مقاله مدیریت ادعا در پروژه
مقاله ای که در زیر مطالعه میکنید با عنوان مدیریت ادعا در پروژه از مرکز آموزش مجازی پارس گردآوری و ارائه شده است.
ادعا چیست؟
هر عاملی که سبب بروز اختلال در تعهدات مندرج در قرارداد شود، ادعاست. ادعا ، ابزاری برای اثبات حقی برای جبران هزینه یا زمان و یا هردوی زمان و هزینه تحمیل شده خارج از موضوع قرارداد و توافقات بعد از آن است و ادعا کننده در تلاش است تا اثبات مالكیت زمان و هزینه و یا هردو را در قالب مدیریت ادعا انجام دهد.
البته به غیر از ادعاهای زمانی و هزینه ای، ادعاهای کیفی نیز در پروژه ها و در قالب قصور در بروز عیب و ایراد کاری از طرف پیمانکار یا مشاور نیز وجود دارد
انواع ادعاها:
ادعاهای پروژه به روش های گوناگونی دسته بندی می شوند. اما یکی از مهم ترین دسته بندی های آن، تقسیم بندی ادعاهای پروژه از دیدگاه مستندات و تحلیل انجام شده در لایجه ادعا می باشد که در این حالت به سه دسته ذیل تقسیم بندی می شوند.
• ادعاهای فنا شونده
• ادعاهای به حق
• ادعاهای مشکوک
ادعاهای فناشونده
ادعاهائی هستند که احتمال پذیرش آن از طرف مقابل بسیار کم است؛ چرا که مستندات و تحلیل انجام شده در لایجه ادعا، از اعتبار کامل و کافی برخوردار نیست.
ادعاهای به حق
ادعاهائی هستند که احتمال پذیرش آن از طرف مقابل بسیار بالاسات؛ چرا که مستندات و تحلیل انجام شده در لایجه ادعا، از اعتبار کامل و کافی برخوردار است.
ادعاهای مشکوک
ادعاهائی هستند که احتمال پذیرش آن از طرف مقابل مشخص نیست و به نوع مستندات و تحلیل انجام شده در لایجه ادعا، بستگی دارد
مدیریت دعاوی پروژه (Project Claim Management)
بسیاری از مدیران پروژه با تجربه، مبحث مدیریت دعاوی را هم ارز و هم ارزش مبحث مدیریت پروژه می‌دانند. بعضی از این مدیران حتی فراتر رفته و مدیریت پروژه واقعی را همان مدیریت دعاوی می‌دانند. هرچند از نظر بسیاری مدیریت دعاوی یک مبحث حقوقی می‌باشد، اما در این مقاله منظور از مدیریت دعاوی همان Claim Management در مبحث مدیریت پروژه می‌باشد. مدیریت دعاوی پروژه هرچند در نهایت تبدیل به یک موضوع حقوقی می‌شود اما در اصل ریشه در برنامه پروژه دارد و یک موضوع مرتبط با مهندسی و مدیریت پروژه می‌باشد
گام‌های فرآیند مدیریت دعاوی به شرح زیر می‌باشند
مقایسه برنامه اصلی و اولیه پروژه (Plan) با برنامه واقعی پروژه (Actual)
ایجاد مسئله (Issue) در صورت وجود مغایرت بین Actual و Plan
بررسی Issueهای ایجاد شده در جلسه حل اختلاف با حضور طرفین
در صورت توافق طرفین در مورد Issue، تبدیل آن به تغییر (Change) و اضافه نمودن آن به قرارداد به عنوان الحاقیه (Addendum)
در صورت عدم توافق طرفین در مورد Issue، تبدیل آن به دعوی (Claim) و شروع فرآیند مدیریت دعاوی
ترجمه Claim به هزینه با توجه به موارد زیر:
هزینه مستقیم ایجاد شده توسط Claim
هزینه تاخیر زمانی ایجاد شده توسط فعالیت مورد Claim
هزینه تاخیر زمانی کلی ایجاد شده در طول پروژه به واسطه موضوع Claim
هزینه ایجاد شده توسط فرآیند مدیریت Claim (منابع و زمان)
ارسال پرونده Claim همراه با مکتوبات و مستندات کافی به دفتر حقوقی پروژه
پاد دعوی
همیشه این امکان وجود دارد که خود ما مورد Claim واقع شویم، بنابراین یک مدیر پروژه هوشمند می بایست همواره آمار تمامی Claimهای پروژه را تا انتهای مرحله شش فرآیند داشته باشد اما از طرح آنها تا زمانیکه بتواند از آنها به عنوان Cross Claim استفاده نماید خودداری کند. Cross Claim یک روش مرسوم و متداول در مدیریت پروژه برای مقابله با Claimهای مطرح شده می‌باشد. در نهایت کلیه Claimها می بایست در انتهای پروژه و قبل از پرداخت آخرین صورت وضعیت مورد بررسی قرار گیرند.
مدیریت دعاوی پروژه
در PMBOK به دلیل تفکر خطی آن و همچنین منحصر کردن موضوع Claim به مبحث ساخت، فرآیندی برای تولید Claim پیشنهاد نشده است اما چهار گام کلی برای فرآیند مدیریت دعاوی به شرح زیر معرفی شده است.
دوره مدیریت ادعا در پروژه با مدرک معتبر
شناسایی Claim
کمیت یابی Claim
پیشگیری از Claim
تحلیل Claim
ضعف PMBOK عدم استفاده از برنامه پروژه تا مرحله سه و صرفا اکتفا به قرارداد به عنوان منبع دعوی می‌باشد. در صورتیکه یک برنامه درست پروژه در برگیرنده کلیه بندهای قرارداد نیز می‌باشد و استفاده از آن برای طرح دعوی عملی تر می‌باشد.
فرآیند مدیریت دعاوی پروژه Primavera
در برخی از ویرایش‌های نرم‌افزار پریماورا (Primavera) ابزاری به نام Claim Digger معرفی شده است. این ابزار به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد که بتوانند در کمترین زمان و با بالاترین دقت کلیه Claimهای بلقوه و ایجاد شده در پروژه را شناسایی نمایند. وجود Claim Digger در نرم‌افزار P5 باعث برتری نسبی این نرم‌افزار نسبت به ویرایش‌های دیگر پریماورا و نرم‌افزار MSP گردیده است.
دعوی یاب
نرم‌افزار دعوی یاب یا Claim Digger ابزاریست که بوسیله آن می‌توان یک پروژه در حال انجام را با برنامه اولیه آن ویا با وضعیت پیشرفت آن در هر یک از دوره‌های گزارش گیری مقایسه و تغییرات را پایش (Monitor) نمود. این مقایسه بر حسب نوع نیاز می‌تواند هم در سطح پروژه وبه صورت کلان و هم در سطح ریزترین بخش هر پروژه که همان فعالیتها می‌باشند صورت گیرد. این برنامه گزینه‌های بسیار متنوعی را به منظور شناسایی تغییرات ایجاد شده در پروژه و فعالیتها در اختیار مدیران پروژه‌ها به منظور اتخاذ تدابیر صحیح قرار می‌دهد
که از جمله مهمترین آنها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود
شناسایی تغییرات زمانی پروژه و فعالیتها .
شناسایی تغییرات در توالی انجام فعالیتها .
شناسایی تغییرات ایجاد شده در ساختار شکست کار پروژه (WBS).
شناسایی تغییرات بودجه بندی پروژه.
شناسایی فعالیتهای خذف و یا اضافه شده به پروژه در طول کار.
شناسایی تغییرات مخارج و هزینه‌های منابع پروژه و فعالیتها.
شناسایی تغییرات میزان مصرف منابع در طول پروژه.
شناسایی تغییرات نحوه انجام فعالیتها توسط منابع تخصیص داده شده در طول پروژه.
شناسایی تغییرات مربوط به تاریخهای برنامه ریزی شده انجام پروژه و فعالیتها.
مقایسه درصدهای پیشرفت زمانی، فیزیکی و هزینه‌ای پروژه و فعالیتها.
