مقاله مدیریت انبارداری

مقاله مدیریت انبارداری

مقاله ای که در زیر مطالعه میکنید با عنوان مدیریت انبارداری از مرکز آموزش مجازی پارس گردآوری و ارائه شده است.

مقدمه
انبار در اقتصاد کشور ما اهمیت فراوانی دارد، زیرا درصد قابل توجهی از دارائی های سازمان ها در موجودی های انبار آنها انباشته شده است، همچنین اداره انبارها سخت و گران است و سازمان ها درصددند تا بهترین عمل بهینه ای را که متضمن حداقل هزینه باشد را معین نمایند و در این راستا از فنون و علم مدیریت انبارها، بهره ای شایان می برند چرا که زمان و هزینه و دقت از عناصر اصلی تصمیم‌گیری بشمار می آید.
تاریخچه انبارداری در ایران
تنوع وپیچیدگی سازمانها مشكلات و مسائل مختلف را باخود به همراه داشت . وچون سازگاری و هماهنگی بین بخشهای مختلف یك سازمان فقط در صورتی به وجود خواهد آمدکه آن سازمان از یك سیستم منسجم ، هماهنگ و قابل قبول پیروی کندو کلیه اجزای آن در چارچوب یك استراتژیکی و اهداف از قبل تییین شده اقدام به برقراری ارتباط صحیح و منظم با یکدیگر نمایند. انبار ، یك از بخشهای است که به عنوان یك حلقه اصلی در هر سازمان وجود دارد با توجه به نیازهای روزافزون و متفاوت سازمانها ، وظایف انبار نیز تغییر کرده و پیچیده تر شده اساساً تا قبل ازشهریور 1340 به علت فقدان قوانین مخصوص که بتواند وظایف و مسولیت های صریح انبارداران کالا را در مقابل صاحبان کالا تییین کند وهمچنین عدم آشنای بسیاری ازصاحبان کالاها با اصول جدید انبارداری متداول در کشورهای مترقی جهان وضع اغلب انبارهای تجاری ایران فوق العاده اسف بار بود .کالاها در آن زمان در مكان های با اسامی مختلف مانند : بنگاه – گاراج- تیمچه – قیصریه – بارانداز سرای تجاری و…نگهداری می شد و اغلب انبارداران افرادی بی سواد بوده که تمام آمار و موجودی کالا ها را با خط ناخوانا بر روی دفترچه های کثیف نگهداری می نمودند تا این که در ششم بهمن ماه سال 1340 هیئت وزیران شرایط تاسیس انبارهای عموم راتصویب نمود و اولین شرکت سهامی انبارهای عموم ایران در 12 دیماه همان سال تاسیس و به ثبت رسید.

تعریف انبار
بطورکلی انبار محل و مکانی (تحت کنترل) است، که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه یا فرآورده های مختلف به طور منظم، طبقه بندی و صحیح در آن برای مدتی نگهداری می شود.

تعریف کالا
هرگونه ملزومات، قطعات یدکی ماشین آلات، ماشین آلات تولید، مواد اولیه، قطعات نیمه ساخته، محصول نهایی، ابزار تولید و ساخت، اقلام مصرفی غیر مستقیم تولید و ساخت، تجهیزات رایانه ای، ملزومات اداری، کالای تجاریکه برای تولید یا پشتیبانی تولید یا فروش یا انجام خدمات استفاده می شود و تحت کنترل انبار می باشد، کالا نامیده می شود.

معرفی انبارداری
كار انبارداری یك شغل مهم و پرمسؤلیت است. اجناس و موجودیهای انبار باید تحت اختیار یك انباردار مسؤل باشد. اگرچه اجناس یكی از مهمترین عوامل هزینه است كه به طور متوسط 55 درصد كالای ساخته شده را تشكیل میدهد. به همین جهت است كه مؤسسات صنعتی تا حدودی مجهز جهت تدارك و خرید و انبار كردن مواد خواهند بود. موجودی كالاهای انبار باید در محلهای محفوظ و دور از خطر بطور منظم طوری نگهداری شود كه دسترسی به ان در مواقع لزوم به آسانی میسر باشد. نوع و مقدار مواد و حداقل و حداكثر موجودی هر یك از اقلامی كه میزان آن توسط مدیران فنی تعیین می شود باید پیوسته مورد نظر انبار دار قرار گیرد .
مسؤلیت انبارداری را نباید در اختیار اشخاص ناوارد به انبارداری مانند سركارگر یا سرپرست كارگاه محول نمود. بنابراین به امور تداركات انبارداری و امور مربوط به ذخایر و انبار كردن باید اهمیت بسیاری داده شود .

تعریف انبارداری :
عبارت است از دریافت جنس یا كالا از خارج ( از قسمتهای مختلف شركت ، یا دیگران از خارج شركت) و نگهداری آنها با توجه به قوانین انبارداری كه باعث سهولت در تحویل دادن ( صدور ) و تحویل گرفتن ( ورود ) با كمترین وقت و نیروی مورد نیاز باشد و رسانیدن اجناس و كالاهای مورد نیاز قسمتها یا خریداران به آنها در حداقل وقت ممكن براساس مدارك و ضوابط قانونی.
كمك انباردار :
كسی است كه علاوه برمهارت كار انبار می تواند از عهده كنترل كالاهای ورودی به انبار، جابجایی و چیدن آنها ، انبار گردانی، دادن اطلاعات به واحد سفارشات و تحویل كالاهای امانی و رعایت اصول و مقررات انبارداری برآید.

جابجایی :
جابجایی عبارت است از؛ فعالیتی كه از زمان ورود كالا به انبار و قرار گرفتن در جای مناسب تا زمان خروج كالا از انبار انجام می شود.

سیستم اطلاعاتی انبار :
منظور از سیستم اطلاعاتی اجرای عملیات مربوط به كالای موجود در انبار و همچنین نظارت بر كنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات برطبق روش منطقی و سیستماتیك می باشد. یا به عبارت دیگر روشی است منطقی كه میتوان كالای مورد نیاز را تهیه و نگهداری نمود.

چیدن كالا
پس از دریافت و تحویل گرفتن كالا یا اجناس و صدور رسید انبار، نیاز به چیدن كالا در جای مناسب طبق اصول و روال خاصی می باشد .این اصول عبارت است از :
• تعیین محل قرار دادن كالا ( انبار، قفسه، طبقه، ردیف)
• چیدن و انبار نمودن كالا
• تهیه كارت شناسی كالا و نصب آن بر روی اجناس
تعیین محل قرار دادن كالا ( انبار – قفسه – طبقه – ردیف )
یكی از راههای بالا بردن راندمان و ایجاد نظم و كاهش هزینه ها و ضایعات و به حداقل رساندن زمان، چیدن صحیح كالا می باشد. به چیدن و نگهداری كالا در انبار در یك محل خاص صفافی گفته می شود. یكی از متداولترین شیوه های نگهداری، روش كدبندی كردن محل ، قفسه ، راهرو و طبقات است؛ كه در مؤسسات بزرگ به خود انبار تعلق گرفته می شود.
بهترین عوامل قرار گرفتن كالا در انبار
 میزان تقاضا یا مصرف كالا
 محل و موقعیت و شكل ظاهری و نوع ساختمان انبار
 وجه تشابه
 امكانات و تجهیزات انبار
 خصوصیات فیزیكی
 خصوصیات كیفی كالا
میزان تقاضا یا مصرف كالا :
منظور از مصرف یا میزان ارسال كالامی باشد، كه به طور كلی می توان به سه دسته پر مصرف، متوسط مصرف و كم مصرف تقسیم نمود. كه بهتر است كالای پر مصرف نسبت به دو نوع دیگر در دسترس باشد.
محل، موقعیت، شكل ظاهری و نوع ساختمان انبار :
هنگام قراردادن كالا در انبار باید به محل و موقعیت ساختمان انبار، ظرفیت مفید و قابل استفاده، وجود ستونهای داخل انبار، درب های ورودی و خروجی انبار، تهویه و نورگیری و شكل ظاهری انبار، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و غیره توجه نمود .
وجه تشابه :
یكی دیگر از عوامل، تشابه یا تشابه مصرف كالا می باشد. مثلاً اجزاء موتور در یك قسمت و اجزاء روشنایی در قسمت دیگر كه دراین تشابه مصرف را می رساند، و یا آچارها در یك قسمت و لوله ها در قسمت دیگر كه این خود تشابه كالاها را می رساند. لذا قرار گرفتن اقلام مشابه وهم مصرف در كنار هم باعث كوتاهی مسافت، كاهش خستگی، تسهیل در دسترسی به موقع و فراهم سازی كالا در پاسخگویی به درخواستها می گردد.
امكانات و تجهیزات انبار :
یكی دیگر از عواملی كه در تعیین محل قرار دادن كالا مؤثر است، امكانات و تجهیزات موجود در انبار می باشد. این تجهیزات شامل وسایل حمل و نقل داخل انبار و سایر تجهیزات انبار می باشد.
خصوصیات فیزیكی :
یكی دیگر از عوامل در تعیین محل قرار دادن كالا خصوصیات فیزیكی می باشد.
خصوصیات كیفی كالا :
این خصوصیات شامل كالای فاسد نشدنی، قابل انفجار، سمی بودن و گران قیمت بودن یا نبودن می باشد .
چیدن و انبار نمودن كالا :
برای چیدن كالا در انبار باید به نكاتی توجه كرد كه عبارتند از :
الف: در چیدن كالا در انبار حتی الامكان اجناس را نباید پخش چید، بلكه بیشتر از ارتفاع بجای سطح استفاده كرد. آن هم به وسیله قفسه بندی یا با استفاده از پالت، كالاها را تا حد مجاز استفاده از ارتفاع یعنی رعایت حداقل فاصله 6 سانتی متری از سقف بر روی هم قرار داد.
ب: بعضی از اقلام مانند قطعات فلزی را می توان بدون صدمه دیدن در محیط آزاد انباركرد.
ج: طول وعرض قفسها باید متناسب با اندازه اجناس باشد.
د: انبار كردن قفسه ها باید متناسب با وسایل جابجایی و حمل و نقل درنظر گرفته شود. برای مثال، برای انبارهایی كه فقط قفسه دارند و هیچ گونه تجهیزات حمل و نقل استفاده نمی شود، فاصله آنها باید به اندازه دونفر كه به راحتی عبور كنند باشند.
ه: بعضی از اجناس مصرف فعلی دارند مانند ضدیخ كه بعد از زمستان باید آن را جابجا نمود تا استفاده بیشتری از فضای انبار شود.
و: در خصوص كالاهایی كه باید پیمانه، وزن و یا متر شوند حتی الامكان باید در نزدیك محل اندازه گیری باشند.
عوامل مؤثر در انتخاب محل انبار
با توجه به اهمیت انبارها، برای ساختن یك انبار مناسب عوامل زیر را باید در نظر گرفت :
– برآورد ظرفیت یك انبار
– در نظر گرفتن نقطه مبدأ و مقصد
– محدودیتهای زمین و عوامل جانبی آن
– محدودیتهای قانونی و مسائل جانبی
– حفاظت وایمنی
عوامل تخریب كالا
عوامل تخریب كالا بسته به نوع كالا و شرایط نگهداری آن متفاوت می باشد و شركتهای تولید كننده به مرور زمان و با كسب تجربه راهكارهای گوناگون برای جلوگیری از خرابی كالا و یا جنس تولید شده خود در انبارها و یا موقع بارگیری و حمل و نقل آن پیدا كرده اند .
عوامل تخریب كالا
1- عوامل فیزیكی
2- عوامل شیمیایی
3- عوامل بیولوژیكی
4- عوامل مكانیكی .
در شركتهای سهامی آب و فاضلاب بیشترین نوع عامل تخریب از نوع عوامل فیزیكی می باشد .
عوامل فیزیكی مانند :
زلزله : زلزله یك عامل تخریبی است و برای جلوگیری از آن باید ساختمان انبار قدرت و مقاومت زلزله را داشته باشد بنابراین در موقع ساختن بنای انبار باید پیش بینی لازم شود.
سیل : سیل نیز از عوامل دیگر تخریب است و برای جلوگیری از آن نباید انبار را در مسیر سیل ساخت .
دزدی : دزدی نیز از عوامل دیگر تخریب است برای كاهش این خطر باید از ورود افراد متفرقه به داخل انبار جلوگیری كرده و پنجره ها و دربها را نرده كشی و مجهز به دزدگیر نمائیم. حتی الامكان انبار در محلهای عبور و مرور و در كنار خیابان ساخته نشود و به طور كلی در ساخت انبار امنیت آن در نظر گرفته شود
آتش سوزی : آتش سوزی نیز خود یكی دیگر از عوامل تخریب است و برای جلوگیری از آن باید به پرسنل انبار آموزشهای لازم را درباره اطفای حریق بدهیم ودر موقع بروز آن هرچه سریعتر به آتش نشانی اطلاع داده و در محوطه انبار كپسولهای آتش نشانی، آب، تابلوهای هشدار دهنده و… مهیا باشد .
انواع وسایل حمل و نقل :
1-چرخ دستی : چرخ دستی ها وسایلی هستند كه به وسیله فرد در حالت ایستاده حركت داده می شوند. این وسایل می توانند با نیروی محركه یا بدون آن باشد. نیروی محركه چرخهای دستی معمولاً به وسیله انرژی الكتریكی تأمین می شود و هدایت آنها به وسیله فرد صورت می گیرد. چرخهای دستی در انواع متنوعی ساخته شده اند كه برحسب نیاز نوع مناسب آن انتخاب و مورد استفاده قرار می گیرد. از این وسایل برای حمل بارهای كم و در مسافتهای كوتاه استفاده میشود. در انتخاب این وسایل برای داخل انبار باید به ابعاد چرخ دستی و عر ض راهرو های بین قفسه های انبار دقت نمود .
انواع چرخ دستی عبارتنداز :
– چرخ دستی افقی ( ساده )
– چرخ دستی چند طبقه
– چرخ دستی جمع آوری سفارشات
– چرخ دستی مایل
مكان ساخت انبار
امروزه متخصصین و طراحان با كسب تجربه و اطلاعاتی كه در طی سالها كار و تلاش از طراحان گذشته بدست آمده و با سرعتی كه علوم امروز از لحاظ معماری و شهر سازی و امور ساختمانی پیشرفت كرده، دیگر برای ساختن مكانی برای استقرار كالا كه به آن انبار می گویند دچار هیچ مشكلی نمی شوند و انبارها را به بهترین شكل ممكن و در بهترین مكان طراحی كرده و شروع به ساخت ساختمان آن می كنند. حال برای آشنایی بیشتر با شرایط محیطی آن، چند نكته ساده و در عین حال مهم را برای شما توضیح خواهیم داد .
انبارها عموماً به دو گروه مختلف تقسیم می شوند :
1) انبارهای مركزی
2) انبارهای فرعی
كارشناسان با توجه به نوع و شرایط تولید و حجم جنس تولید شده، محل استقرار انبار را، كه تا حد امكان باید به محل دریافت و ارسال كالا نزدیك باشد، انتخاب می كنند. با این روش در هزینه نقل و انتقال صرفه جویی شده و در عوض سرعت كار بالا رفته و به میزان قابل توجهی در سود دهی تولید تأثیر دارد و این در مورد ساخت هر دو گونه انبار چه مركزی و چه فرعی رعایت می شود.
پس از خرید كالا، نوبت به مرحله ورود كالا به انبار شركت می باشد. بدین صورت كه فروشنده ضمن ارسال كالا، نسبت به ارسال فرمی بنام ( صورت حساب ) كه شامل مشخصات كالای فرستاده شده، تعداد یا مقدار آن، قیمت واحد و قیمت كل آن می باشد، مبادرت می نماید و با ورود كالا به انبار مؤسسه و تحویل آن به انباردار نسبت به صدور ( برگ رسید كالا به انبار ) اقدام می شود كه شامل فاكتور یا صورتحساب، فروشنده، وسیله حمل، شرح كافی تعداد یا مقدار آن، واحد، وزن، ارزش واحد و قیمت كل آن می باشد.
مزایا و معایب سیستم
– شناسایی و دسترسی بهتر و راحت تر به موجودی انبار، مخصوصاً در مؤسسات با حجم موجودیهای زیاد و متنوع .
– دادن اطلاعات دقیق و صحیح به مدیریت و سایر بخشهای مؤسسه .
– سیستم با داشتن اهداف از پیش تعیین شده خود می تواند اطلاعاتی كافی به افراد تازه وارد بدهد .
– اطمینان خاطر برای مدیران و مسؤلین بخشها در برابر سیستم منظم كه متكی بر اطلاعات صحیح و كافی است .
– كنترل دقیق سیستم از طریق كنترل موجودیهای انبار و بررسی اشكالات آن .
– كاهش هزینه های مصرف بدون مواد و تأثیر روحی مثبت به علت وجود نظم و آگاهی مسؤلین از میزان دقیق موجودیها .
معایب نداشتن سیستم انباداری
– ممكن است كمبود فضا در انبار بوجود آید زیرا كالاها خوب چیده نشده و یا قبلاً پیش بینی نشده است.
– عدم نظم باعث جابه جایی اضافی و اتلاف وقت پرسنل انبار و در كل صدمه دیدن كالا می شود.
– اتلاف وقت در مواقع انبار گردانی به علت نامرتب بودن انبار
– عدم توجه به وسایل ایمنی و نحوه استقرار كالا و حمل نقل می تواند موجب بروز خسارت جانی و مادی برای موسسه می شود.
انبارها در موسسات تولیدی با توجه به تولید و دامنه فعالیت كارخانه ، به دو نوع مركزی ( اصلی ) و فرعی تقسیم می شوند . در كارخانه های بزرگ تولیدی به علت حجم زیاد تولید، ساختمان انبار مركزی را نمی توان نزدیك كلیه واحدهای تولیدی احداث نمود. لذا در هر واحد تولیدی انبار فرعی ایجاد می گردد و انبار مركزی هر چند وقت یك بار، مواد مورد نیاز واحدهای مختلف تولیدی را به انبار همان واحد ارسال می نماید. در این صورت، برای اداره انبارهای فرعی، به كمك انبارداری نیاز است كه مسؤلیت اداره این انبارها را زیر نظر انباردار به عهده بگیرند
مدارك كالا در انبار
مداركی است كه در هنگام ورود كالا به انبار باید صادر شود تا انباردار رسیدن جنس را به انبار تأیید كن . این مدارك قابل استفاده در قسمتهای دیگری از جمله : حسابداری، كامپیوتر مركزی، ـ كاردكس مركزی، دایره خرید و … می باشد .
این مدارك عبارتند از : در خواست كالا، در خواست خرید، رسید انبار ( قبض انبار ) كه بعداً به توضیح آنها می پردازیم .
اهمیت و سازمان انبارها:
سازمان انبارها :
نظر به این كه قسمت عمده ای از منابع نقدی شركتهای تولیدی، به مصرف سرمایه گذاری برای موجودیهای مواد می رسد، اگر از روشهای انبارداری مطمئن و منظمی استفاده نشود، زیانهای جبران ناپذیری ببار خواهد آمد. به عنوان مثال، نداشتن موجودی مواد به حد كافی، موجب وقفه های زیان آوری در تولید می شود و با خریدهای فوری برای جلوگیری از این وقفه ها نیز هزینه های تولید افزایش می یابد. اگر مواد بیش از حد مطلوب خریداری شده باشد، باعث ركود سرمایه و افزایش هزینه های انبارداری و نابابی مواد می شود. روش انبارداری باید طوری طراحی گردد كه از حیف و میل، فاسد شدن و افت نا مناسب مواد جلوگیری شود و نقل و انتقال، جابه جایی، حفظ و حراست موجودی مواد به طور مطلوب صورت گیرد .
اهمیت انبار :
هدف از ایجاد انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش های خصوصی تأمین، نگهداری و در دسترس قرار دادن سری وسایل مورد نیاز آنها می باشد. بطوریكه اگر مواد و لوازم مورد نیاز به موقع تهیه و در دسترس واحد مصرف كننده قرارداده نشود، در گردش كار و فعالیتهای آن مؤسسه ایجاد می گردد .
ساختمان انبارها ترجیحاً باید نزدیك به محل تولید باشد. تا انتقال مواد، مخصوصاً مواد سنگین و پر حجم به واحدهای تولیدی، به آسانی صورت گرفت، هزینه آن نیز به حداقل كاهش یابد .
انواع انبارها :
از نظر نوع كالایی كه در آن نگهداری می شود :
الف) انبار كالاهای معمولی كه در شركت سهامی آب و فاضلاب از این نوع انبار استفاده می شود، به انبارهایی اطلاق می شود كه نگهداری اقلام آن شرایط و تجهیزات مخصوص را نمی خواهد. اقلام در این انبار به شكل جامد كانتینر شده، بسته ها و كارتن ها می باشند.
ب) انبار مواد قابل انفجار
ج) انبار كالاهای فاسد شونده
د) انبار مواد فله ای
ه) انبار مواد شیمیایی
انواع انبار از نظر ساختمان
انبارها از نظر ساختمان به سه دسته تقسیم می شوند :
الف) ساختمان كامل پوشیده
ب) ساختمان سرپوشیده بدون دیوار
ج ) انبار محوطه باز یا بارانداز كه در شركت سهامی آب و فاضلاب از انبار ساختمان كاملاً پوشیده استفاده می شود.
لازم به ذكر است كه انبارهای كاملاً پوشیده به انبارهایی كه دارای سقف ، دیوار و درب می باشند اطلاق می شود وبرای ساختمان این گونه انبارها می توان از مصالح ساختمانی مختلف استفاده نمود و در این گونه انبارها اقلامی نگهداری میشود كه حفاظت آنها از باد، باران، آفتاب، سرقت و… ضرورری است.
انبارداری و انبارش کالا (Warehousing and Storage):
به عملیات دریافت، تخلیه، بارگیری و نگهداری کالاهای مورد نیاز افراد و سازمان در مکان هایی با شرایط مناسب، صحیح و تحویل به موقع آنها به مصرف کننده، اطلاق می شود، انبارداری شامل سیستم‌های قرار گرفتن جنس در انبار و ایجاد روش‌ها و اعمال مدیریت کنترل موثر از زمان ورود تا لحظه تحویل است.
به عبارت دیگر انبارداری عبارت است، از دریافت جنس یا کالا از خارج یا داخل سازمان و نگهداری آن طبق نظم و اصولی که متضمن سهولت در تحویل دادن (صدور) و تحویل گرفتن (ورود) باشد.
انواع موجودی کالا:
اقلام مواد اولیه مستقیم بر مصرف تولید (Raw Materials): شامل انواع مواد اولیه یا خام مصرفی بکارگیری جهت تولید محصول یا کالای دیگر می باشد.
اقلام مصرفی غیر مستقیم تولید: شامل روانکارها، قطعات تند مصرف ماشین آلات، قطعات یدکی ماشین آلات (Spare Parts)، ابزارهای مرتبط با ماشین آلات و… که در روند تولید یا پشتیبانی تولید استفاده می شود.
محصول نهایی (Finished Goods): کالایی که مطابق سفارش مشتری یا بازار فروش، کلیه مراحل تولید و ساخت را طی کرده و تأییدیه های لازم کیفیت را دریافت کرده و آماده فروش و عرضه به مشتری باشد، محصول نهایی شناخته می شود.
ملزومات (Supplies): لوازم خدماتی، ساختمانی، بهداشتی، رفاهی، اداری را ملزومات گویند.
قطعات نیمه ساخته (Goods In Process) Work In Process: کلیه قطعات میانی تولید شده (یک یا چند مرحله تولید انجام شده باشد) که پس از مونتاژ یا عملیات تکمیلی محصول نهایی را تشکیل می دهند.
کالای امانی: کلیه کالاهایی که به صورت امانت در اختیار تحویل گیرنده یا سازمان قرارگرفته و انتظار می رود تا پس از طی اقدامات مربوطه به سازمان یا تحویل دهنده عودت داده شود.
کالا یا محصول نامنطبق: به هر قطعه یا محصولی که در هر یک از مراحل تولید مشخص شود، که مطابق با خواسته های سیستم کیفیت یا بازار فروش نباشد یا مستهلک و غیر قابل تولید باشد اطلاق می گردد، که این کالاها بعد از تعیین تکلیف شدن، ترمیم و به چرخه تولید بر می گردد یا غیر قابل ترمیم وضایعات شناخته می شوند.
کالای تجاری خریداری شده جهت فروش: این سری از کالاها شامل اجناسی هستند که توسط سازمان خریداری شده و بدون هیچ گونه تغییری در آنها برای فروش عرضه می گردد.
ضایعات یا اقلام اسقاطی: هر گونه کالا یا محصول نامنطبق که قابل تعمیر یا ترمیم نباشد و جهت صدور برای بازیافت یا فروش در انبار نگهداری می شود.
دارایی ثابت: کالاهایی هستند که سازمان آنها را نگه میدارد تا فرایند تولید کالاهای دیگر (ماننده: ماشین آلات تولیدی، زمین، ساختمان و…) یا ارائه خدمات به سازمان یا مشتریان (مثل رایانه، میز، کمد اداری و…) تسهیل گردد (مصرف نمی شوند).
در انبار قبل از هر کاری باید کالاها شناسایی شده و با توجه به تعاریف فوق هنگام تعریف هر کالا نوع آن که می تواند یکی از موارد زیر باشد مشخص می شود:
مواد خام – کالای نیمه ساخته – کالای ساخته شده – دارایی ثابت – کالای تجاری – کالای مصرفی – ضایعات.
موجودی کالا عبارت است از: دارائی های شهودی یا بعبارتی دیگر ذخیره ای از مواد و کالاست که برای مدت زمانی مشخص به صورت ثابت نگهداری می شود، کالاهای نامشهود جزء موجودی نمی باشد.
مدیریت موجودی: موادی که باید انبار گردند و مقدار هر یک از مواد.
دلایل نگهداری موجودیها و انبار کردن آنها:
– امکان دسترسی به موقع به مواد و کالای مورد نیاز.
– تعیین بهترین الگوی سفارش دهی و بهترین مقدار موجودی.
– استفاده از تخفیفهای کلی در خرید عمده از تامین کننده کالا.
– عدم توقف عملیات تولید و زیان ناشی از آن، در صورت خرید یا تولید نشدن پیش از موعد مصرف کالا.
– کاهش آثار ناشی از نوسانات قیمتها در تامین مواد و کالا.
– جلوگیری از افزایش دفعات و مراحل خرید مواد و کالا و هزینه های سفارش آن (کاهش دفعات خرید باعث کاهش هزینه سفارش می شود).
– امکان برنامه ریزی دقیق تولید بر اساس موجودی های انبار.
– مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت، صدمه، ‌ضایعه و طبقه بندی یا قفسه بندی صحیح اقلام.
– جوابگویی مطمئن به تغییرات احتمالی در افزایشتقاضایمصرف.
قابلیت ها و مهارت های انباردار:
– آشنایی کامل با عملیات دریافت، جابجایی، انبارش، تحویل کالا.
– آشنایی کامل به اصول انبارداری، کدگذاری کالا، آشنایی به انواع سندهای انبار.
– تسلط و آشنایی کامل با مواد اولیه، قطعات، محصولات نیمه ساخته، تمام شده و ضایعات.
– توانایی کار با رایانه و سیستم نرم افزاری انبار.
– آشنایی با سیستم گردش موجودی FIFO و LIFO.
– آشنایی با مشخصات جابجایی، انبارش و Layout انبارها.
– آشنایی با مباحث لجستیکی مرتبط با انبار.
– آشنایی با اصول ایمنی در انبارها.
– آشنایی با اصول ساماندهی و آراستگی محیط کار (5S).
– آشنایی با روش های کنترل موجودی (حداقل موجودی، حداکثر موجودی، نقطه سفارش، میزان بهینه سفارش و…).
– آشنایی با تعریف فروشندگان و تولیدکنندگان کالا، کارپردازان، واحدهای درخواست کننده کالا (مراکز هزینه)، افراد تحویل گیرنده کالا.
وظایف عمومی مدیریت انبار (Warehousing Management):
– توصیه و پیشنهاد روش های انبارداری و اصلاح روش های موجود.
– اقتصادی کردن عملیات انبار و انبارداری.
– برنامه ریزی و کنترل موجودی های کالا در انبار.
– نظارت بر انجام عملیات انبارداری و تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل کالا.
– مشخص نمودن دستور العمل بازرسی، بازبینی و بازنگری موجودیهای کالا در انبار و حفاظت انبارها.
– ایجاد هماهنگی و برقراری ارتباط اصولی و روشمند با سایر واحدها.
– اداره کارکنان و سازماندهی انبار.
– نظارت بر اجرای صحیح محلیابی و جانمایی اقلام انبار و تجهیزات انبار.
– سرویسدهی و خدماترسانی و همکاری با سایر واحدها.
– سر و سامان دادن وضعیت انبارها و حل و فصل مسائل مربوط به اداره انبارها.
– هدفمند نمودن روش طبقهبندی موجودیهای کالا و نحوه چیدن، قرار دادن، جابجایی و حمل آنها در انبار.
اهداف برنامه‌ریزی مدیریت انبار
– کاهش هزینههای انبار و نگهداری کالا، انجام فعایت های ضروری به صورت کارا.
– ارائه اطلاعات صحیح و دقیق به سایر بخش ها.
– حفظ و نگهداری مناسب کلیه اقلام در انبارها.
– کاهش هر گونه ضایعات و صدمات و آسیب رساندن به کالاهای موجود در انبار.
– ارائه خدمات موثر و جلب همکاری و رضایت سایر بخشها و کارکنان.
– کاهش میزان سرمایهگذاریها و پایین نگه داشتن حجم سرمایهگذاریها در انبار.
– سرعت بخشیدن به امور جاری و عملیاتی انبار.
– بکارگیری و آموزش کارکنان انبار با مهارتهای انبار.
– ارائه بهینه خدمات و برقراری ارتباط منطقی روشمند با کلیه قسمتها.
– تعداد انبارهایی که باید ساخته شوند و بهترین اندازه هر انبار.
– خدمت دهی بالا به مشتری.
هزینه های انبارداری:
هزینه های انبارداری را در دو بخش می توان بررسی کرد:
1 – در بخش پروژه ساخت و پیاده سازی انبار: شامل هزینه های طراحی، ساخت، استقرار فضا و ساختمان انبار، هزینه تجهیز و خرید وسایل حمل بار، پیاده سازی سیستم انبار، خرید نرم افزار و سخت افزار مورد نیاز، هزینه های قفسه بندی و محدوده بندی، هزینه های ایمنی و انرژی انبار.
2 – هزینه های عملکردی: شامل فقدان برنامه برای مدیریت انبار، عملکرد نامناسب مدیریت انبار، عدم پیاده سازی سیستم کنترل موجودی و سفارشات مناسب، هزینه ناشی از فقدان برنامه خرید، فقدان سیستم حمل و نقل مناسب، فقدان کنترل کیفی و کمی اقلام ورودی به انبار، فقدان سیستم مناسب توزیع.
عوامل موثر در چیدمان و انبارش کالا در انبار:
– محل و موقعیت و شکلظاهری و نوع ساختمان انبار و محل درب های ورودی و خروجی.
– امکانات و تجهیزات انبار، وسائل حمل و نقل داخل انبار.
– خصوصیات فیزیکی کالا شامل وزن و سنگینی، نوع بسته بندی، به عنوان مثال: اجسام نگینتر را در کف انبار یا قفسه چیده و اجسام سبکتر را در قفسه های بالاتر قرار می دهند، کالاهایی که دارای بسته بندی مناسب بوده و دارای شرایط پذیرش انبارش روی هم را داشته باشند روی هم قرار گرفته و فضای کمتری را اشغال می کنند.
– خصوصیات کیفی کالا شامل مدت فساد، سریع الاشتعال بودن، قابل انفجار و سمی بودن.
– میزان تقاضا و مراجعه به کالا، به عنوان مثال محل قرارگیری کالاهای پر گردش باید طوری باشد تا در زمان تحویل گرفتن یا تحویل دادن به کمترین جابجایی ها نیاز باشد.
– تشابه کاربردی و ذاتی، مراحل انجام کار و هم گروهی، همه اقلام هم خانواده را که به نوعی با یکدیگر مرتبط هستند در مکانهای مشترک و حتی المقدور نزدیک به هم قرار می گیرد.
– تجزیه و تحلیل وگروه بندیABC (مراجعه شود به بخش برخی مباحث مدیریت انبار).
– اندازه ابعاد کالا: برای تعیین فضای هر نوع کالا باید ابتدا به حجم و اندازه آن به دقت توجه کرد تا در فضا،وقت و هزینه حمل صرفه جویی شود.
فعالیت های اصلی در انبار عبارتند از :
1. دریافت
2. جابجایی
3. نگهداری
4. تحویل.
عوامل موثر در انتخاب بهترین اندازه انبار:
– تعداد محصولات.
– نوع تقاضا برای هر محصول، مقدار تغییرات، میانگین سفارش.
– شاخصه های فیزیکی محصولات بخصوص اندازه و وزن.
– شرایط انبارش خاص نظیر کنترل دما، بسته بندی و… .
– سطح هدف برای خدمت دهی به مشتری.
– زمان های انتظار تامین مواد و زمان انتظار تعهد شده به مشتریان.
– اقتصادی بودن مقیاس.
– انواع تجهیزات جابجایی مواد، جانمایی انبار.
انبار از لحاظ فرم ساختمانی:
– انبارهای کاملا پوشیده: مکانی که از تمام اطراف بسته باشد و دارای سقف، درب و ایمنی کامل می باشد.
– انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز یا با فنس محصور است، این نوع انبارها کالاها را از باران و آفتاب حفظ می کند.
– انبار در محوطه های باز: ‌این انبار به صورت محوطه ای بوده و با سیم خاردار یا فنس و بلوک حفاظت می شود و جهت نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.
محل انبار می بایست تحت کنترل باشد معمولا از انبارهای دور باز جهت نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین استفاده می شود به طوری که جابجایی کالا در آن نمی تواند از دید انباردار پنهان بماند، قطعات کوچک، سبک در انبارهای کاملا پوشیده نگهداری می شوند.
انواع انبار براساس نوع انبارش:
1. انبار مواد اولیه: کلیه مواد اولیه مندرج در لیست مواد اولیه (BOM) که جهت تولید محصول استفاده می گردد در این انبار ذخیره می شود.
2. انبار محصول نهایی: کلیه محصولات تولید شده آماده عرضه به مشتری و بازار.
3. انبار ضایعات: محل قرار گیری ضایعات بدون بازگشت تولید، جهت بازیافت یا فروش نگهداری می شود.
4. انبار قطعات و ملزومات: کلیه ابزارآلات تولید و ساخت، قطعات یدکی ماشین آلات، اقلام مصرفی غیر مستقیم تولید، تجهیزات رایانه ای و اداری، لوازم خدماتی، محوطه سازی، بهداشتی و رفاهی، کالاهای تجاری در این انبار ذخیره می گردد.
5. انبار نیمه ساخته: مکانی جهت نگهداری قطعات حین تولید، قطعاتی که از شکل مواد اولیه خارج شده و یک یا چند مرحله تولید یا مونتاژ روی آن انجام گرفته باشد ولی هنوز به محصول کامل در نیامده باشند.
6. انبار کالای امانی: کالایی در این انبار نگهداری می شود که به صورت امانت در اختیار سازمان باشد و در آینده به امانت دهنده عودت داده می شود.
انواع سند های اصلی انبار:
در زیر به شرح چند نمونه از اسناد مهم انبار پرداخته و اطلاعات تکمیلی و نحوه استفاده از آنها در روش اجرایی انبار و روش اجرایی خرید در ادامه مبحث توضیح داده شده است.
رسید موقت انبار:
فرمی است موقت و ارزش آن تا صدور رسید قطعی انبار است و زمانی از آن استفاده می شود که نیاز به انجام پروسه هایی برای امکان صدور رسید قطعی لازم باشد، عموماً رسید موقت انبار جهت کنترل اقلام از نظر مقداری و کیفی قبل از رسید دائم صادر می شود، این فرم از نظر حسابداری مبنای عملیات نمی باشد.
هرگاه کالایی وارد انبار می شود ابتدا رسید موقت شده بعد از انجام کنترل های لازم رسید قطعی و دائم صادر می شود.
رسید انبار:
از مهم ترین اسناد رایج انبار است و به آن رسید دائم هم می گویند، انبار به محض این که کالایی تحویل گرفت، اقدام به تکمیل و صدور رسید انبار بعد از رسید موقت و کنترل های لازم می نماید. این رسید به منزله تایید نهایی تحویل کالا تلقی می شود.
برگ درخواست کالا از انبار:
برای این که هر واحدی اعم از واحدهای تولیدی و غیر تولیدی اجناس مورد نیاز خود را از انبار دریافت کند، بوسیله ی تکمیل فرم درخواست کالا تقاضای خود را به اطلاع انبار می رساند، فرم در خواست کالا از انبار تکمیل و به امضای واحد متقاضی رسیده و توسط مدیر مربوطه تائید و برای تحویل گرفتن اجناس مورد نیاز به انبار مربوطه مراجعه می شود.
انبادار بر حسب موجودی و مشخصات اجناس یا کالای مورد تقاضا و صحت برگ درخواست کالا از انبار چنانچه اجناس یا کالای مورد تقاضا موجود باشد اقدام به تحویل کالای درخواستی متقاضی و صدور سند حواله انبار می نماید، در غیر اینصورت در صورت نداشتن موجودی اقدام به تهیه و تنظیم فرم درخواست خرید کالا و ارجاع آن به واحد تدارکات و خرید می نماید.
حواله انبار:
از مهم ترین اسناد رایج دیگر انبار حواله انبار است، انبار بعد از دریافت فرم درخواست کالا از انبار و تحویل هر گونه کالا از انبار به واحدهای متقاضی یا خریداران و خروج کالا از انبار اقدام به صدور سند حواله نموده و این سند به منزله تایید نهایی خروج کالا از انبار می باشد و در حسابداری انبار ریالی و ثبت سند می گردد.

ثبت نام دوره مدیریت انبارداری