لازم برای تهیه ترازنامه مبالغ دارایی و بدهی از ستون های بخش ترازنامه کاربرگ به دست می آید و مبلغ سرمایه از صورت حساب سرمایه به دست می آید.
اصلاح حسابها: تمامی اطلاعات مندرج در ستون اصلاحات کاربرگ در دفتر روزنامه ثبت و سپس به حسابهای دفتر کل منتقل میشود. در ستون شرح دفتر روزنامه و کل عبارت ثبت اصلاحی را مینویسیم.
مرحله نهم- بستن حسابهای موقت:
تمام حسابهای درآمد و هزینه که شامل حسابهای: فروش و برگشتش،خرید و برگشتش و سایر هزینه ها ابتدا به حساب سود و زیان بسته میشوند.
نکته قابل ذکر در اینجا این است که در تراز آزمایشی آخر سال مانده حساب موجودی کالا، موجودی اول دوره است که با اصلاح آن موجودی اول دوره صفر میشود و سپس موجودی آخر دوره را به حساب موجودی کالا بدهکار میکنیم.و چون در شرکت های بازرگانی موجودی اول و آخر دوره در سود شرکت موثر است به همین علت هنگام اصلاح موجودی کالا موجودی اول دوره را به خلاصه سود و زیان بدهکار و موجودی آخر را به خلاصه سود و زیان بستانکار میکنیم.که این کار جز اصلاحات است و جز بستن حسابها نیست..نکته مهم این است که مانده موجودی کالا پس از اصلاحات موجودی کالای آخر دوره است و جز دارایی به حساب می آید پس حساب دائمی است و برای بستن آن از تراز آزمایشی اختتامی استفاده میشود.
حساب موقتی که به خلاصه سود و زیان بسته نمیشود و مستقیم به حساب سرمایه بسته میشود برداشت است. و در آخر مانده خلاصه سود وزیان به سرمایه بسته میشود .و این ثبت ها از روی بخش سود و زیان کاربرگ و همچنین ترازنامه( برای حساب برداشت) نوشته میشوند و در دفتر روزنامه ثبت و سپس به دفتر کل نقل میشوند .
روش کلی بستن حساب :
برای بستن هر حساب ابتدا باید ببینیم که آن حساب به چه حسابی بسته میشود (حساب مقابل) سپس اگر حساب مذکور مانده بدهکار داشت به همان مقدار آن را بستانکار کرده و حساب مقابل را بدهکار میکنیم. و اگر حساب مذکور مانده بستانکار داشت به همان مقدار آن را بدهکار کرده و حساب مقابل را بستانکار میکنیم.

مرحله دهم- تهیه تراز آزمایشی اختتامی:
پس از بستن حسابهای موقت مانده حساب سرمایه مبلغ سرمایه آخر دوره را نشان میدهد . در نتیجه تراز آزمایشی اختتامی از روی مانده حسابهای دائمی تهیه میشود. دلیل انجام این کار این است که مطمئن شویم عملیات مربوط به اصلاح و بستن حسابهای موقت را درست انجام داده ایم.

اسناد و دفاتر حسابداری:
برای هر رویداد که در موسسه اتفاق می افتد یک سند حسابداری یا برگه حسابداری تهیه میشود.بنابراین سند حسابداری یا برگه حسابداری نوشته ایست که در آن هر کدام از رویدادهای مالی نوشته می‌شود. فن دفترداری و حسابداری وسیله ای است که اطلاعات لازم را راجع به وضع تاجر و موسسات تجارتی تحصیل و جمع آوری نموده و به تاجر و اشخاص ذینفع امکان می دهد در هر موقع از وضع دارایی ، دیون و مطالبات و تعهدات و پیشرفت یا عدم پیشرفت امور موسسه تجارتی اطلاع حاصل نمایند . علاوه بر این دفاتر تجارتی مهمترین وسیله برای تعیین مالیات موسسات تجارتی بوده و دفاتر مزبور در صورتی که صحیح و طبق قانون تنظیم شده باشند اعتبار زیادی دارند و قوانین کلیه کشورها اساس مالیات موسسات را بر ارقام مندرج در دفاتر تجارتی قرار داده اند .تقریبا در کلیه کشورها امروزه داشتن دفاتر تجارتی برای تجار اجباری است .
ماده ۶ قانون تجارت ایران مقرر می دارد : هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه ای قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد : ۱- دفتر روزنامه ، ۲- دفتر کل ، ۳- دفتر دارایی ، ۴- دفتر کپیه
اسناد و مدارک مثبته:
اسناد مثبته: در حسابداری به اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معامله یا رویداد مالی مشخص دارد،"اسناد مثبته" گفته می شود. مانند فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض آب و برق و .......
این مدارک نشان دهنده تاریخ، مبلغ و ماهیت رویداد مالی است . اسناد مثبته در حسابداری از اهمیت خاصی برخوردارند به دلیل آنکه اولا مبنای تجزیه و تحلیل وثبت رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری قرار می گیرند وثانیا برا ی پیگیری و رسیدگی بعدی نقش مهمی دارند. نکته قابل توجه این است که اسنادمثبته باید روشن و واضح ومعتبر باشند. تا حسابداران و سایر اشخاص بتوانند به آنها اتکاء نمایند . نمونه هائی از اسناد و مدارک مثبته می تواند فاکتور فروش ، رسید بانکی ، قبض آب و برق و رسید صندوق ،قراردادهاو... باشند .

دفاتر قانونی و دفاتر عمومی حسابداری
دفاتر حسابداری را می‌توان به دو گروه تقسیم کرد:
گروه اول: دفاتر رسمی یا قانونی است. دفاتر قانونی عبارتند از دفتر روزنامه و دفتر کل. این دفاتر دفاتری هستند که از نظر قوانین و مقررات تهیه آن‌ها اجباری است.
گروه دوم: دفاتر غیر رسمی یا کمکی هستند که از جمله مهمترین این دفاتر، دفتر معین و دفتر تفضیلی است. تهیه دفاتر غیررسمی یا کمکی از نظر قوانین و مقررات اجباری نیست.
دفتر روزنامه:
طبق ماده ۷ قانون تجارت :دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی ( از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی ) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن دفتر ثبت نماید.
پس از این که رویدادهای مالی در سند حسابداری ثبت شد باید در دفتر روزنامه نیز ثبت گردد. دفتر روزنامه انواع مختلفی دارد. دفتر روزنامه‌ای را که کلیه معامالت و عملیات مالی در آن ثبت می‌شود، دفتر روزنامه عمومی می‌نامند. دفتر روزنامه‌ای که در آن فقط یک نوع خاص از رویدادهای مالی ثبت می‌شود، دفتر روزنامه اختصاصی خوانده می‌شود، مثل دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه فروش، دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی و دفتر روزنامه دریافت های نقدی. دفتر روزنامه باید دارای ستون های مناسب برای انتقال اطلاعات سند حسابداری به آن باشد. بنابراین، دفتر روزنامه باید حداقل دارای ستون‌هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار هر رویداد باشد.
نمونه دفتر روزنامه عمومی:
خانم فضیلت اخیراً پس از کسب مجوزهای لازم اقدام به تأسیس مؤسسه آموزش زبان دانا کرده است و طی آبان ماه ۱۳۷۶فعالیت های زیر در مؤسسه انجام شده است.
۱۳ آبان ماه – افتتاح حساب جاری شماره 3520 بانک رفاه کارگران شعبه وحدت و واریز 32000000 ریال به این حساب بابت سرمایه مؤسسه دانا، در قبال واریز این مبلغ به حساب جاری مؤسسه دانا، بانک یک برگ رسید بانکی به خانم فضیلت تحویل داد.
۶ آبان ماه – خرید نقدی یک دستگاه آپارتمان به بهای 30000000 ریال در قبال تحویل چک شماره 21501 مورخ ۶ آبان ماه 1376 به مبلغ 30000000 ریال از حساب جاری مؤسسه دانا، یک برگ رسید امضا شده از آقای معتمدی فروشنده آپارتمان دریافت گردید. همچنین تصویری از سند انتقال آپارتمان به عنوان سند مثبته این رویداد مالی تهیه شد.
۷ آبان ماه – خرید نسیه مقداری اثاثه از فروشگاه مجیدی به بهای 3500000 ریال. آقای مجیدی فاکتور فروش شماره 1703 مورخ 76/7/8 را به مؤسسه دانا تحویل داد.
8 آبان ماه – آقای فرشاد، مبلغ 10000000ریال به عنوان وام به حساب مؤسسه دانا واریز کرد. بانک یک برگ رسید بانکی مبنی بر واریز 10000000 به حساب 3520 مؤسسه دانا به آقای فرشاد تسلیم نمود که ایشان به مؤسسه تحویل داد.
۱۱ آبان ماه – خرید نسیه 7500000 ریال اثاثه از فروشگاه حسن پور. آقای حسن پور فاکتور فروش شماره 2211 مورخ 76/8/11 برای مؤسسه دانا ارسال کرد.
۱٤ آبان ماه – صدور تحویل چک شماره 21502 مورخ 76/8/14 به مبلغ 3000000 ریال به آقای مجیدی بابت طلب ایشان از مؤسسه دانا. در قبال تحویل این چک در همان روز یک برگ رسید چک دریافت گردید.
۱۸ آبان ماه – خریدی نقدی550/000 ریال صادر کرد و پس از اخذ رسید چک آن را به آقای کریمی تحویل داد.

2- دفتر کل:
ماده ۸ قانون تجارت مقرر میدارد:دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص داده و جدا نموده هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن دفتر به طور خلاصه ثبت می کند . قانون تجارت تنظیم دفترکل را هفته به هفته مقرر نموده است
اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه به نحوی طبقه‌بندی نشده‌اند که بتوان از روی آن اطلاعاتی مثل مانده هر یک از حساب ها را در هر مقطع تعیین کرد. لذا امکان تهیه صورت های مالی از روی دفتر روزنامه امکان‌پذیر نیست. از این رو دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می‌شود. تمامی اطلاعات دفتر روزنامه باید به دفتر کل منتقل شوند. دفتر کل دفتری است که حساب‌های یک مؤسسه به تفکیک در آن نگه‌داری می‌شود. در دفتر کل برای هر کدام از حساب ها صفحه یا صفحات جداگانه ای در نظر گرفته می‌شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار هر حساب از دفتر روزنامه استخراج و در صفحه مربوطه در دفتر کل نوشته می‌شود. کلیه معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه در هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود. دفتر کل باید دارای ستون‌های مناسب برای انتقال اطلاعات دفتر روزنامه به آن باشد. بنابراین دفتر کل باید حداقل دارای ستون‌هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار، مبلغ بستانکار و مانده حساب در هر مقطع زمانی باشد.
متداولترین فرم حسابهای دفتر کل ، در حقیقت همان فرم تی ( T ) است که هریک از طرفین آن به چند ستون تقسیم شده است و از چند قسمت اصلی به شرح زیر تقسیم می شود :

عنوان حساب : در بالای صفحات و یا کارتهای مربوط به هر حساب ، نام و شماره حساب مذکور نوشته می شود.
ستون تاریخ : در این ستون تاریخ ثبت شده در دفتر روزنامه که همان تاریخ وقوع معاملات است ، نوشته می شود و نه تاریخ نقل اعداد از دفتر روزنامه به دفتر کل . این ستون نیز مانند ستون تاریخ دفتر روزنامه ، به دو ستون جداگانه برای تاریخ روز و تاریخ ماه تقسیم می شود . تاریخ سال در زیر کلمه تاریخ و تاریخ ماه را باید فقط در نخستین سطر هر صفحه و یا آغاز ماه جدید و تاریخ روز را برای کلیه اقلام تکرار کرد .

ستون شرح : معمولا در این قسمت شرح مختصری از معاملات نوشته می شود . البته بعضی از حسابداران فقط به نوشتن عبارت " به شرح دفتر روزنامه " اکتفا می کنند.
ستون عطف : در این ستون شماره صفحه دفتر روزنامه در مقابل هریک از اقلام نقل شده ثبت می گردد.
ستون مبلغ : در این فرم ، دو ستون مبلغ یکی برای مبالغ بدهکار در سمت راست و دیگری برای مبالغ بستانکار در سمت چپ وجود دارد.
باید توجه داشت که نقل اعداد از دفتر روزنامه به حسابهای مربوط در دفتر کل به منظور طبقه بندی فعالیتهای مالی می باشد .
برای ثبت رویدادهای مالی در دفتر کل ابتدا رویداد مالی ثبت شده در دفتر روزنامه مشخص و سپس مراحل انتقال به ترتیب زیر انجام می شود:
۱- پیدا کردن صفحه حسابی که در دفتر روزنامه بدهکار شده است.
۲- نوشتن شماره رویداد مالی (شماره روزنامه) در ستون مربوطه در حساب دفتر کل
۳- ثبت تاریخ رویداد مالی در ستون تاریخ
٤- درج مبلغ بدهکار در ستون بدهکار
٥- نوشتن شرح مختصری از رویداد مالی در ستون شرح
۶- نوشتن شماره صفحه دفتر روزنامه در ستون عطف حساب
۷- درج شماره صفحه ای از دفتر کل که ردیف بدهکار رویداد مالی در آن نوشته شده، در ستون عطف دفتر روزنامه
۸- محاسبه و نوشتن مانده حساب در ستون مربوط
۹- تعیین نوع مانده حساب در ستون تشخیص با نوشتن کلمه «بد» به جای بدهکار یا «بس» به جای بستانکار نمونه ای از انتقال رویداد مالی مؤسسه دانا به حسابهای دفتر کل شرح داده شده.
۳- دفتر دارایی
طبق ماده ۹ قانون تجارت : دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هرسال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن ئفتر ثبت و امضاء نماید و این کار بایدتا پانزدهم فروردین ماه سال بعد انجام پذیرد .
دفتر دارائی استخراج از دفتر کل است و در آن کلیه دارائی تاجر اعم از منقول و غیر منقول و مطالبات و دیون و وجه نقد اعم از این که در صندوق موجد باشد یا در بانک‌ها، ثبت می‌شود. فرقی که این دفتر با سایر دفاتر دارد این است که تاجر باید ذیل آن را امضاء نماید و در حقیقت صحت مفاد آن را تصدیق کند و علت آن هم این است که چون از دفاتر مختلف استخراج می‌شود صحت انتقال و مطابقت آن باید با استحضار تاجر باشد.
۴- دفتر کپیه
طبق ماده ۱۰ قانون تجارت :دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مرسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید .
دفتر کپیه به صورتی که در قانون تجارت پیش بینی شده امروزه متروک شده است .
از بین دفاتر مزبور دفتر روزنامه و دفتر کل اهمیت زیادتری از دفاتر دیگر دارد
5- دفتر معین
اگر بخواهیم مبلغ بدهی شرکت به هرکدام از طلبکاران را بدانیم باید تک تک اقلام ثبت شده در حساب دفتر کل حساب‌های پرداختنی را بررسی کنیم تا مشخص شود که هر کدام از اقلام ثبت شده مربوط به چه شخصی است. در صورتی که تعداد اقلام ثبت شده در حساب حساب های پرداختنی زیاد باشند این کار خیلی وقت‌گیر می‌شود و احتمال اشتباه در تعیین بدهی به هر کدام از طلبکاران نیز زیاد خواهد بود. برای جلوگیری از این مشکل و ایجاد سهولت و دقت در نگهداری حساب ها، در کنار دفتر کل، دفتر دیگری نگهداری می‌شود که به آن دفتر معین می‌گویند. مثلاً برای حساب حسابهای پرداختنی در دفتر کل، دفتر جداگانه دیگری به نام دفتر معین حسابهای پرداختنی نگه داری میشود که در این دفتر، برای هرکدام از طلبکاران صفحه خاصی در نظر گرفته می‌شود و رویدادهای مالی مربوط به آن را علاوه بر دفتر کل، در این دفتر نیز ثبت می‌کنند. این کار کمک می‌کند که هر وقت لازم بود وضعیت بدهی شرکت به شخص خاصی را بدانیم مستقیماً به حساب آن در دفتر معین مراجعه و سریعاً اطلاعات مورد نیاز را استخراج نماییم. شمای کلی و نحوه نوشتن دفتر معین تقریباً مشابه دفتر کل است.

ثبت نام دوره آموزشی حسابداری مقدماتی