مقاله مدیریت مذاکرات و جلسات
ارسال مقاله دوره آموزشی مذاکرات و جلسات
تعریف: جلسه و مذاکره
در دنیای کسب و کار جلسه و مذاکرات عبارت است از گرد همایی حداقل دو نفر برای رسیدن به اهداف مختلفی همچون حل مشکلات،تصمیم گیری و... در زمانی معین و مکانی مشخص می باشد.حتی دیدار تصادفی دو همکار در راهروهای سازمان نیز که به صورت ایستاده با یکدیگر در خصوص موضوعی صحبت می نمایند نیز نوعی مذاکره یا جلسه محسوب می شود.مذاکرات و جلسات را می توان به جلسات انفرادی و یا گروهی ، رسمی یا غیر رسمی،داخلی یا بین المللی، حضوری یا غیر حضوری تقسیم بندی کرد.
تمهیدات قبل از برگزاری جلسه و مذاکره:یکی از اصول مهم در جلسات و مذاکرات مدیریت زمان می باشد یعنی اینکه مواردی همچون هدف و هدف گذاری ، تفویض اختیار،اولویت بندی امور و غاصبان زمان را به گونه ای برنامه ریزی و ساماندهی نماییم که خود را بر اساس زمان برنامه ریزی نماییم تا بتوانیم در فرصتی که در اختیار داریم بهترین استفاده و یا منفعت را ببریم.برگزاری هر جلسه چهار رکن اصلی وجوددارد که برگزاری یا عدم برگزاری جلسه به آن بستگی دارد که عبارتند از: اعضاء جلسه ، دستور جلسه، زمان جلسه و مکان جلسه.
اعضاء جلسه عبارتند از: کلیه شرکت کنندگان در جلسه ای که حضور ایشان برای رسیدن به اهداف جلسه الزامی است که عبارتند از: رئیس یا مجری جلسه،دبیر جلسه و اعضاء اصلی جلسه که بدون حضور ایشان برگزاری جلسه میسر نخواهد شد.
دستور جلسه: عبارت است از عناوین موضوعی جلسه که میبایست در خصوص آن ما در جلسه به بحث و تبادل نظر پرداخت و برای رسیدن به آن اهداف تصمیم گیری و با تصویب آن دستورات کاری به اعضاء صادر گردد.
زمان و مکان جلسه: عبارت است از : ساعت و مکان مشخص که می بایست کلیه اعضاء شرکت کننده در جلسه حضور به هم رسانند.
وظایف دبیر جلسه: 1-تهیه دعوتنامه برای هر یک از اعضاء و ارسال آن و حصول اطمینان از اینکه دعوت نامه به دست عضو رسیده است. 2-نظارت بر آماده شدن و محل جلسه و حصول اطمینان از اینکه لوازم و ابزار کار اعضاء در دسترس است. 3-تنظیم صورتجلسه و به امضاء رساندن آن 4- اسال نسخه ای از صورت جلسه برای اعضاء جلسه 5- بایگانی سوابق جلسه در صورت لزوم .
تمهیدات حین برگزاری مدیریت جلسه و مذاکره:
طبق نظر کارشناسان علوم رفتاری ،شروع جلسه از اهمیت ویژه ای بر خوردار است،تلاش نمایید تا در ابتدای جلسه با استفاده از تکنیک اثر اولین برخورد ،بیشترین تآثیر ممکن را بر اعضای جلسه بگذارید. فراموش نکنید که نوع لباس پوشیدن،استفاده از ارتباطات غیر کلامی،حفظ تماس چشمی به میزان مساوی بین اعضاء جلسه، شنود موثر و .... ازاصول حر فه ای ارتباطات رو در رو در جلسه امری ضروری محسوب میشود و مذاکره ممکن است به سه روش به پایان برسد 1- روش برو -باخت 2-روش باخت-باخت 3-روش برد –برد و باید سعی شود روش آخر همیشه در نظر داشته باشی.
آداب مذاکره کردن عبارتست از: 1-شناخت یکدیگر 2-تعیین اهداف 3-شروع مذاکره 4-اظهار نظر و مخالفت 5-تجدید نظر و مصالحه 6-رسیدن به توافق. در جلسات فروش پس از شناسایی نیازها و خواسته های مشتری سعی شود محصولات و خدمات شرکت مطابق با نیاز مشتری معرفی نماید و در نهایت به او القاء کنید که د ر قبال پرداخت، چیز با ارزش تری دریافت می نمایید که به احتمال قریب به یقین فروش انجام خواهد شد.
صورتجلسه در لغت به معنی نوشته ای که در آن خلاصه گفتگوی اعضاء جلسه در آن ذکر شده باشد، ورقه ای که در آن شرح واقعه نوشته شود.
ارکان صورتجلسه به طور عادی عبارتست از: 1- مشخصات اعضای شرکت کننده. 2- امضاء شرکت کنندگان . 3-دستور جلسه. 4-مطالب مطروحه . 5-تصمیمات اتخاذ شده 6-زمان جلسه. 7-مکان جلسه. 8-تکلیف جلسه بعدی.
تمهیدات پس از برگزاری جلسه و مذاکره: اکنون که جلسه خاتمه یافته است و تصمیماتی اتخاذ گردیده است نوبت به آن می رسد تا اقدام مهم انجام دهیم 1-پیگیری اجرای تصمیمات 2-هماهنگی جلسه بعدی.
در پایان از مدیریت و پرسنل خدوم و زحمتکش آن آموزشگاه که با راهکارهای مفید و به روز، همه علاقمندان در هر شهر و استا ن را با کمترین هزینه و سختی به کسب مدارک لازم و مورد نیاز دست میابند کمال تشکر و سپاس را دارم.
