وظایف مدیر اداری

وظایف مدیر اداری

تعریف مدیریت اداری

مدیریت اداری، به معنای ایجاد هماهنگی و هدایت امور و خدمات اداری و حمایت و پشتیبانی از آنها در صورت لزوم است. غالبا، مدیران اداری در سازمان های کوچک وظایف محدودی بر عهده داشته اما میتوانند با درایت همه آنها را به صورت بهینه انجام دهند اما طیف این مسئولیت ها در سازمان های بزرگتر پیچیده تر شده و مدیران اداری باید مجموعه استانداردهایی که دراین زمینه وجود دارند را نیز رعایت کنند. 
علاوه براین، این مدیران باید بتوانند، میزان بهره وری و کارایی کارکنان بخش خود را بررسی نموده، نظم جلسات را برقرار کرده و در مورد تجهیزت مورد نیاز اداری سازمان تصمیم بگیرند. همچنین، وظایف مدیران میتواند شامل شیوه های حفظ و ثبت اموال سازمان، اجرای برخی دستوالعمل های خاص، خرید برخی تجهیزات مورد نیاز و بررسی اسناد و صحت آنها باشد. 
سرفصل های این مقاله میتواند  شامل تعریف مدیریت اداری، وظایف مدیر اداری، رشته مدیریت اداری، آموزش مدیریت امور اداری ، دوره مدیریت امور اداری ، مدرک مدیریت امور اداری ، گواهینامه مدیریت امور اداری ، روش های کارمند یابی و سطوح مدیریت باشد. 

وظایف مدیر اداری

مدیر اداری یک سازمان، مسئول انجام بسیاری از خدمات است که علی رغم ساده بودن اما مهم و کلیدی بوده و میتواند بر کارکرد و نتایج سالیانه عملکرد سازمان تاثیر شگفت انگیزی داشته باشد. از این رو، این وظایف باید به درستی و با دقت توسط مدیران ارشد سازمان تعیین شوند تا آنها از شرح وظایف خود به درستی آگاه باشند.  وظایف مدیران اداری عبارتند از :  
انجام امور مرتبط با بیمه کارکنان ، نیاز به وام و بررسی نحوه کار و عملکردشان در یک بازه زمانی شخص
بررسی استانداردهای موجود درس ازمان و اطمینان از اجرای درست آنها 
مدیریت بر درست و کامل اجرا شدن دستورالعمل های اداری سازمان
بررسی صحت اسناد ارجاع و تحویل شده به بخش اداری
بررسی و تعیین بودجه های مورد نیاز برای انجام قراردادها
کنترل موجودی تجهیزات سازمان و جایگزین کردن آنها در صورت اتمام منابع

رشته مدیریت اداری

امور ادارای ، از مهمترین بخش های یک سازمان محسوب شده که با دیگر بخش ها در ارتباط مستقیم هستند و افرادی که به تحصیل در رشته مدیریت اداری علاقمند هستند باید یا به صورت آکادمیک تحصیل کرده و آموزش مدیریت اداری را پشت سر بگذارند و در این زمینه تجربیات عملی به دست آورند و یا دردوره های آموزشی که موسسات معتبری مانند آموزش مجازی پارس شرکت کرده و گواهینامه مدیریت اموری اداری دریافت کنند. 
قابل ذکر است که دانشجویان د راین رشته، با امور اداری، نحوه برقراری ارتباط با دیگران، اشنایی با هماهنگی سازمان ها، نحوه تشکیل پرونده ، بایگانی مدارک و کدگذاری متفاوت انها، بررسی پرونده های ارجاعی، انواع بودجه بندی و دستورالعمل های موجود در سازمان  اشنایی پیدا کرده و سعی دارند در موقعیت های عملی و واقعی از آنها استفاده کنند. علاوه بر این، فارغ التحصیلان این رشته میتوانند در بخش های خاص یک سازمان مانند بخش های  اداری موسسات و شرکت های دولتی و خصوصی مشغول به کار شده و تجربیاتی به دست آورند. 

آموزش مدیریت امور اداری

مدیریت کردن امور اداری، از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است زیرا گاهی حجم زیادی از کارها به مسئول بخش ارادی واگذار شده و احتمال دارد که از عهده انجام کارها به طور همزمان بر نیاید. اما در صورتی که، مسئول امور اداری آموزش مدیریت اداری را گذرانده و گواهینامه مدیریت امور اداری در یافت کرده باشد، میتواند با صبر و تلاش و تکیه بر آموزش های خود ، همه وظایف را با موفقیت انجام دهد. 
به منظور آموزش شیوه های صحیح مدیریت اموراداری، مرکز آموزش مجازی پارس این افتخار را دارد که دوره آموزشی آموزش مدیریت امور اداری را برای دانش پذیران معرفی و ارایه کند. دوره مدیریت امور اداری به دانش پذیران امکان میدهد تا  اصول و تکنیک های لازم برای انجام درست و سریع و بهینه امور اداری را فرا گرفته و برای استفاده از انها در موقعیت سازمان ها آمادگی پیدا کنند. علاوه براین، این مرکز در پایان دوره، به دانش پذیرانی که حد نصاب نمره را در آزمون آنلاین کسب کنند، مدرک مدیریت امور اداری اعطا میکند. 

روش های کارمند یابی

کارمندها و کارکنان یک سازمان ، نیروی انسانی اصلی یک سازمان محسوب شده و از این جهت، مدیران باید دقت کافی در این زمینه داشته باشند تا بهترین کارکنان با بالاترین کارایی را پیدا کنند. زیرا آنها میتوانند به طور محسوسی موفقیت یک سازمان را رقم زده و زمینه رشد و اراقا آنها را فراهم کنند. از این رو، مدیران باید از شیوه های کارمندیابی تاییده شده و مرسوم برای این امر استفاده کنند که عبارتند از : 
کمک گرفتن از کارکنان برای معرفی کارمندان خوب و کوشا 
انتشار آگهی های متفاوت تلویزیونی و رادیویی
 انتشار آگهی های متنوع در روزنامه ها و تابلو های اعلانات
استفاده از روش های جدید و غیر متعارف

سطوح مدیریت

اصولا، مدیران باید بتوانند مسئولیت هایی را انجام دهند که دیگران قادر به انجام انها نیستند و البته این شرح وظایف برای مدیران حوزه های مختلف متفاوت بوده و با توجه به هدف و دیدگاه مدیران نیز به نحو متفاوتی اجرا میشوند. علاوه بر این، یکز از عواملی که میتواند حیطه مسئولیت های مدیران را به صورت خاص تعیین کند، سطوح مدیریت هستند که با توجه به سازمان و اهداف انتخابی آن در هر سازمانی خاص و منحصر به فرد است.
از این جهت، سطوح مدیریت در سازمانها عبارتند از : 
مدیران سطح بالا که شامل هیات مدیره و مدیر عاملان میشود. این مدیران بر روی توانایی ها و مهارت های اصلی کارکنان تمرکز کرده و اجرای کارهای مختلف را به آنها واگذار میکنند. علاوه بر این، مسئولیت تعیین خط مشی های سازمان نیز بر عهده این مدیران است و آنها برای انجام مسئولیت ها و وظایف کارکنان موعد نهایی مشخصی را تعیین نمایند.
مدیران سطح متوسط که، مدیرانی مانند مدیران فروش، بازاریابی و تولید و .. را در بر میگیرد. در واقع این مدیران، باید زمینه تحقق اهداف سازمان را فراهم نموده و با تامین منابع مورد نیاز سازمان ، برای اجرای دستورات مدیران تلاش کنند. علاوه بر این، این مدیران باید بتوانند تقاضا و خواست کارکنان را برای اجرای اهداف مدران رده بالا برآورده کنند. 
مدیران سطح پایین، با عنوان مدیران عملیاتی نیز شناخته شده و افرادی مانند سرکارگرها، ناظران و کارگران را شامل میشود. اگر چه این مدیران در مقایسه با دو رده قبلی از اهمیت کمتری برخوردار هستند اما در واقع، این دقت عملکرد این کارکنان است که میتواند به طور مستقیم بر نتیجه نهایی عملکرد سازمان تاثیر بگذارد. علاوه بر این، کارکنان میتوانند سهم عمده ای در دستیابی به اهداف داشته باشند.