مقاله مديريت دانش در بخش دولتی
با توجه به رشد روزافزون علم و آموزشهای کوتاه مدت، مرکز توسعه آموزشهای مجازی پارس با هدف بالا بردن سطح علمی و کمک به تحقق این امر مقاله مديريت دانش دولتی را طراحی و در دسترس علاقمندان قرار داده است .
مديريت دانش دولتی
1- مقدمه
ما در دنياى تغييرات روزافزون زندگى مى كنيم كه از جهانى نشأت گرفته و اقتصاد دانش مدار نيز با گسترش روزافزون فناورى اطلاعات و ارتباطات همگام شده است. اين تغييرات نه تنها چالش هايى را پيش مى كشد، بلكه فرصت هايى نيز فراروى بخش هاى دولتى و خصوصى قرار داده است.
بيشتر شركت هاى بزرگ در بخش خصوصى، براى بهره مندى از امتيازات رقابتى در جهت حفظ بقا و توانمندى در مقابل تغييرات ناپيوسته محيطى، به صورت فعالانه براى به كارگيرى ابزارها، فنون و فلسفه هاى مديريتى نوين دست به اقدام هايى زده اند. دولت ها معمولاً دنباله رو اين تغييرات هستند. تاريخ نشان مى دهد بيشتر فلسفه هاى مديريتى ابتدا در يك شركت بزرگ آزموده مى شود و سپس در ميدان عمل، از سوى ساير بخش ها نيز اقتباس مى شود. نمونه هايى از اين دست عبارتند از: برنامه ريزى منابع شركتى، مهندسى مجدد فرآيندهاى تجارى و مديريت كيفيت فراگير. اكنون نوبت مديريت دانش فرارسيده است كه اين مورد نيز مستثناً از موارد قبلى نيست. چند دهه تجربه نشان مى دهد، مديريت دانش (برخلاف نظر منتقدان) تنها يك مد زودگذر مديريتى نبوده و زمان آن فرارسيده است كه استقرار يابد. بنابراين، اكنون مناسب ترين فرصت تكميل مديريت دانش دولتى است.
مديريت دانش براى مدت هاى طولانى در كانون وظايف دولت ها و جزو جدانشدنى راهبردها، برنامه ريزى، مشاوره و اجرا بوده است. شواهد موجود نشان مى دهد كه بخش دولتى در ادامه اين تجربه از قافله عقب افتاده است. دولت ها اكنون به اهميت مديريت دانش در سياستگذارى و خدمات رسانى به مردم واقف شده و در برخى از بخش هاى دولتى مديريت دانش در دستور كار دولت قرار گرفته است. البته اين مسأله برخلاف ظاهر آن، چندان هم آسان نيست. فوايد حاصل از مديريت دانش به صورت آماده تحويل دولت نشده و چالش ها نيز بدون جرح و تعديل پاسخ داده نخواهد شد. راهبردها و طرح هاى به كارگيرى مديريت دانش بايد پيشاپيش براى همه توجيه شده باشد تا در مرحله عمل با موفقيت انجام شود مسائل حادى وجود دارد كه دولت ها بايد به آنها توجه كنند. با آن كه اين مسائل در بخش دولتى فراوان هستند، مقاله حاضر به سه مسأله اساسى توجه مى كند.
2- آگاهى نسبت به مديريت دانش دولتى
عمده ترين بخش يك تجربه موفق مديريت دانش، بالا بردن آگاهى تمامى مديران در همه رده ها و حتى كاركنان جزء است. براى اين كه سازمان بتواند فعاليت هاى مديريت دانش خود را هدايت كند بايد مفهوم مديريت دانش به صورت روشن تفهيم و در مورد منافع آن در بين همه كاركنان سازمان صحبت شود. مفهوم مديريت دانش بحث تازه اى نيست. سازمان ها معمولاً به شكل هاى مختلفى براى تصميم گيرى و توليد كالا و خدمات، مديريت دانش را تجربه كرده اند اما اين تجربه ها نظام مند و اصولى نبوده است. اصولاً آنچه درباره مديريت دانش، جديد است وجود آگاهى نسبت به فرآيند مديريت دانش است. سازمان هايى كه بدون آگاهى و دانايى به اجراى مديريت دانش مى پردازند به تمامى منافع حاصل از آن دست نخواهند يافت. مديريت سنجيده دانش به روش هاى نظام مند و كل نگرانه مى تواند آگاهى افراد و سازمان ها را در مورد فوايد مديريت دانش افزايش دهد. نويسندگان اين مقاله متوجه شدند كه آگاهى نسبت به مديريت دانش در بخش دولتى پايين است. اين مسأله مى تواند بر پياده سازى كارآمد اقدام هاى مديريت دانش در سازمان هايى كه به دنبال ارتقاى عملكرد خود هستند، تأثير بگذارد. بنابراين، براى يك سازمان حياتى است كه هنگام شروع اقدام هاى مديريت دانش مفهوم مديريت دانش را به خوبى فهميده باشد.
3- مديريت دانش
مفهوم مديريت دانش براى مدت هاى طولانى و به شيوه غيررسمى كاربرد داشته است. نبود توافق در مورد تعريف آن در قالب يك اصطلاح باعث سردرگمى هاى فراوانى شده كه در مطالعات مختلف اين حوزه پيداست. بنابراين، براى درك مفهوم مديريت دانش، ابتدا بايد تفاوت هاى موجود بين داده، اطلاعات و دانش شناسايى شود تا ابهام هاى مربوط به تفاوت ها و روابط موجود در اين زنجيره شفاف شود. هرچند در متون مربوط بحث هايى زيادى در مورد اين موضوع مطرح شده است، در اينجا تنها خلاصه اى از اين مفاهيم آورده مى شود.
واژه «دانش» يكى از جنبه هاى بسيار گمراه كننده مديريت دانش است. واژه هاى اطلاعات و داده اغلب به جاى واژه دانش به كار رفته، اما واقعيت اين است كه آنها معانى متفاوتى دارند و درك تفاوت هاى آنها براى اجراى موفقيت آميز مديريت دانش اساسى است. در حالت كلى، داده ها حقايق خام هستند. براى اين كه داده ارزشمند شود ، بايد پردازش شود (در يك زمينه و بستر دلخواه قرار گيرد) تا به اطلاعات تبديل شود، كه براساس آن مى توان تصميم گيرى كرد. دانش به عنوان اطلاعات معنادار تلقى مى شود. ارتباط بين داده، اطلاعات و دانش از نوع بازگشتى است و به ميزان «سازمان» و «تفسير» بستگى دارد. داده و اطلاعات از طريق «سازمان» آنها و اطلاعات و دانش از طريق «تفسير» آنها از همديگر متمايز مى شوند. بنابراين، دانش نه داده است نه اطلاعات. دانش برداشتى است از طريق تجربه، استدلال، شهود و يادگيرى به دست مى آيد. افراد زمانى مى توانند دانش خود را گسترش دهند كه ديگران دانش خود را به اشتراك بگذارند و در نتيجه تركيب دانش افراد با يكديگر، دانش جديد خلق مى شود. دانش از اطلاعات نشأت مى گيرد. دانش از انجام مقايسه، شناسايى پيامدها و ايجاد رابطه حاصل مى شود. برخى از متخصصان خرد و انديشه را نيز در تعاريف خود از دانش وارد مى كنند. خرد عبارت از به كارگيرى «دانش انباشته» است. دانش همچنين قضاوت و قواعد تجربى را در برمى گيرد كه در طول ساليان سال از طريق آزمون و خطا به دست آمده است.
داونپورت و پروساك دانش را به منزله تركيب سيالى از تجربيات، ارزش ها، اطلاعات زمينه اى، بينش هوشمندانه و شهود بينايى تعريف مى كنند كه محيطى براى ارزيابى و مواجهه با تجربيات واطلاعات جديد فراهم مى آورد. دانش در ذهن داننده خلق و به كار گرفته مى شود. در سازمان ها دانش نه تنها در قالب مدارك و اسناد يا گنجينه هاى دانش مجسم مى شود، بلكه در رويه ها، فرآيندها، عملكردها و هنجارهاى سازمانى نيز نهفته است. تعاريف زيادى از مديريت دانش در متون وجود دارد. تعريفى كه نويسندگان در اين مقاله به كار گرفته اند عبارت است از: «توانايى يك سازمان براى استفاده از دانش جمعى خود از طريق فرآيند خلق، به اشتراك گذارى و استخراج دانش با استفاده از فناورى براى دستيابى به اهداف سازمان».
4- انواع دانش
دانش در سازمان ها اغلب به دو نوع تقسيم مى شود: دانش عيان و دانش نهان. دانش عيان دانشى است كه قابل ثبت و دريافت در اسناد و پايگاه هاست. دانش عيان رسمى و نظام مند است كه به آسانى قابل انتقال و به اشتراك گذارى است. اين نوع از دانش شامل پروانه هاى ثبت اختراع، راهنماهاى آموزشى، رويه هاى مكتوب، تجربيات موفق و يافته هاى پژوهشى است كه با درجه بالايى از صحت همراه است. دانش عيان را مى توان در قالب هاى ساختاريافته و ساختارنيافته دسته بندى كرد. دانش ساختاريافته داده يا اطلاعاتى است كه براى بازيابى در آينده به روش مشخصى سازماندهى شده است و عبارتند از: مدارك، پايگاه هاى داده و نظير آن. در مقابل، نامه هاى الكترونيكى، تصاوير، دوره هاى آموزشى و مواد سمعى و بصرى نمونه هايى از دانش ساختاريافته هستند، زيرا اطلاعاتى كه آنها ارائه كنند براى بازيابى دسته بندى نشده اند. دانش نهان دانشى است كه افراد در ذهن خود دارند و مقدارى انتزاعى تر از دانش عيان است. اين نوع دانش بيشتر برداشت هاى ناگفته از پديده هاست، دانشى كه به راحتى نمى توان ثبت كرد. دانش نهان از آنجايى كه براى ديگران ناشناخته است، دسترسى به آن مشكل است. در واقع، بيشتر افراد از دانشى كه آنها دارند و يا از ارزشى كه آن دانش براى ديگران مى تواند داشته باشد، آگاه نيستند. دانش نهان از ارزش بسيار بالايى برخوردار است زيرا زمينه اى براى افراد، مكان ها، ايده ها و تجربيات فراهم مى آورد. در حالت كلى به تماس و اعتماد شخصى بيشترى نياز است تا اين نوع دانش به صورت كارآمد به اشتراك گذاشته شود. دانش نهان به شدت شخصى است، شكل دهى آن بسيار مشكل است، بنابراين، انتقال آن به ديگران سخت است. همان گونه كه مايكل پولينى بيان كرده است «ما بيشتر از آنچه مى توانيم بگوييم، مى توانيم بدانيم».
5- مديريت دانش سازمانى
اساس مديريت دانش با اين پرسش ها سروكار دارد كه چه كسى بايد به اشتراك بگذارد، چه چيزى و چگونه بايد به اشتراك گذاشته شود. كه در نهايت به اشتراك گذارى و به كار گيرى آن را دربرمى گيرد. زمانى كه دانش به اشتراك گذاشته شده به كرات مورد استفاده قرار گيرد ارزش حاصل مى شود. زمانى كه فضاى اعتماد و انگيزش براى افراد براى به اشتراك گذارى و به كارگيرى دانش فراهم شود و فرآيندهاى نظام مند يافتن و خلق دانش ايجاد شود و نيز در صورت نياز، فناورى لازم براى ذخيره و آسان سازى يافتن و به اشتراك گذاشتن دانش مهيا باشد، ارزش افزايى مداوم دانش اتفاق مى افتد. مديريت دانش، رويكردهاى نظام مند، درك و استفاده از دانش براى دستيابى به اهداف سازمانى را دربرمى گيرد. مديريت دانش از طريق كاهش زمان و هزينه آزمايش و خطا يا تكرار مكررات ارزش ايجاد مى كند.
6- منافع مديريت دانش
منافع زيادى وجود دارد كه بايد از مديريت دانش حاصل شود. براى نمونه فانديشن نالج ۴۴ مورد از منافع مديريت دانش را فهرست مى كند. در اينجا به برخى از منافع مهم مديريت دانش اشاره مى كنيم. در يك مجموعه سازمانى منافع در دو سطح حاصل مى شود؛ فردى و سازمانى. در سطح فردى مديريت دانش به كاركنان اين امكان را مى دهد تا مهارت ها و تجربيات خود را از طريق همكارى با ديگران و سهيم شدن در دانش آنها و يادگيرى از يكديگر ارتقا دهند و به رشد حرفه اى دست يابند. در سطح سازمانى مديريت دانش منافع زیر را براى سازمان فراهم مى آورد:
ارتقاى عملكرد سازمان از طريق افزايش كارايى، بهره ورى، كيفيت و نوآورى.
سازمان هايى كه دانش خود را مديريت مى كنند، سطح بالايى از بهره ورى را به دست مى آورند. سازمان ها با داشتن دسترسى بيشتر به دانش كاركنان خود، تصميم هاى بهترى اتخاذ مى كنند، فرآيندهاى خود را شكل مى دهند، تكرار كارها را كم مى كنند، نوآورى را افزايش مى دهند و به يكپارچگى و همكارى بالايى دست مى يابند. به عبارت ديگر، در بخش دولتى اعمال مديريت دانش مى تواند هزينه انجام كارها را كاهش دهد و خدمات به ارباب رجوع را اعتلا بخشد.
از آنجايى كه با دانش افراد به منزله يك نوع دارايى همانند دارايى هاى سنتى برخورد مى شود، بنابراين ارزش مالى سازمان افزايش مى يابد.
از آنجايى كه انتقال دانش به صورت روزافزون به عنوان منبع ارزش افزايى شناخته مى شود، سازمان ها مديريت دانش را به عنوان زمينه ساز استراتژيك (راهبرد) مزيت هاى رقابتى به شمار مى آورند.
براساس يك تحقيق، چالش هاى مربوط به امور اجرايى يك سازمان از نبود فرهنگ «به اشتراك گذارى» و درك كاركنان از مديريت دانش و منافع آن ناشى مى شود. سازمان ها مى توانند اين چالش ها را از طريق آموزش، مديريت تغيير و بازطراحى نظام به عنوان اجزاى اوليه مديريت دانش پاسخ دهند.
7- مقايسه مديريت دانش در بخش خصوصى و دولتى
با آنكه متون مربوط به مديريت دانش مسائل، چالش ها و فرصت هاى بخش خصوصى را بيان كرده اند، در مورد بخش دولتى بسيار كم بحث و بررسى شده است. برنامه هايى مانند آنچه در مديريت نوين دولتى مطرح شده، پيشنهاد مى كند بخش دولتى بايد فرآيندهاى مديريتى را از بخش خصوصى اقتباس و فنون موفق آنها را به كار گيرد. البته منتقدان مديريت نوين دولتى معتقدند تفاوت بين بخش دولتى وخصوصى چندان زياد است كه تجربيات تجارى را نمى توان در بين اين دو بخش منتقل كرد. تفاوت هاى اساسى در سياست و عملكردهاى مربوط به مديريت منابع انسانى، مديريت مسائل اخلاقى و فرآيندهاى تصميم گيرى هنوز باقى است. البته قابل ذكر است، چنان دانش منسجم در مورد راهبردهاى موفق مديريتى در بخش خصوصى وجود ندارد كه بتوان آن را به بخش دولتى انتقال و پياده سازى كرد. به تبع آن، چنين برمى آيد كه نياز است راهبرد ويژه اى براى بخش دولتى طراحى و توسعه داده شود تا شكاف [ بين بخش خصوصى و دولتى] برطرف شده و يادگيرى متقابل بين اين دو بخش حاصل شود.
8- مديريت نوين دولتى و مديريت دانش در بخش دولتى
بيش از چندين دهه توسعه و گسترش در عرصه مديريت نوين دولتى در نظر و عمل، در كشورهاى پيشرفته جهان و تمايل به گسترش آن به كشورهاى در حال توسعه، راه را باز كرده و بنيان هاى مستحكمى را پى نهاده است كه كمك مى كند تا اقدام هاى مديريت دانش در بخش دولتى اعمال شود. براى درك بهتر ارتباط بين مديريت نوين دولتى و مديريت دانش خلاصه اى از مديريت نوين دولتى در اينجا آورده مى شود. مديريت نوين دولتى، مجموعه اى از ايده ها و ابزارها را براى دولت ها پيشنهاد مى كند تا آنها با استفاده از آن امورات بخش دولتى را پيش ببرند. ايده اصلى آن به كارگيرى قراردادهاى قانونى خصوصى براى خدمات بخش دولتى است. مديريت نوين دولتى همزمان با نخست وزيرى مارگارت تاچر در اوايل دهه ۱۹۸۰ شروع شد و به كشورهايى مانند استراليا، نيوزيلند، فنلاند، سوئد، فرانسه و آلمان گسترش يافت. در آمريكا يك واژه ديگرى به نام بازسازى دولت به كار برده شد اما اصول مديريت نوين دولتى به كار گرفته مى شود.
به اعتقاد لين (۲۰۰۰) مديريت نوين دولتى نظريه اى عمومى در اين باره است كه دولت چگونه مى تواند كارها را انجام دهد و نيز خدمات را سازماندهى كند و به شهروندان ارائه دهد. مديريت نوين دولتى به سياست نمى پردازد، اما آنچه پارلمان در مورد اهداف [كلان ] تصميم گرفت به آنها مى پردازد. ادعاى اساسى مديريت نوين دولتى اين است كه مديريت دولتى ديگر كهنه شده و مى توان مديريت نوين دولتى را جايگزين آن كرد. آنچه مديريت نوين دولتى مدعى آن است بر دو نكته استوار است نخست، بوروكراسى شيوه مؤثرى براى اداره بخش دولتى نيست. دوم، براساس مديريت نوين دولتى قراردادگرايى پاسخى مناسب به اين سؤال است كه به جاى قوانين حكومتى و تعديل بودجه اى چه چيزى بايد به كار گرفته شود. پيمان سپارى امور از طريق ابزارهاى پيمانكارى / مزايده، مناقصه و اجاره كردن به عنوان ابزارهاى حكومت و اداره دولت ها، براى كاستن از هزينه ها و افزايش كارآمدى از ويژگى هاى مديريت نوين دولتى است. به اين طريق با استفاده از هزينه هاى كمتر خدمات بيشترى ارائه مى شود و به واسطه قراردادى بودن امور شفافيت زيادى حاصل مى شود. همه اينها با منافع مديريت دانش در ارتباط است اما از زيان هاى آن نيز نبايد چشم پوشى شود. يكى از نقايص عمده اين است كه اعتماد كم شده است. دموكراسى سياسى ممكن است تأثير منفى گذاشته و موجب افزايش هزينه مبادله شود. اين امر به خودى خود بر مديريت دانش نيز تأثير معكوس مى گذارد، زيرا اعتماد مهم ترين عامل در فرهنگ به اشتراك گذارى دانش است. با اين حال، تجربه مديريت نوين دولتى در كشورهاى مختلف، با اين كه متفاوت بوده، نشان مى دهد كه مزاياى آن بيشتر از معايبش بوده است.
اعمال مديريت دولتى نوين و افزايش مقبوليت آن در كشورهاى مختلف دنيا نشان مى دهد مفهوم و عملكرد مديريت دانش كه ريشه در شركت هاى خصوصى دارد، بخش دولتى نيز مى تواند از آن بهره مند شود. البته موفقيت يا شكست آن به اين بستگى خواهد داشت كه مديريت دانش چگونه با توجه به زمينه بخش دولتى پذيرفته مى شود. اما بين اين دو بخش همان گونه كه ذكر شد تفاوت هاى اساسى وجود دارد.
9- اهميت و نياز به مديريت دانش براى دولت
مديريت دانش دولتی براى دولت ها در مواجهه با چالش هاى اقتصاد دانشى از اهميت بالايى برخوردار است. اين چالش ها عبارتند از:
دانش به يك عامل تعيين كننده مهم رقابت پذيرى براى بخش دولتى تبديل شده است. ارائه خدمات و سياستگذارى وظايف اصلى دولت است. در يك اقتصاد دانشى دولت ها به طور روزافزون در اين عرصه ها در سطوح ملى و بين المللى در معرض رقابت قرار مى گيرند. به عنوان نمونه در سطح بين المللى سازمان هاى غيردولتى و دولت ها با سازمان هاى خارجى كه خدمات مشابه را ارائه مى دهند رقابت مى كنند. مؤسسات پژوهشى در تلاشند تا بهترين پژوهشگران و اعتبارات را جذب كنند در حالى كه دانشگاه ها به صورت روزافزون براى جذب بهترين دانشجويان و استادان با يكديگر رقابت مى كنند. در سطح ملى رقابت بين سازمان هاى دولتى به دنبال پيگيرى فرآيندهاى تمركززدايى افزايش يافته است. در بخش دولتى كالاها و سرمايه به اندازه بخش خصوصى مهم نيست اما دانش مهم است. دانش يك عنصر رقابت و منبع اصلى دولت هاست. عملكرد كارآمد دولت ها به فراهم آورى و اشاعه كارآمد دانش بستگى دارد.
شركت هاى خصوصى كالاها و خدماتى را توليد مى كنند كه به طور روزافزون به سرمايه نامشهود وابستگى مى يابند، به صورت مستقيم با بخش دولتى رقابت مى كنند كه به ارائه خدمات و كالاهايى مانند آموزش، علم، امنيت و دانش مى پردازند.
بازنشستگى كاركنان و جايگزينى مداوم كاركنان دانشى در بين بخش هاى دولتى چالش جديد را براى نگهدارى دانش و محافظت از حافظه سازمانى و آموزش كاركنان جديد فراهم مى آورد. بنابراين، بر سر دانش و عقلانيتى كه قابليت به اشتراك گذارى داشته باشد رقابت وجود دارد.
براساس يك گزارش، حدود ۷۱ درصد از كارمندان كنونى دولت آمريكا در سال ۲۰۰۵ در موقعيت بازنشستگى قرار خواهند گرفت. اين امر محدود به ايالات متحده نيست. بيشتر دولت ها با مشكلات مشابه مواجه هستند. مديريت دانش بر اين انديشه استوار است كه ارزشمندترين منبع هر سازمان دانش كاركنان آن است. اين تمركز از نرخ بالاى تغييرات در سازمان هاى امروزى و كل جامعه نشأت مى گيرد. مديريت دانش بر اين اساس شكل گرفته كه امروزه همه كارها دانش مدار است و همه كاركنان به نوعى كاركنان دانش مدار به حساب مى آيند. اين بدين معناست كه شغل آنها بيشتر به دانش آنها متكى است تا مهارت هاى دستى آنها. به عبارت ديگر، خلق، به اشتراك گذارى و به كارگيرى دانش از جمله مهم ترين كارهاى همه افراد در سازمان هاست.
یكى از راه حل هاى مناسب براى پاسخگويى به چالش ها اين است كه نگاه فعالانه اى نسبت به تجربيات مديريت دانش در بخش خصوصى داشته باشيم و آنها را اقتباس كنيم و در بخش هاى دولت به كار بگيريم. مديريت دانش داراى برخى قابليت ها براى تقويت كارآمدى دولت و رقابت پذيرى آن در محيط متغير است. بخش دولتى و سازمان هاى غيردولتى بايد با اين چالش ها روبه رو شود و از فرصت هاى به دست آمده از جهانى شدن، اقتصاد دانش مدار و گسترش هاى فناورى اطلاعات و ارتباطات به نحو احسن استفاده كند. در غير اين صورت اين به معناى از دست دادن فرصت هاى پيشنهادى مديريت دانش خواهد بود.
مقاله مديريت دانش دولتی توسط کارشناسان واحد تحقیق و توسعه مرکز آموزش مجازی پارس تدوین گردیده است .
منبع : مدیریت دات کام
