7 روش برای اینکه از ارتباطات غیرضروری با مدیرعامل اجتناب کنید
با توجه به رشد روزافزون علم و آموزشهای کوتاه مدت، مرکز توسعه آموزشهای مجازی پارس با هدف بالا بردن سطح علمی و کمک به تحقق این امر مقاله 7 روش برای اینکه از ارتباطات غیرضروری با مدیرعامل اجتناب کنید را طراحی و در دسترس علاقمندان قرار داده است .
7 روش برای اینکه از ارتباطات غیرضروری با مدیرعامل اجتناب کنید
یکی از شرکت‌های معدود چند ملیتی و پیشرو در حوزه نرم‌افزارهای پردازش داده و اطلاعات است. این شرکت آلمانی در حال حاضر در 190 کشور مشغول فعالیت بوده و رهبری آن بر عهده «بیل مک درموت» (Bill Mc Dermott) از مدیران ارشد سابق زیراکس است. SAP او در این شرکت سرپرستی بیش از 74 هزار نفر از کارکنان را برعهده دارد. در این شرکت به‌طور غیرمستقیم 2 میلیون نفر در اکوسیستم این شرکت درگیر فعالیت هستند. آقای «مک درمورت» مقاله منتشر شده خود در شبکه اجتماعی لینکدین با عنوان «CEO Perspective7 Ways to be Relevant to Corner Office» را این‌گونه شروع می‌کند: «مدیران عامل، ممکن است روزانه با صدها نفر تعامل داشته باشد. اما از مجموع این ملاقات‌های انجام شده، تعداد کمی از آنها مرتبط و هوشمندانه محسوب می‌شوند. به نظر من تفاوت میان ارتباطاتی که اهمیت ویژه‌ای دارند و قرارهایی که ممکن است باعث اتلاف وقت شوند، به نوع و نحوه بیان آن بستگی دارد.» در این مقاله به روش‌های ارائه شده از سوی مدیرعامل ارشد شرکت SAP اشاره می‌شود که به گفته او می‌توانید در ملاقات، ارسال ایمیل یا گفت‌وگوی آتی خود با مدیر ارشد در نظر بگیرید:
به جای سوال، با ارائه راه‌حل ارتباط خود را شروع کنید.
سریع‌ترین روشی که می‌توانید بحث مرتبطی را با مدیرعامل شروع کنید، این است که به جای پرسش سوال، پاسخی را برای وی داشته باشید. معمولا مدیران در مورد اینکه کارها در مسیر اشتباهی قرار دارند و اوضاع خوشایند نیست، صحبت‌های زیاد می‌شنوند. سعی کنید که شما دیگر این نکات را به لیست شنیده‌های او اضافه نکنید. در عوض، صحبت خود را با ارائه راه‌حل برای مسائل شروع کنید. فورا وضعیت را توضیح داده و سپس به ارائه راهکار که به بهبود مساله منجر می‌شود، بپردازید.
دیدگاه خودتان را بیان کنید تا اینکه صرفا از زبان مدیرعامل بشنوید.
ممکن است شما تخصص یا اطلاعاتی داشته باشید که مدیرعامل از آن بی‌خبر باشد. آگاهی مدیر ارشد از دانش شما به او این کمک را می‌کند تا بتواند تصمیم‌های بهتری بگیرد. هرچند احتمال دارد که او با نظر شما مخالفت کند، اما به اشتراک گذاشتن دیدگاه شما به جای اینکه همیشه با نظرهای او موافق باشید، اعتبار بیشتری برای شما به همراه خواهد داشت.
با حفظ ساده بودن مساله، آن را خیلی پیچیده نکنید.
تعداد بیشتر هر موضوعی (صحبت، حضور افراد در جلسه و…) همیشه به معنای خوب بودن آن نیست. در ایمیل‌های خود مسائل و اقدامات مورد نیاز را در حدود یک پاراگراف توضیح دهید و جمله‌ها و پیوست‌های تکراری را حذف کنید. در جلسه‌ها نیز در صورتی که می‌توانید کار را با دو نفر پیش ببرید، به حضور افراد بیشتر نیازی ندارید. به جای ارائه و توضیح صرف، سعی کنید با مدیرعامل مکالمه را شروع کنید. به صورت کلی اگر اقدامات، کلمه‌ها، تصمیم‌ها و افراد مشارکت کننده، ارزشی به همراه نداشته باشند، زمینه گفت و گو و همراهی را نیز از میان می‌برند.
به جای تمرکز بر عملیات داخلی به مشتریان توجه کنید.
امروزه مدیران عامل بیشتر علاقه مند به افزایش رضایت مشتریان و حس تجربه‌های خوشایند آنها هستند. به‌طور واضح نشان دهید که برنامه و راه حل شما چگونه باعث افزایش رضایت مشتریان می‌شود، در نتیجه با احتمال بیشتری می‌توانید توجه من (مدیرعامل) را جلب کنید.
مدیر خود را مطلع کنید و او را در مورد اینکه چه کسی چه چیزی را می‌داند سردرگم نکنید.
مدیران عامل تمایلی به بوروکراسی ندارند. اما به نقش افراد احترام می‌گذارند ما نیاز داریم که از مسائل از طریق کانال مناسب آن مطلع شویم، قبل از اینکه از کانال‌های دیگر به آن پی ببریم. با این کار، این اطمینان حاصل می‌شود که زنجیره فرماندهی به‌طور ناگهانی ما را غافلگیر نکند، زیرا هیچ‌کس، به‌ویژه مدیران غافلگیری را دوست ندارند. در اتاق ما همیشه به روی شما باز است، اما سعی کنید در انتخاب آن دقت نظر داشته باشید.
زمان و مشغله مدیرعامل را در نظر بگیرید، تصور نکنید که مدیرعامل همیشه ساعت زمانی مشابه با شما دارد.
در اقتصاد جهانی امروز، مدیران ارشد سفرهای طولانی را در طول روز تجربه می‌کنند. قبل از اینکه پیامی برای مدیرعامل بفرستید یا تماسی را برقرار کنید، موقعیت و منطقه زمانی او را در نظر بگیرید. تماس‌هایی که ساعت 4 صبح به وقت چین یا حین کنفرانسی که نیمه شب به وقت مونیخ برنامه‌ریزی شده، انجام می‌گیرد، بهتر است از نوع ضروری و اضطراری باشد. درک موقعیت زمانی مسافر (مدیرعامل) باعث می‌شود که پیام شما نیز اعتبار و حرمت بیشتری داشته باشد.
اهداف خود را قبل از طرح مساله بدانید و صرفا گفت‌وگویی را شروع نکنید.
تصور کنید که می‌خواهید مطالبی را به مدیرعامل انتقال دهید. در این صورت چارچوبی را قبل از انتقال پیام در ذهن‌تان آماده کنید. اگر هدفی برای این کار نداشته باشید، صرفا گفت‌وگویی را انجام داده‌اید. در نتیجه بدون برنامه ملاقاتی ترتیب ندهید. اگر از پیش زمانی را برای طرح ریزی برنامه اختصاص دهید، احتمال رسیدن به پاسخ مطلوب و مورد نیاز شما نیز بیشتر می‌شود.
مقاله 7 روش برای اینکه از ارتباطات غیرضروری با مدیرعامل اجتناب کنید توسط کارشناسان واحد تحقیق و توسعه مرکز آموزش مجازی پارس تدوین گردیده است.
منبع : مقالات منتخب مدیریت
