نکات مهم در خصوص مدیریت پروژه

فهرست مطالب

• مدیریت پروژه چیست؟
• ده فاکتور مهم در موفقیت مدیریت پروژه
• اصول اساسی در مدیریت پروژه

نکات مهم در خصوص مدیریت پروژه

مفهوم پروژه و مدیریت پروژه در تمامی‌سازمان‌ها و کسب و کارهای کوچک و بزرگ اهمیت خاصی دارد. هر سازمانی ممکن است چندین پروژه مختلف را مدیریت کند تا به اهداف مورد انتظار خود دست پیدا کند. در چند سال اخیر ابزارها و تکنیک‌های مختلفی به کمک سازمان‌ها آمده تا بتوانند راه کارهای موثرتری را برای رسیدن به خدمات یا محصولات مورد انتظار دنبال کنند.

اگر به سابقه کارآفرینان موفقی چون دکتر ماکان آریا پارسا نگاهی بیندازید خواهید دید که برای تمام کسب و کارهای جدید راهکارهای صحیح مدیریت پروژه را به آن‌ها آموزش داده است. با این کار ریسک برآورده نشدن اهداف تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه یعنی کنار هم قرار دادن فاکتورهایی از قبیل برنامه ریزی و هدایت پروژه در چارچوب زمان، مدیریت هزینه‌ها، تعیین دقیق کیفیت و ... برای رسیدن به نتیجه مشخص است. در واقع به تلاشی که نتیجه آن تولید محصول، انجام خدمت یا حصول نتیجه ای منحصر به فرد باشد، پروژه می‌گویند؛ اما رسیدن به این اهداف بدون مدیریت امکان پذیر نیست.

ده فاکتور مهم در موفقیت مدیریت پروژه

1. اصول مدیریت پروژه را رعایت کنید. باید مشخص شود چه کاری در چه زمانی و برای چه هدفی باید انجام شود. برنامه ریزی و سازماندهی می‌تواند جزئی از اصول مدیریت باشد.
2.  یک برنامه ایجاد کنید. تیم اجرایی پروژه باید با وظایف و مسئولیت‌های خود آشنا باشند و مدیریت باید زمان تکمیل تمام مسئولیت‌ها را مشخص نماید. با این کار شما می‌توانید زمان دقیق اتمام پروژه را برآورد کنید و اعضا تیم هم تلاش می‌کنند تا برنامه‌های خود متناسب با زمان تعیین شده برنامه ریزی کنند.
3. مایل استون‌ها را مشخص کنید. مایل استون‌ها در واقع نشانه‌هایی هستند که برای پیگیری وضعیت پروژه به کار می‌گیرید. با شناسایی مایل استون‌ها می‌توانید در مسیر برنامه ریزی که کرده اید باقی بمانید. مایل استون تنها نشانه‌هایی برای پایان پروژه نیست و می‌تواند نقاط آن در طول پروژه برای نظارت بر وضعیت پروژه هم استفاده شوند.
4. برنامه ریزی بودجه قبل از شروع پروژه لازم است. با بودجه بندی می‌توانید میزان هزینه‌ها را برآورد کنید و بتوانید برای تامین ان اقدامات لازم را انجام دهید. ارزیابی هزینه‌ها قبل از شروع باعث آسان‌تر شدن فرآیند پروژه می‌شود و همچنین محصولاتی که هزینه‌های بیشتر یا کمتری لازم دارند تعیین می‌شوند.
5. استراتژی‌هایی که می‌خواهید در مقابل ریسک‌های بالقوه به کار بگیرید را مشخص کنید. معمولا شما در طول پروژه با بحران‌ها و ریسک‌های متعددی مواجه می‌شوید که برای مدیریت صحیح لازم است از تجربیات خود یا کارآفرینان موفق استفاده کنید. اینجاست که نقش یک مشاور کارآفرین پررنگ تر می‌شود. دکتر ماکان آریا پارسا یک برنامه اصولی برای مقابله با ریسک‌های احتمالی را در اختیار افراد قرار می‌دهد تا بتوانند این مراحل را بدون هیچ دغدغه ای به پایان برسانند.
6. پروژه باید توسط یک تیم قوی وارد مرحله اجرا شود. وظایف به اهداف کوچکتر تقسیم می‌شوند. بهتر است برای بهبود روند پروژه با هر پیشرفت با اعضای تیم ارتباط برقرار کنید و موانع موجود را با هم فکری اعضا کنار بزنید.
7. هر عنصری که در پروژه وجود دارد به صورت صحیح و دقیق پیگیری شود. بیشتر پروژه‌های شکست خورده حاصل عدم پیگیری بوده‌اند و پروژه از مسیر برنامه ریزی شده خارج شده است. بهتر است فاکتورهای خارج شده از برنامه یادداشت شوند تا در پروژه‌های بعدی تکرار نشوند.
8. ریسک‌های احتمالی را در ابتدای پروژه شناسایی کنید. برنامه‌هایی برای مدیریت منظم آن‌ها در طول پروژه طرح ریزی کنید.
9. با عوامل پروژه ارتباط فعال و مداوم داشته باشید. هم از وضعیت پروژه و هم از شکست‌ها و پیشرفت‌ها آگاه شوید.
10. پروژه را با تمرکز پیش ببرید. عواملی که باعث بر هم خوردن تمرکزتان می‌شود را حذف کنید.

اصول اساسی در مدیریت پروژه

اصول مدیریت پروژه در برگیرنده ی موارد زیادی است که برای موفقیت لازم است که در فرآیند اجرا و قبل از اجرای پروژه رعایت شوند.

تعیین ساختار پروژه

وقتی بدون ساختار از پیش تعیین شده پیش بروید قطعا با شکست مواجه می‌شوید. برای تعیین ساختار ابتدا هدف را تعیین کنید سپس یک جدول زمانی مشخص تعیین کنید و در آخر برای تکمیل ساختار نقاط عطف پروژه را تعیین کنید.

تعریف محصولات یا خدمات پروژه

اینکه تمام تلاش شما از پروژه رسیدن به چیست؟ آیا قصد ارائه یک محصول یا خدمتی را دارید؟ وقتی مشخص نمودید که هدف نهایی شما از پروژه چیست، می‌توانید بعدهای بعدی را در نظر بگیرید. اینکه برای رسیدن به محصول یا خدمات به چه چیزی نیاز دارید؟

• چقدر هزینه تا انتهای پروژه نیاز دارید؟
• چه مدت زمان طول می‌کشد تا پروژه به اتمام برسد؟

تمام این سوالات نیازهای اساسی پروژه هستند و برای تعریف محصول باید حتما تعیین شوند.

سخن پایانی

مدیریت پروژه راهی است که به حصول نتیجه موثر و مفید می‌انجامد. هر مدیریتی نیازمند رعایت یکسری نکات و اصول است تا بتوان به نتیجه ای که انتظار داریم برسیم. تجربه و دانش بالا در مدیریت کردن پروژه‌های مختلف از درجه اهمیت بالایی برخوردار است. اگر در شروع راه هستید و نمی‌دانید چه تکنیک‌های در مدیریت پروژه موثر هستند بهتر است از مشاوره دکتر ماکان آریا پارسا در این زمینه بهره ببرید.

سوالات متداول

1. آیا مدیریت پروژه برای کسب و کارهای کوچک مناسب است؟

شاید از نظر شما مدیریت پروژه تنها برای سازمان‌ها و کسب و کارهای بزرگ است و اگر کسب و کار نوپا و کوچکی دارید نیازی به مدیریت نخواهید داشت؛ اما این خلاف اصول مدیریتی است. چون تمام پروژه‌های کوچک و بزرگ زمانی به ثمر می‌نشینند که توسط یک مدیریت قوی پشتیبانی شوند.

دکتر ماکان آریا پارسا برای تمام کسب و کارهای کوچک و تمام کارآفرینانی که به تازگی وارد کسب و کار خود شده‌اند مدیریت پروژه را موضوعی اساسی و کلیدی معرفی کرده است. هر کسب و کاری چه کوچک و چه بزرگ به رهبری، تصمیم گیری، مهارت، تیم قوی و ...نیاز دارید این پارامترها تماما در مدیریت صحیح خلاصه می‌شوند.

نکته ی مهمی‌که در مدیریت پروژه در کسب و کارهای کوچک وجود دارد این است که تشریفات و تشکیلات در این پروژه‌ها کمتر است و تمام اصول مدیریتی و ابزارهایی که به کار گرفته می‌شود باید با نوع پروژه سازگار باشند.

اما سایر فرآیندها مانند تعیین ساختار، تعیین هزینه‌ها، تعیین زمان و اهداف و ... همگی ثابت هستند و باید تمام روندهای گزارش دهی همانند پروژه‌های بزرگ انجام شود.

2. آیا برای مدیریت پروژه می‌توان از نرم افزارهای موجود در این زمینه کمک گرفت؟

با توجه به اینکه تمام سازمان‌ها نمی‌توانند برای رسیدن به اهداف خود از یک راه از پیش تعیین شده و مشخص جلو بروند از این رو نرم افزار مدیریت پروژه ممکن است تنها برخی از فرآیندها نظیر تعیین وضعیت پروژه، ارزیابی وضعیت پروژه، ثبت خدمات و راه‌های رفته، تعیین زمان شروع و پایان پروژه و ... را کنترل کند.

برای مدیریت بهتر باید راهکارهایی که حاصل تجربه بالا و دانش است را به کار بگیرید تا روند اجرای پروژه رو به بهبود باشد. دکتر ماکان پارسا کسی است که موفق شده کسب و کارهای زیادی را مدیریت کند و پروژه‌های بسیاری را به مقصد رسانده است. تجربه بالا در کنار دانش تخصصی در این زمینه سبب شده تا موفقیت پروژه‌هایی که زیر نظر استاد هستند تضمین شود.

پس برای کنترل پروژه می‌توانید از نرم‌افزارهای رایگان در این زمینه استفاده کنید اما این نرم‌افزار نکات کلیدی و اصولی را به شما آموزش نمی‌دهند.