مقاله سبکهای ارتباطی مديريت
با توجه به رشد روزافزون علم و آموزشهای کوتاه مدت، مرکز توسعه آموزشهای مجازی پارس با هدف بالا بردن سطح علمی و کمک به تحقق این امر مقاله سبكهای ارتباطی مدیریت را طراحی و در دسترس علاقمندان قرار داده است .
سبكهای ارتباطی مدیریت
1- مقدمه
وقتی از سبك و شیوه ارتباطی حرف می زنیم باید این بحث را از اقدام و عمل ارتباطی خاص و ویژه مجزا بدانیم، آن هم به دو دلیل مشخص؛ اول این كه هر سبك ارتباطی مجموعه و طبقه ای از رفتارهای ارتباطی كه به یكدیگر مربوط هستند را در بر می گیرد و دوم این كه یك سبك ارتباطی خاص توسط یك شخص در موقعیتهای مشابه با یك روند ثابت مورد استفاده قرار می گیرد. به واقع از آنجایی كه ارتباطات بسیار مهم و قلب و كانون و هسته مركزی فعالیتهای یك فرد در سازمان برای انجام وظایفش می باشد، نیازمند این هستیم كه به تعریف و تحلیل هر یك از سبكهای ارتباطی بپردازیم.
سبك و شیوه ارتباطی عبارتست از مجموعه ویژه ای از رفتارهای متقابل شخصی كه در یك موقعیت خاص مورد استفاده قرار می گیرد. پس سبك وشیوه ارتباطی به مجموعه ای از رفتارهایی برمی گردد كه در فرآیند ارتباطی، افراد از خود نشان می دهند. یك سبك خاص ارتباطی كه یك فرد در هر موقعیتی مورد استفاده قرار می دهد دو دسته عامل را در درون خود دارد:
عوامل برونی: مشخصا به آن موقعیت خاص سازمانی برمی گردند كه درآن ارتباطات شكل می گیرند و مسلما بر سبك ارتباطی اثر ویژه ای خواهند داشت.
عوامل درونی: اشاره به طبیعت، خوی و سرشت شخصی خود افراد در فرآیند ارتباطات (یعنی كسانی كه ارتباط برقرار می كنند) دارند.
2- سبكهای ارتباطی
سبك كنترلی: سبك كنترلی معمولا یك طرفه است. فردی كه ارتباط برقرار می كند هدایت گر است و هدفش هدایت دیگران می باشد. روسا و مدیران، زیردستان را ترغیب می كنند كه از مجموعه اقدامات مشخص شده تبعیت كنند. ایشان از قدرت و اختیار خود برای به دست آوردن اطلاعات دیگران استفاده می كنند و حتی ممكن است كه ایشان را نیز در این راه فریب بدهند.
سبك برابری (تساوی): در سبك برابری (تساوی) ارتباطات دو طرفه است. مدیران و طرفهای ارتباطی سعی در ترغیب دیگران برای ارائه نظراتشان دارند. ارتباطات نیز با یك جریان آزاد صورت می گیرد. فضای ارتباطی میان طرفین به گونه ای است كه آنها به صورت دوجانبه و دوطرفه همدیگر را می فهمند و نهایتا این كه ارتباطات در این سبك گرم و دوستانه است و طرفین از آن منتفع می شوند.
سبك ساختاری: در سبك ساختاری هدف این است كه محیط را به سمت نظام مند كردن سازمان و خواسته های خود سوق دهیم. در این سبك با تاكید بر رویه ها، قوانین، مقررات و استانداردها سعی در ترغیب دیگران داریم و آخر این كه این سبك به سمت شفاف كردن روابطی كه ساختارها ایجاد می كنند پیش می رود.
سبك پویا: ارتباط در سبك پویا كاملا عملگرا و پراگماتیك است و فرآیند ارتباطات بسیار سریع صورت می گیرد. طرفین ارتباطی نیز می بایست زیرك و باهوش باشند تا درك واقعی از مقصود ارتباطی داشته باشند.
سبك تفویضی یا واگذاری: در سبك تفویضی یا واگذاری، مدیر یا رئیس مسئولیت خود را به زیردستان واگذار می كند و نقش حمایتگری به خود گرفته و ترجیح می دهد تا بیش تر از جانب دیگران یاری شود و به نقطه نظرات دیگران (مخاطبان) اهمیت زیادی می دهد.
سبك اجتناب: در سبك اجتناب، از فرآیند ارتباطات دوری می شود. تمایلی به تاثیر گذاشتن و نیز پذیرفتن اثر از جانب دیگران وجود ندارد و بیش تر از یك رویكرد مستقل و استقلال طلبانه به جای مشاركتی و تعاملی در تصمیم گیریها استفاده می شود.
3- كاربرد سبكهای ارتباطی
3-1- كاربرد سبك كنترلی
استفاده از این سبك در برخی موقعیت ها و شرایط مناسب است:
فردی كه ارتباط برقرار می كند (در اینجا رئیس و مافوق) تخصص و دانش بالایی در زمینه بحث مورد نظر داشته باشد.
كاركنان كاملا وابسته به مافوق ها و فاقد هرگونه انگیزه لازم برای ادامه كار.
ترغیب و تشویق كاركنان به منظور افزایش اثربخشی كار
استفاده از این سبك در برخی موارد نتایج معكوس دارد:
دادن گزارش مرتب از طرف كاركنانی كه بخواهند به دروغ اطاعت و رضایت خود را نشان دهند
وجود مقاومت از سوی كاركنان
3-2- كاربرد سبك تساوی
برای این كه چنین سبك مدیریتی را به نحو احسن اعمال كنیم می بایست كه از بروز رفتارهای كنترلی كم كرده و رفتارهای ناشی از تساوی میان مدیران (روسا)و مرئوسین را افزایش دهیم.و این امر هم مقدور نخواهد بود مگر این كه شخص مدیر(یا مدیران) قادر به تجزیه و تحلیل وضع موجود سازمان باشد و بنا بر همین تفسیر سبك ارتباطی مناسب را برای افزایش اثربخشی انتخاب كند.
استفاده از این سبك زمانی مناسب است:
مدیر (رهبر) قصد تشكیل یك تیم و گروه منسجم كاری را دارد ‘ هم چنین مواقعی كه وی قصد دارد تا رابطه میان خود و گرو ههای كاری و زیردستان را تقویت كرده تا ایشان احساس نزدیكی و دوستی با وی بكنند.
تصمیمات و مسائل پچیده
غلبه بر مقاومت كاركنان در برابر اعمال تغییرات
استفاده از این سبك در مواردی برای مدیر نتایج معكوس دارد:
زمانی كه زیردستان وی فاقد دانش تجربه و شایستگی لازم در كار هستند.
زمانی كه زیردستان روحیه ای كاملا وابسته به بالادست و مدیر خود دارند.
3-3- كاربرد سبك ساختاری
استفاده از این سبك در مواردی اثربخش و مفید خواهد بود:
زمانی كه سازمان با محیط پیچیده ای رو به رو است.
اگر وظایف در سازمان انعطاف پذیری بالای داشته باشند.
شفاف سازی و تفسیر ساختارها
استفاده از این سبك در مواردی نتایج معكوس دارد:
زمانی كه محیط پویا نبوده (ایستا و ثابت) و وظایف هم ساده می باشند.
فرد یا افراد به جای رو به رو شدن مستقیم با مسائل ‘ پشت سر مقررات و قوانین و ضوابط سنگر بگیرند.
3-4- كاربرد سبك پویا
استفاده از این سبك در مواردی كارآیی و اثربخشی بالایی دارد:
افراد و سازمان در محیطی پویا در حال فعالیت باشند.
در محیطهایی كه با نقد و خرده گیری از جانب افراد مختلف روبه روست.
افراد تماس اندكی با یكدیگر دارند.
در نظر گرفتن میزان انگیزه و شایستگی دیگران در انجام وظایف محوله از سوی رئیس یا مدیر
3-5- كاربرد سبك تفویضی
استفاده از این سبك زمانی مناسب خواهد بود:
به فردی كه با او ارتباط برقرار می كنیم اعتماد داریم.
زیردستان و كاركنان، تجربه، فهم و اطلاعات بالایی داشته باشند.
كاركنان و زیردستان نیز می بایست تمایل و ظرفیت پذیرش مسئولیت را داشته باشند.
3-6- كاربرد سبك اجتناب
استفاده از این سبك زمانی مناسب خواهد بود:
در مباحث و موضوعاتی كه پیرامون مسئله خاصی صورت می گیرد و اطلاعات زیادی در مورد آن موضوع از جانب كاركنان و كارمندان رد و بدل می شود.
به هر حال موارد بسیاراندكی یافت می شود كه در آنها آغاز سبك اجتناب به عنوان یك رویكرد ارتباطی توصیه می شود و به ندرت مواقعی اتفاق می افتد كه چنین سبكی گره از مشكلات سازمان باز كند و یا وضعیت سازمان را بهبود بخشد و معمولا در بسیاری از موارد اتخاذ چنین سبكی فرآیند حل مسئله را تاخیر می اندازد.
4- نتیجه
شاید بتوان این گونه عنوان كرد كه اثربخشی هر یك از سبكها و شیوه های ارتباطی یاد شده در سازمان را می توان با اثری كه بر روحیه و عملكرد افراد می گذارند ارزش یابی كرد. به همین لحاظ سبك برابری (تساوی) دارای بیشترین و بهترین اثر بر روی روحیه و عملكرد افراد است، در حالی كه سبك كنترلی برعكس. اما نتایج آخرین پژوهشها گویای حقیقت دیگری است. تحقیقات بیان می دارد این موقعیت است كه تعیین می كند كدام یك از سبكها اثربخشی بیشتری خواهد داشت.
مقاله سبكهای ارتباطی مدیریت توسط کارشناسان واحد تحقیق و توسعه مرکز آموزش مجازی پارس تدوین گردیده است .
منبع : مدیریت دات آی آر
