مفهوم و کاربرد مدیریت پروژه
مفهوم و کاربرد مدیریت پروژه
مقاله ای که در زیر مطالعه میکنید با عنوان مدیریت پروژه از مرکز آموزش مجازی پارس گردآوری و ارائه شده است.
مقدمه
مدیریت پروژه بی شك یكی از مهمترین و پر استفاده ترین شاخه های مدیریت ، طی چند دهة اخیر بوده است. با توجه به تعاریف گوناگونی كه تا به حال از پروژه عرضه شده است، هر مجموعه فعالیتهایی كه ابتدا و انتها داشته باشند و یكتا و بی همتا باشند پروژه تلقی می شوند. با توجه به این تعریف چنین می توان نتیجه گرفت ؛ بسیاری ازاتّفاقاتی كه در زندگی مردم از گذشته های دور تا به حال روی داده و روی می‌دهد به نوعی در تعریف پروژه می گنجند. با این اوصاف آن چیزی كه باعث شده به مدیریت و شاخه های آن به صورت علمی توجه شود، وقوع انقلاب صنعتی و پی ریزی مفهوم جدیدی به نام تولید انبوه بوده است. به طوری كه با تداوم چنین شرایطی و نیز با پیشرفت علم و تكنولوژی و انفجارِ اطّلاعاتی كه در دهه های اخیر رخ داده، شركت ها و سازمآن‌های تولیدی و صنعتی برای افزایش تراز تجاری و حتّی برای ماندن در صحنة رقابت، ناگزیر از ایجاد تغییر در فرآیند مدیریت سنتی و شیوة دیوانسالاری اداری خود هستند. با بروز چنین تغییراتی بود كه مدیران صنایع گوناگون مجبور به بهره گیری از مفاهیم جدید علم مدیریت همچون مدیریت تغییر و مدیریت پروژه شدند در زبانهای گوناگون و حتی در سازمآن‌های مختلف هر كشور در مورد واژه‌های برنامه، طرح یا پروژه، اختلافات لغوی، معنایی و قانونی وجود دارد. از این رو چهارچوب آنان روشن و آشكار نیست و گاه به جای یكدیگر نیز استفاده میشوند.
آرمآن‌ها و اهداف تعیین‌شده حكومت در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت یا استراتژیك، برنامه نامیده می‌شود كه این برنامه‌ها دارای اهداف كیفی می‌باشند مانند برنامه توسعه صنایع شیمیایی، برنامه توسعه شبكه راه‌های كشوری. دستیابی به این اهداف و آرمآن‌ها در یك فاصله زمانی بلندمدت كه معمولاً بین ده تا بیست و پنج سال است، امكان پذیر می‌باشد. پس از اینكه برنامه‌ها در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت مشخص گردیدند، هر برنامه در سطح برنامه‌ریزی میان‌مدت یا تاكتیكی توسط مدیریت طراز اول یا سیستم اجرایی كشور به مجموعه‌ای از طرحها یا برنامه‌های اجرایی تفكیك می‌شود كه شامل مجموعه‌ای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند كه ظرف پنج تا ده سال آینده باید اجرا و به نتایج مورد نظر برسند. هر طرح در سطح برنامه‌ریزی كوتاه‌مدت یا اجرایی توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی كشور به مجموعه كارها و عملیاتی كه آن را پروژه می‌نامند، تبدیل و تقسیم می‌شود. بر این اساس پروژه را اینگونه تعریف می‌نماییم:
یك پروژه مجموعه‌ای از فعالیتهاست كه برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی انجام می‌گیرد. پروژه‌ها شامل فعالیتهایی هستند كه باید در تاریخهای معین، با هزینه‌هایی معین و كیفیت تعیین‌شده‌ای به انجام رسند. لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توام به هر سه عامل زمان، هزینه و كیفیت معین است و خارج شدن هر یك از سه عامل مذكور از حدود تعیین شده، می‌تواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود.
مفهوم پروژه
قبل از وارد شدن به مباحث مربوط به پروژه‌ها، در ابتدا باید مفهوم پروژه به دقت مشخّص شود به طوری که به روشنی معلوم شود به كدام دست از فعالیت ها و اقدامات می توان نام پروژه نهاد. آن چیزی که به عنوان برداشتی جامع از میان توصیفاتی كه كارشناسان و مجرّبین مدیریت پروژه از مفهوم مدیریت پروژه داشته اند، بیانگر این واقعیت است كه؛ پروژه را مجموعه ای از فعالیت هایی دانسته اند كه شروع و خاتمه داشته باشد به طوری که این مجموعه فعالیتها عموماً تكراری نباشند. به این ترتیب بسیاری از اعمالی كه در زندگی مردم رخ می دهند به نوعی پروژه خواهند بود. چون؛ اولاً شروع و خاتمه دارند، ثانیاً تكراری نیز نیستند. با این حال برداشتی كه امروزه از پروژه‌ها مدنظر است. بیشتر شامل پروژه‌های تحقیقاتی، صنعتی، عمرانی، نرم افزاری و “IT” است.
معنای لغوی پروژه
پروژه “Project” در اصل از واژة “Projectum” لاتینی است، كه آن هم برگرفته از واژة “Projaicer” به وجود آمده است. این واژه از ترکیب دو کلمه “Jacere” و “Pro” به وجود آمده است که به ترتیب به معنای پیش یا قبل و پرتاب كردن می باشند. بنابراین “Project”عبارت است از: حركتی به سمت آینده به طور پرتابی، با برنامه ریزی كه از قبل تدارك دیده شده است. به عبارت دیگر در حركت یك پروژه به سمت آینده علاوه بر وجود نوعی اجبار در حركت، كه ناشی از فشار شرایط رقابتی است، عدم اطمینانی از محل فرود به دلیل عدم پیش بینی حوادث آینده وجود خواهد داشت. در حقیقت وجود چنین تعبیری از یك پروژه در برگیرنده وجود ریسك در پروژه است.
.jpg)
تعریف پروژه
كارشناسان و مجرّبین مدیریت پروژه تعاریف گوناگونی از مدیریت پروژه داشته اند دراین بخش برای آشنایی بیشتر چند نمونه از این تعاریف ارائه می گردد:
• پروژه عبارت است از مجموعه ای از اقدامات و عملیات پیچیده و منحصر بفرد كه از فعالیت های منطقی و مرتبط با یكدیگر تشكیل یافته است. به طوری که برای تأمین هدف یا اهداف از پیش تعیین شده، در چارچوب برنامة زمانی و بودجه بنديِ از قبل طرح ریزی شده، كه زیر نظر یك مدیریت و سازمان اجرایی مشخّص اجرا می‌شود.
• پروژه تلاشی است موقّت كه در آن منابع انسانی، مالی، مواد و مصالح و در روشی نو و جدید برای تولید محصول یا ارائة خدمتی با محدوده و ویژگیهای مشخّص، در چارچوب بودجه و برنامة زمانی مشخّص سازماندهی میشوند، به طوری که هدف از انجام آن به دست آوردن سودی مشخّص با اهداف كیفی و كمی تعریف شده، می‌باشد.
• پروژه فرآیندی یكتاست كه ازمجموعه ای از فعالیت های هماهنگ و تحت كنترل، كه دارای تاریخ های شروع و پایان تقریباً مشخّصی هستند تشكیل یافته است. به طوری که مؤظّف به دست یابی به هدفی منطبق با نیازمندی های خاص، مشتمل بر محدودیت های زمانی هزینه ای و منابعی هستند.
• پروژه تلاشی است موقّت برای ایجاد محصولات، خدمات و نتایج مشخّص و بی همتا.
با وجود اختلافات ظاهری كه در تعاریف ذكر شده دیده می شود تمامی كارشناسان و مجرّبین مدیریت پروژه، به وجود سه ویژگی بارز و مشخّص در تعاریف علميِ مدیریت پروژه اعتقاد دارند. این سه ویژگی كه در بطن تعاریف ذكر شده است، عبارتند از:
1. موقّت بودن: ویژگی موقّتی بودن یك پروژه، نشان دهندة این واقعیت است، كه هر پروژه ای دارای آغاز و پایانی مشخّص است به عبارت دیگر فرآیند اجرای پروژه فرآیند ی تكرار پذیر و مداوم نبوده و در نهایت باید به پایان برسد و نتیجة خاصی را شامل شود. البتّه ویژگی موقّت بودن یك پروژه به معنای كوتاه بودن مدت زمان اجرای پروژه نیست، بلكه پروژه‌هایی هستند كه دورة اجرایی آنها چندین سال طول میكشد. از آن جمله؛ می توان به پروژه‌های نیروگاهی، صنعت آب و برق، راه سازی، خودروسازی و … اشاره كرد. بنابر تعاریف، یك پروژه زمانی به پایان خواهد رسید كه تیم پروژه و در رأس ایشان مدیر پروژه به این نتیجه برسند كه پروژه به اهداف از پیش تعیین شدة خود دست یافته است، یا اینكه به روشنی مشخّص شود، پروژه به اهداف از پیش تعیین شده نخواهد رسید و یا ضرورتی كه برای تولید محصول در نظر گرفته شده بود، از بین برود.
2. بی همتا بودن: ویژگی بی همتا بودن یك پروژه بیانگر این واقعیت است كه نتیجة نهایی پروژه، محصول و یا خدمتی است كه از قبل وجود نداشته و برای اولین بار ارائه می‌شود. هرچند ممكن است در پروژه‌ها شباهت های زیادی وجود داشته باشد ولی می توان تفاوت های بنیادی اثر گذاری از قبیل تفاوت در مالك، طرح، موقعیت، ذی‌نفعان، قرارداد، پیمانكار، زمان اجرا و …را مشاهده نمود. در یك پروژه دقیقاً به دلیل بی همتا بودن آن و عدم وجود تجربة كافی، میزان ابهام و عدم قطعیت در دست یابی به اهداف پروژه ،افزایش پیدا خواهد كرد. همچنین در یك پروژه جهت مقابله با حوادث از قبل پیش بینی نشده و بروز ریسك های ناشناخته باید از یك نوع برنامه ریزی منعطف استفاده كرد تا قابلیت ایجاد اصلاح و تغییر در مسیر پروژه وجود داشته باشد.
3. نو بودن: ویژگی نو بودن محصول یك پروژه به دلیل داشتن توجیه اقتصادی، به آن داده شده است. درفرآیندی كه دارای ویژگی نو بودن است به دلیل نداشتن تجربة قبلی، باید از متدها و روش های جدیدی برای رسیدن به اهداف استفاده شود. بنابراین باید یكپارچگی خاصی بین روشهای مطرح شده وجود داشته باشد به طوری که این یكپارچگی مگر با مشخّص شدن ویژگیهای دقیق محصول به دست نخواهد آمد .
تعریف مدیریت پروژه
PMBOK (که به عنوان انستیتو مدیریت پروژه می باشد) مدیریت پروژه را این گونه تعریف می نماید: مدیریت پروژه ابزاری برای شناخت ،مهارت و روش های فنی است تا فعالیتهای پروژه را به نیازهای اصلی (اهداف) پروژه برساند.
• اولین موضوع در مدیریت پروژه این است که اطمینان حاصل کنیم که پروژه با محدودیتهای مشخص تعریف شده باشد.
• دومین موضوع که می تواند بحث جالبتری نیز باشد ، بهینه سازی اختصاص منابع و یکسان سازی داده های مورد نیاز به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده پروژه می باشد. یک پروژه یک سری فعالیتهای کاملاً مشخص است که از منابع (مالی، انسانی، مواد، انرژی، فرصت، تدارکات و ارتباطات و…) به منظور رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده استفاده می نماید.
مدیریت‌پروژه، برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و كیفیت مشخص به سوی ایجاد نتایج مشخص آن است. مدیریت‌پروژه فعالیتهای برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی دارد تا با استفاده درست از منابع، نتایج مشخص و مورد انتظار را با هزینه توافق‌شده قبلی در موعد درست خود تحویل دهد. به بیان دیگر مدیریت پروژه بكارگیری دانش، مهارت ها، ابزار و تكنیكهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و كنترل پروژه بهره می‌گیرد.
مقایسة پروژه با عملیات مستمر
امروزه اهداف سازمآن‌ها و شركت ها برای دست یابی به سود عمدتاً با پرداختن به عملیات های مستمر و یا پروژه‌ها به ثمر خواهد نشست. این دو روش كسب سود، دارای شباهت ها و تفاوتهایی هستند كه در ادامه مورد بررسی قرار خواهند گرفت. اشتراكات این دو روش از اینجا ناشی می شود كه ؛ اولاً مصرف كنندة منابع سازمان هستند، ثانیاً فعالیت های آنها از قبل برنامه ریزی شده و سپس اجرا شده و در نهایت كنترل می گردند و ثالثاً منابعی كه در اختیار آنها قرار می گیرد غالباً محدود هستند تفاوت پروژه با عملیات مستمر از اینجا ناشی می شود كه؛ عملیات مستمر در حقیقت شامل مجموعه ای از فعالیت های مداوم بوده، به طوری که در دوره های زمانی مساوی و پشت سر هم تكرار می شوند، در حالیكه پروژه‌ها موقّتی بوده و بالأخره پایان خواهند یافت و تقریباً محصولات منحصر بفردی را ایجاد می كنند.از جمله تفاوت های دیگر آنها این است كه عملیات مستمر در بیشتر اوقات زود بازده می باشد، یعنی؛ فاصلة زمانی بین زمان سرمایه گذاری تا زمان كسب سود و یا حداقّل بازگشت سرمایه كم است. در حالیكه پروژه‌ها چنین نیستند و غالباً فاصلة زمانی زیادی بین كسب سود از محصول پروژه و زمان سرمایه گذاری وجود دارد، البتّه این فاصلة زمانی با توجه به نوع پروژه متفاوت خواهد بود. یكی دیگر از تفاوت های مهم بین آنها، به سطح بهره گیری آنها از منابع سازمان باز می گردد. به طوری که میزان بهره گیری عملیات مستمر از منابع سازمان در طول زمان تقریباً ثابت است ولی در پروژه‌ها چنین نیست و در فازهای مختلف پروژه متفاوت است .
در ادامه برای روشنتر شدن تفاوت های بین پروژه و عملیات مستمر به بررسی مثالی، خواهیم پرداخت.
فرض كنید یك كارخانة خودروسازی برای كسب سود در پی طراحی، تولید و فروش یك خودروی جدید و با مشخّصات ویژ ه ای باشد. در این صورت فازهای امكان سنجی، برنامه ریزی و طراحی، ساخت و تست اولین نمونة خودرو، پروژه تلقی خواهد شد. چون علاوه بر اینكه دارای تمامی ویژگی های یك پروژه مانند موقّت بودن، بی همتا بودن و نو بودن می باشد؛ اولاً دارای فعالیت های پشت سر هم و تكرار شونده نیست، (چون هدف مدیران تولید یك نمونه خودرو بوده است) ثانیاً فاصلة زمانی بین سرمایه گذاری تا كسب سود طولانی است، (چون كسب سود تقریباً پس از راه اندازی خط تولید جدید عاید خواهد شد) ثالثاً سطح بهره گیری آن از منابع سازمان ثابت نیست و در فاز ساخت به حداكثر میزان خود خواهد رسید. ولی اگر شركت خودروسازی پس از تأیید محصول نهایی پروژه اقدام به راه اندازی خط تولید خودرو نماید، فرآیند عملیات مستمر آغاز خواهد شد. مهم ترین دلایل برای این مدعی این است كه؛ اولاً عملیات خودروسازی به صورت یك عملیات مستمر آغاز شده است، ثانیاً فاصلة زمانی بین زمان سرمایه گذاری، تا كسب سود (فروش خودرو) تقریباً كوتاه است، ثالثاً به خاطر اینكه ورودی و خروجی خط تولید دارای بار ثابتی است بهره گیری آن از سطح منابع سازمان یكنواخت است. پروژه‌هایی كه در شركت ها و سازمآن‌های مختلف انجام می گیرند می توانند با هم تفاوت های اساسی داشته باشند. بنابر این پروژه‌ها بر اساس ضروت های موجود در سازمان انتخاب میشوند آنها می توانند توسط یك فرد، یا توسط گروهی متشكل از چند صد نفر به اجرا در آیند. همچنین زمان اجرای آنها می تواند بین چند هفته تا چند سال باشد. نمونه هایی از پروژه‌ها عبارتند از :
• سیویل وساختمان (سد، نیروگاه، بزرگراه، پل، صنایع نفت و گاز، بلند مرتبه سازی، خانه سازی و …)
• نرم افزار IS ، IT
• ارتقاء و آموزش كاركنان سازمان
• مهندسی مجدد
• ایجاد یك سیستم تجاری جدید
• و …
نهایتاً می‌توان چنین اظهار كرد كه؛ فرآیند ایجاد یك نتیجه یا محصول جدید در یك بازة زمانی محدود را می‌توان پروژه به حساب آورد. ولی انجام فعالیتهای مستمر و مداوم و تكرار فعالیتهایی كه از قبل ثابت بوده اند مانند فرآیندهای تولید در یك كارخانة خودرو سازی، كارخانة فولاد سازی، امور حسابداری، امور بانكی، امور دفتری و … را جزو عملیاتهای مستمر به حساب آورد.
تاریخچه مدیریت پروژه
تاریخچه مدیریت پروژه در جهان را معمولاً به مدیریت پروژه‌های عظیمی همچون ساخت اهرام مصر؛ دیوار چین و یا بنا نهادن تخت جمشید به دستور داریوش مربوط میدانند. هریك از این پروژه‌ها از جمله پروژه‌های بزرگ و پیچیده تاریخ بشریت اند كه با كیفیت استاندارد بالا و به كارگیری نیروی عظیم انسانی ساخته شده اند .
یك مدیر پروژه وقتی به شهر اسرارآمیز هخامنشیان سری میزند و در هر گوشهای از آن به نقوش هنرمندانه برجسته باستانی برخورد می‌کند؛ بدون شك دچار حیرت میگردد كه چگونه چنین پروژه عظیمی قریب دو هزار و پانصد سال قبل با چنین كیفیت منحصر بهفرد ساخته شد كه علیرغم ویرانی و به آتش كشیده شدن پیاپی توسط اسكندر و تسخیر كنندگان پس از او؛ همچنان به عنوان نماد حیرت انگیز پروژه ایرانی از آن یاد میگردد .
هرچند به دستور كوروش مهندسان و سازندگان پاسارگاد موظف بودند شرح كار خود و همچنین برنامه كاری روز بعد خود را در لوحه هایی كه به نام كارنامك مشهور بودند, بنگارند اما امروزه جز با تكیه بر حدسیات نمی توان اظهار نظر قاطعی پیرامون نحوه دقیق مدیریت پروژه‌های عظیم عهد باستان ابراز داشت چرا كه متاسفانه تاكنون هیچ مدرك ونشانه ای دال بر چگونگی بكار بستن روشها و تكنیكهای مدیریت پروژه در این طرح ها یافت نشده است .
مدیریت تدارکات پروژه
مدیریـت تدارکات پروژه دربرگیرنده ی فرایندهای مورد نیاز برای به دست آوردن کالاهـا و خدمات از خارج از سازمان اجرایی به منظور دستیابی به محدوده‌ی پـروژه می‌باشد. به منظور سهولت، معمولاً از کالاها و خدمات چـه یـک عـدد یا بیشتر به عنوان محصول یاد می‌شود. شکل صفحه‌ی بعدی دیدی کلی از فرایندهای اصلی زیر ارائه می‌دهد:
• بـرنامه ریـزی تدارکات ـ تعیین اینکه چه چیزی و در چه زمانی باید تدارک شود.
• بـرنامه ریــزی درخواسـت ـ مستندسـازی الـزامات محصـول و شناسایی منابع بالقوه.
• درخواسـت ـ اخذ اعلام بها، پیشنهاد بها، پیشنهادها یا طرحهای پیشنهادی در موارد مقتضی.
• انتخاب منبع ـ انتخاب از میان فروشندگان بالقوه.
• اداره ی پیمان ـ مدیریت ارتباط با فروشنده.
• خاتمه ی پیمان ـ تکمیل و حل و فصل پیمان، شامل حل کلیه ی اقلام تعیین تکلیف نشده
این فرایندها با یکدیگر و همچنین با فرایندهای سایر حوزه های دانش تعامل دارند. ممکن است هر فرایند بر مبنای نیازهای پروژه، تلاش یک یا تعداد بیشتری از افراد یا گروه هایی از آنان را در برداشته باشد. اگرچه در اینجا فرایندها به صورت عناصری مجزا با وجوه اشتراک معین نمایش داده شده اند، ممکن است در عمل به شیوه‌هایی که در اینجا تشریح نشده، همپوشانی و تعامل داشته باشند.
مدیریـت تدارکـات در رابطـه ی خریدار ـ فروشنده، از دید خریدار مورد بحث قرار گرفته است. در یک پروژه رابطه ی خریدار ـ فروشنده می‌تواند در هـر سـطحی موجـود باشـد. بسـته به حوزه‌ی کاربردی، فروشـنده ممکـن اسـت؛ پیمانکار فرعی یا تأمین کننده خوانده شود.
