مقاله تاريخچه مديريت پروژه ،کارکرد، استاندارد و حوزه ها
با توجه به رشد روزافزون علم و آموزشهای کوتاه مدت، مرکز توسعه آموزشهای مجازی پارس با هدف بالا بردن سطح علمی و کمک به تحقق این امر مقاله تاریخچه مدیریت پروژه ،كاركرد، استاندارد و حوزه ها را طراحی و در دسترس علاقمندان قرار داده است .
تاریخچه مدیریت پروژه ،كاركرد، استاندارد و حوزه ها
1- مقدمه
در زبانهای گوناگون و حتی در سازمان های مختلف هر كشور در مورد واژههای برنامه، طرح یا پروژه، اختلافات لغوی، معنایی و قانونی وجود دارد. از این رو چهارچوب آنان روشن و آشكار نیست و گاه به جای یكدیگر نیز استفاده میشوند.
آرمان ها و اهداف تعیینشده حكومت در سطح برنامهریزی بلندمدت یا استراتژیك، برنامه (Plan) نامیده میشود كه این برنامهها دارای اهداف كیفی میباشند مانند برنامه توسعه صنایع شیمیایی، برنامه توسعه شبكه راههای كشوری. دستیابی به این اهداف و آرمان ها در یك فاصله زمانی بلندمدت كه معمولا بین ده تا بیست و پنج سال است، امكانپذیر میباشد. پس از اینكه برنامهها در سطح برنامهریزی بلندمدت مشخص گردیدند، هر برنامه در سطح برنامهریزی میانمدت یا تاكتیكی توسط مدیریت طراز اول یا سیستم اجرایی كشور به مجموعهای از طرحها (Program) یا برنامههای اجرایی تفكیك میشود كه شامل مجموعهای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند كه ظرف پنج تا ده سال آینده باید اجرا و به نتایج موردنظر برسند. هر طرح در سطح برنامهریزی كوتاهمدت یا اجرایی توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی كشور به مجموعه كارها و عملیاتی كه آن را پروژه (Project) مینامند، تبدیل و تقسیم میشود. بر این اساس پروژه را اینگونه تعریف مینماییم:
یك پروژه مجموعهای از فعالیتهاست كه برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی انجام میگیرد. پروژهها شامل فعالیتهایی هستند كه باید در تاریخهای معین، با هزینههایی معین و كیفیت تعیینشدهای به انجام رسند. لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توام به هر سه عامل زمان، هزینه و كیفیت معین است و خارج شدن هر یك از سه عامل مذكور از حدود تعیین شده، میتواند به انجام پروژهای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود.
2- تعریف مدیریت پروژه
مدیریتپروژه، برنامهریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و كیفیت مشخص به سوی ایجاد نتایج مشخص آن است. مدیریتپروژه فعالیتهای برنامهریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر میگیرد و سعی دارد تا با استفاده درست از منابع، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه توافقشده قبلی در موعد درست خود تحویل دهد. به بیان دیگر مدیریت پروژه بكارگیری دانش، مهارت ها، ابزار و تكنیكهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامهریزی و كنترل پروژه بهره میگیرد.
2-1- تعریف برنامهریزی پروژه
فرآیند برنامهریزی، تعیین توالی و توازن فعالیتهای لازم برای اجرای یك پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و كیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است.
2-2- تعریف كنترل پروژه
كنترل پروژه فرایندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یك تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و كیفیت در حین اجرای پروژه، كه از ابزار و تكنیكهای خاص خود در انجام این مهم كمك میگیرد. در واقع كنترل، اجرای دقیق و كامل برنامه تدوینشده برای پروژه است بگونهای كه هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادیترین فعالیت ها، پروژه را به نزدیكترین حالت ممكن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند. كنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره می گیرد:
تعیین وضعیت واقعی پروژه
مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
در نظر گرفت اقدام اصلاحی
3- تاریخچه مدیریت پروژه
تاریخچه مدیریت پروژه در جهان را معمولا به مدیریت پروژههای عظیمی همچون ساخت اهرام مصر، دیوار چین و یا بنا نهادن تخت جمشید به دستور داریوش مربوط میدانند. هر یك از این پروژهها از جمله پروژههای بزرگ و پیچیده تاریخ بشریتند كه با كیفیت استاندارد بالا و بكارگیری نیروی عظیم انسانی ساخته شدهاند. یك مدیر پروژه وقتی به شهر اسرارآمیز هخامنشیان سری میزند و در هر گوشهای از آن به نقوش هنرمندانه برجسته باستانی برخورد میكند بدون شك دچار حیرت میگردد كه چگونه چنین پروژه عظیمی قریب دو هزار و پانصد سال پیش با چنین كیفیت منحصر به فردی ساخته شده كه علیرغم ویرانی و به آتش كشیده شدن پیاپی توسط اسكندر و تسخیر كنندگان پس از او، همچنان به عنوان نماد حیرتانگیز پروژه ایرانی از آن یاد میشود. هر چند به دستور كوروش، مهندسان و سازندگان پاسارگاد موظف بودند شرح كار خود و همچنین برنامه كاری روز بعد خود را در لوحههایی كه به نام كارنامك مشهور بود، بنگارند اما امروزه جز با تكیه بر حدسیات نمیتوان اظهارنظر قاطعی پیرامون نحوه دقیق مدیریت پروژههای عظیم عهد باستان ابراز داشت چرا كه متاسفانه تاكنون هیچ مدرك و نشانهای دال بر چگونگی بكار بستن روشها و تكنیكهای مدیریت پروژه در این طرحها یافت نشده است.
اما تاریخچه مدیریت پروژه در دنیای جدید به سالهای ابتدایی دهه 1900 میلادی باز میگردد جایی كه هنری گانت با توسعه نمودار میلهای ابداعی خود آغازگر حركت پرشتاب بعدی طی سالهای دهه 1950 و 1960 میلادی در پروژههای نظامی و هوا فضای آمریكا و سپس انگلستان گردید. هرچند نام پرآوازه هنری گانت به عنوان پدر تكنیكهای برنامهریزی و كنترل پروژه در تاریخ ثبت گردیده است لیكن سالهای دهه 1950 و 1960 به عنوان سالهای آغازین رشد و توسعه مدیریت پروژه در دنیای معاصر شناخته میشود. این سال ها سرآغاز تكوین و توسعه بسیاری از روشها و دانش های مربوط با مدیریت های نهگانه پروژه است كه سالها بعد توسط نرمافزارهای مختلف عملیاتی و در پروژهها بكار گرفته شدند.
تغییرات سریع تكنولوژیك، بازارهای شدید رقابتی و رایزنی فشرده و قدرتمندانه شركت ها، همه و همه سازمان ها و بنگاههای متولی پروژه را تشویق به تغییر سیستم مدیریتی خود نمود. در هنگامه نبرد انتخاب بین غرق شدن یا شنا كردن و یا تطبیق و سازگاری یا مرگ و نابودی، مدیریت پروژه و پروژهمداری درمدیریت تنها انتخاب و راه نجات فراروی پیمانكاران و سازمان ها بود. حال به تارنمای مدیریت پروژه در دنیای معاصر تا شكلگیری استاندارد جهانی مدیریت پروژه كه سبب قوام یافتن دانش مدیریت پروژه گردید، میپردازیم:
گانت چارت در اوائل دهه 1900 میلادی
تاریخچه تكوین بارچارت به دوران جنگ جهانی اول می رسد جائیكه یك آمریكایی به نام هنری گانت برای نخستین بار بارچارت را برای برنامهریزی و كنترل پروژههای موسسه كشتیسازیاش بكار برد. به پاسداشت این اقدام نام گانت قبل از عنوان بارچارت تداعی كننده این اقدام ارزشمند است. كتاب مرجع مهندسان صنایع اشاره میدارد كه هنری گانت به كمك ابزار ابداعی خود در خلال جنگ جهانی اول توانست زمان ساخت كشتیهای ترابری خود را به میزان چشمگیری كوتاه نماید. امروزه گانت چارت بدلیل ساده و قابل فهم بودن آن، به عنوان روشی جالب و پرطرفدار به شكل وسیعی در دنیا جهت مدیریت زمان پروژهها به كار برده میشود. یافتههای یك پژوهش در میان كاربران نرم افزار برنامهریزی و كنترل پروژه MicroSoft Project نشان داد كه هشتاد درصد مدیران پروژهها در دنیا ترجیح میدهند برای برنامهریزی و كنترل پروژههایشان از گانت چارت استفاده نمایند.
مدیریت پروژه در دهه 1950 و 1960 میلادی
تقریبا غالب تكنیكها و روشهای مدیریت پروژه كه ما امروزه از آنها استفاده میكنیم توسط وزارت دفاع، صنایع نظامی و سازمان هوافضای ایالات متحده در خلال سالهای دهه 1950 و 1960 میلادی ابداع و توسعه یافتهاند كه روشهایی همچون روش Pert ، ارزش بدست آمده، مهندسی ارزش و ساختار شكست كار از آن جملهاند. صنعت ساختمان نیز در تكوین و توسعه روشهایی همچون روش مسیر بحرانی، روش نمودار پیشنیازی، استفاده از نمودار شبكهای و تسطیح منابع یاری رسانده است. در جریان این تحولات، پروژههای بسیار بزرگی همچون پروژه فضایی آپولو و یا ساخت نیروگاههای اتمی در این دوران اجرایی گردیدند.
یكی از نخستین كاربردهای علمی و مدرن مدیریت پروژه در ساخت اولین زیردریایی هستهای در دهه 1950 در آمریكا صورت گرفت. دریاسالاری به نام (Adm. Hyman Rickover) مدیر پروژه این طرح، برای اولین بار جهت هماهنگ كردن صدها پیمانكار، هزاران منبع و اطمینان از اجرای به موقع پروژه، روشی جدید كه امروزه با نام Pert شناخته میشود، ابداع نمود. هر چند بدون وجود كامپیوتر عملیات دستی محاسبه مسیربحرانی بسیار دشوار بود اما كمك بسیار زیاد این روش و اجرای موفقیتآمیز پروژه مذكور موجب شد تا همگان به اهمیت علم جدید پی برند. سالیان پس از آن، این تكنیك در پروژههای ساخت فضاپیماها و دیگر پروژههای نظامی و غیر آن، بارها و بارها استفاده شد.
پیشرفت مهم دیگر بدست آمده در این سال ها، تعریف و تكوین مفهوم مسئولیت واحد برای پروژههای چندبخشی بود. این مفهوم هنگامی به كار میرود كه یك فرد در پروژه مسئولیت كاری را در پروژه از ابتدا تا تكمیل پروژه بر عهده میگیرد. عملی ساختن این مفهوم، تیم پروژه را در به اشتراك نهادن منابع و یاری رساندن به یكدیگر در ماتریس ساختار سازمانی پروژه كمك میكند.
1960: پژوهشهای عملی Nasa پیرامون مفهوم ماتریس ساختار سازمانی پروژهها.
1962: Nasa سیستم Pert را معرفی نمود. در این تكنیك تاكید ویژهای بر مفاهیم ساختار شكست كار و كنترل هزینه شده بود.
1963: معرفی مفهوم ارزش بدست آمده در پروژهها توسط نیروی هوایی آمریكا.
1963: مفهوم چرخه حیات پروژه توسط نیروی هوایی ایالات متحده تكوین یافت.
1963: برای اولین بار در پروژه پولاریس در انگلستان، رسما در قرارداد از پیمانكاران خواسته شد تا سیستم مدیریت پروژه را در مدیریت فعالیتهایشان به كار گیرند.
1964: برای نخستین بار سیستم مدیریت پیكربندی پروژه توسط Nasa به عنوان مجموعه رویههای اداری برای تعریف، مستندسازی و خصوصا كنترل فیزیكی سیستم یك پروژه و همچنین بازنگری و مستندسازی تغییرات پیشنهادی در این سیستم طراحی گردید.
1965: وزارت دفاع و Nasa در امریكا، سیستم قراردادهای خود را از قراردادهای هزینه به علاوه درصدی از سود، به سیستم قراردادهای هزینه بهعلاوه جایزه یا قراردادهای قیمت ثابت تغییر دادند.
1965: در اواسط دهه 1960 میلادی دنیا شاهد رشد شگرف استفاده از تكنیكهای مدیریت پروژه نوین در صنعت ساختمان بود.
1965: شكست پروژه ساخت بمبافكن TSR-2 ، عملا مشكلات و دردسرهای همزمانی تولید و توسعه، پیش از تكمیل طراحی در پروژهها را به اثبات رسانید. فقدان مدیریت صحیح بر افزایش دستور كار پروژه، هزینهها و تاخیرهای پروژه را بسیار بالا برد و در نهایت موجب شكست پروژه گردید.
1966: یافتههای یك پژوهش منتشره در این سال نشان داد كه اغلب، زمان كافی برای مراحل تعریف و آمادهسازی پروژه در چرخه حیات پروژهها در نظر گرفته نشده و دقیقا به همین دلیل مغایرتهای فراوانی در كنترل استاندارد زمان و هزینه پروژهها و همچنین كنترل ناكافی تغییرات طراحی بوجود میآید.
1969: موسسه بینالمللی مدیریت پروژه به عنوان اولین موسسه رسمی مدیران پروژه تاسیس گردید. یكی از مهمترین دستاوردهای تاسیس این موسسه، تدوین استاندارد جهانی دانش مدیریت پروژه بوده است. ازین پس بود كه دگرگونی ها و پیشرفت های حوزه مدیریت پروژه، صورتی منسجم و مدون به خود گرفت.
4- كاركرد مدیریت پروژه
همانگونه كه در گام های پیشین بیان كردیم، مدیریت پروژه مجموعه ابزارهایی برای برنامهریزی و هدایت پروژه به سوی اهداف موردنظر است. این اهداف بر پایه رضایتمندی مشتری و توجه به سه عامل زمان، كیفیت و هزینه استوارند. در نگاه اول ممكن است ابزارها و روشهای مورد استفاده در مدیریت پروژه زاید، زمانبر و هزینهزا باشند، اما باید توجه داشت كه مدیریت پروژه تنها راهی است كه میتواند شما را از انجام بهموقع پروژه مطمئن سازد. مدیریت پروژه راهیست برای استفاده مناسب از انسان، ماشین و پول در راستای اجرای درست و به هنگام یك كار نو، كاری كه باید در همان اولین اجرا درست انجام شود.
مدیریت پروژه یا مدیریت بر مبنای پروژه، روش كارایی در مدیریت، برای برخورد با كارهای نو و ایجاد توازن در توجه به محدوده پروژه، هزینه و كیفیت در قالب زمان و در محیطی مملو از ریسك است. هدف از آموزش مدیران پروژه توانمندسازی آنان در برابر مشكلات پروژه و آمادهسازی آنها برای ورود به فضای جدید و ناشناخته پروژه است. فنون مدیریت پروژه سوالات زیر را پاسخ میگویند:
چگونه میتوان كارهای لازم را برای اتمام موفقیتآمیز پروژه تعریف كرد؟
مدت زمان اجرای پروژه چقدر خواهد بود و چه هزینهای در بر خواهد داشت؟
چگونه میتوان گروه مناسب كاری برای اجرای پروژه ایجاد نمود؟
چه مقدار كار و وظایف را بر عهده یك نفر میتوان گذاشت و چگونه میتوان از اجرای آن اطمینان یافت؟
چگونه میتوان انگیزه كاری را در بین افراد یك گروه زنده نگه داشت؟
چگونه باید با افزایش هزینهها برخورد كرد؟
آیا بودجه و هزینه تحت كنترل است؟
در چه مواقعی و كجا، پروژه در معرض شكست قرار میگیرد؟
برای اطمینان از انجام بهموقع كارها چه باید نمود؟
آیا میتوان تشخیص داد كه پروژه واقعا بر روی برنامه حركت میكند یا خیر؟
5- استانداردهای مدیریت
با گسترش حوزه تجاری شركتها و جهانیشدن پروژهها، امروزه استفاده از استانداردها برای همزبانی افراد درگیر در پروژه و اطمینان از اجرای درست كار ضروری است. استانداردها، علاوه بر تبیین كار و تعیین چگونگی اجرای صحیح عملیات، به عنوان مرجعی برای افراد گروه پروژه در اختلافات مطرح است. قوت استانداردها در جامع بودن آنها، سادگی، مقبولیت عام استفادهكنندگان و تضمینش برای اجرای درست كار است. با توجه به جهانی شدن شركتهای ساخت و تولید و گسترش بازارهای كار، مدیران پروژه بهتر است با استانداردهای مدیریت پروژه آشنا شوند. بهرهگیری از آنها میتواند آنها را در اجرای برنامههای پروژه یاری نماید.
موسسات و كشورهای گوناگونی اقدام به تدوین استانداردهای مخصوص خود در زمینه مدیریتپروژه كردهاند اما در این میان چهار استاندارد دارای اهمیت و مقبولیت بیشتری هستند:
PMBOK) Project Management Body Of Knowledge)
این همان نام آشنا و معروف است كه در انجمن مدیریت پروژه آمریكا (PMI) تدوین شده و استفاده از آن بسیار متداول است. پس از تدوین PMBOK ، موسسه ملی استاندارد آمریكا نیز آن را تایید و به عنوان استاندارد ملی آمریكا در زمینه مدیریت پروژه ثبت كرده است. در این استاندارد دانش مدیریت پروژه در نه بخش بیان شده است. در این میان تفاوتهای اندكی بین دو نسخهی موسسهی PMI و موسسهی استاندارد وجوددارد. PMBOK نگاهی نظری و ANSI 99-001-2000 نگاهی اجراییتر دارد. PMBOK همانند سایر استانداردها، هر ساله توسط هیات منتخبی از PMI بازبینی میشود و در صورت نیاز به تغییر، ویرایش جدیدی از آن به اطلاع اعضاء PMI میرسد.
APM) Association For Project Management)
این استاندارد توسط مركز مطالعات مدیریت پروژه انگلستان (UMIST) و زیر نظر پروفسور موریس تهیه و تدوین شده است. این استاندارد شامل هفت قسمت است كه در این هفت قسمت چهل مفهوم كلیدی در زمینه مدیریت پروژه تشریح شده اند.
British Standard – BS6079
این استاندارد توسط شركت British Standard تهیه و تدوین شده است. این استاندارد موردقبول دولت و صنعت انگلستان میباشد. در این استاندارد مدیریت پروژه به چهار قسمت تقسیم شده است.
JPMF) Japanese Project Management Forum)
این استاندارد توسط انجمن پیشرفت مهندسی ژاپن (ENAA) تهیه شده است. دیدگاه این استاندارد بر خلاف استانداردهای فوق بر این اساس است كه چگونه مدیریت پروژه میتواند محرك خلاقیت و ایجاد ارزش تجاری گردد. این استاندارد نیز مدیریت پروژه را به چهار قسمت تقسیم كرده است.
استانداردهای دیگری نیز چون استاندارد ISO 1006 تدوین شدهاند كه نه عمومیت استانداردهای بالا را دارند و نه مقبولیت عام آنها را. در انتخاب استاندارد موردنظر لازم است نوع پروژه، محیط اجرا و نظر مشتریان و حامیان پروژه را درنظر گرفت و با مدیرانی كه پیش از این پروژهای مشابه را مدیریت كردهاند، مشورت نمود.
6- حوزههای دانش مدیریت
براساس استاندارد PMBOK، مدیریت نهگانه حاكم بر پروژهها عبارتند از:
1- مدیریت یكپارچگی پروژه: توصیف كننده فرایندهای موردنیاز جهت حصول اطمینان از هماهنگی مناسب عناصر مختلف پروژه و شامل آغاز پروژه، اجرای برنامه و اختتام پروژه میباشد.
2- مدیریت محدوده پروژه: توصیفگر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از این امر كه پروژه در برگیرنده تمامی فعالیتهای موردنیاز بوده و كار اضافی در آن انجام نمیشود، میباشد و شامل تصور توسعه پروژه، محدوده توسعه وكنترل، تعریف فعالیتها و كنترل آن میگردد.
3- مدیریت زمان پروژه: توصیفگر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از خاتمه به موقع پروژه میباشد و شامل تعریف ارتباط فعالیت ها، برآورد مدت زمان فعالیت ها، تهیه برنامه زمانی و كنترل زمانبندی آنهاست.
4- مدیریت هزینه پروژهها: توصیفگر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از اینكه پروژه در چارچوب بودجه مصوب به اتمام خواهد رسید، میباشد و شامل برآورد هزینه، بودجهبندی و كنترل هزینه میگردد.
5- مدیریت كیفیت پروژه: توصیفگر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از تامین ضرورت های موثر در اجرای پروژه بوده و شامل برنامهریزی، تضمین و كنترل كیفیت میباشد.
6- مدیریت تداركات پروژه: توصیفگر فرایندهای موردنیاز برای فراهم كردن كالا و خدمات لازمالوجود در پروژه میباشد و شامل برنامهریزی و كنترل تداركات، مدیریت مدارك تجهیزات، برنامهریزی تقاضا و درخواست، انتخاب منبع، مدیریت و ارزیابی طرفهای قرارداد دست دوم (Subcontractors) آنهاست.
7- مدیریت منابع انسانی پروژه: توصیفگر فرایندی است كه بهترین شكل بكارگیری افراد در پروژه را تضمین مینماید و شامل تعریف ساختار سازمانی نیروی انسانی پروژه، شیوههای جذب نیرو، روش تخصیص نیروها (در ساختار ماتریسی)، تشكیل، سازماندهی و توسعه تیم پروژه میباشد.
8- مدیریت ارتباطات پروژه: توصیفگر فرایندهای لازم برای حصول اطمینان از تولید، جمعآوری، انتشار و توزیع مناسب و به موقع اطلاعات پروژه بوده و شامل برنامهریزی ارتباطات، مدیریت اطلاعات، كنترل اطلاعات، گزارش كارایی و اختتام رسمی پروژه میباشد.
9- مدیریت ریسك پروژه: توصیفگر فرایندی است كه با تعیین و تجزیه و تحلیل واكنش مناسب در مقابل درجه ریسك پروژه سر و كار دارد و شامل تعریف ریسك در پروژه، برآورد ریسك، كمی (مقداری) كردن ریسك، اتخاذ واكنش در برابر ریسك و كنترل واكنش در قبال ریسك و پاسخگویی در قبال ریسك میباشد.
مقاله تاریخچه مدیریت پروژه ،كاركرد، استاندارد و حوزه ها توسط کارشناسان واحد تحقیق و توسعه مرکز آموزش مجازی پارس تدوین گردیده است .
منبع : مدیریت دات آی آر