مدیریت اموراداری

مديريت امور اداري

مدير امور اداري کيست ؟

مدير امور اداري يک سازمان شخصي است که که وظيفه هماهنگ سازي و هدايت تمامي قسمت هاي خدمات اداري يک سازمان را بر عهده دارد . در شرکت ها ، سازمان ها و ارگان هاي کوچک که حجم و ترافيک کاري آن ها کم است کليه اين امور مي تواند توسط يک شخص انجام و مديريت شود اما در سازمان ها و ارگان هاي بزرگ با حجم کار بالا و ترافيک کاري سنگين مدير امور اداري اين وظايف به صورت طبقه بندي شده به کارمندان و پرسنل بخش هاي مختلف امور اداري واگذر مي شود و مدير امور اداري وظيفه نظارت ، ارزيابي ، هدايت و هماهنگي اين امور را بر عهده دارد .
با توجه به اين مساله که حيطه فعاليت ها و مسئوليت هاي مدير امور اداري بسيار گسترده و وسيع است و همچنين با توجه به اين که ايجاد هماهنگي ،هدايت امور ، برقراري نظم نقش به سزايي در روند پيشرفت سازمان ها و افزايش راندمان کاري آن ها خواهد داشت مي توان ادعا کرد پست مديريت امور اداري يکي از پست هاي کليدي ، حساس و بسيار مهم در هر سازمان به شمار مي رود . بنابراين در صورتي که پست مديريت امور اداري در يک سازمان به يک فرد شايسته با تحصيلات و قابليت هاي مورد نياز اين پست واگذار شوند مي توان از روند صحيح و سريع امور در اين حوزه از فعاليت هاي سازمان اطمينان خاطر حاصل کرد .

شرح وظايف مدير امور اداري

شرح وظايف مديريت امور اداري در يک سازمان با توجه به خط مشي آن سازمان تعريف مي شود . اما به طور کلي شرح وظايف ارائه شده براي مديران امور اداري بسيار حساس  و گسترده است در ادامه به اختصار به برخي از مهمترين اين وظايف اشاره خواهيم کرد .
بررسي و ارزيابي نحوه عملکرد تجهيزات ، ارزيابي فرسودگي دستگاه ها و تجهيزات سازمان ، سنجش و ارزيابي ميزان کاهش راندمان کاري سازمان در اثر فرسودگي تجهيزات ، ارزيابي هزينه هاي لازم به منظور به روز رساني تجهيزات سازمان همه در حوزه وظايف ، مسئوليت و اختيارات مدير امور اداري به شمار مي رود . با توجه به حساسيت مسئوليت هايي که به آن ها اشاره کرديم در صورتي اداره اين امور توسط يک مدير شايسته و با صلاحيت انجام شود مي تواند نقش به سزايي در روند رشد سازمان مورد نظ داشته باشد و بر عکس در صورت اخذ تصميمات غير تخصصي و غير حرفه ايي توسط مديران امور اداري غير متخصص و بي تجربه به طور قطع سازمان با کاهش راندمان کاري و مشکلات ناشي از آن مواجه خواهد شد .
از ديگر وظايف و مسئوليت هايي که در حوزه کاري مدييرت امور اداري قرار دارد مي توان به امور مربوط به استخدام نيروهاي جديد در سازمان ، امورات مربوط به جابجايي و ترفيع پرسنل اشاره کرد . نظارت بر اجراي امور مطابق با آئين نامه هاي مصوب درون سازماني ، ارزيابي عملکرد پرسنل در واحد هاي مختلف سازمان و ارائه گزارش هاي مصور به هيئت مديره ، برنامه ريزي و تخمين بودجه مورد نياز بريا امور رفاهي پرسنل سازمان و غيره نيز در حوزه وظايف و اختيارات مدير امور اداري در هر سازمان قرار مي گيرد .
در بسياري از سازمان هاي بزرگ برگزاري مزايدات ، مناقصات ، نظارت بر روند و نحوه عملکرد پرسنل انبار ، نظارت بر روش هاي نگهداري و انبار کردن مواد اوليه ، تجهيزات ، بررسي ميزان رعايت اصول ايمني و بسياري موارد ديگر همه و همه در حوزه عملکرد مديران امور اداري يک سازمان قرار مي گيرد .
از آنجا که مديران امور اداري به سبب طيف وسيع و متنوع مسئوليت ها و وظايف خود با کليه بخش هاي سازمان در ارتباط هستند بيشترين ساعات کاري خود را در درون سازمان و بخش هاي مختلف آن سپري مي کنند .
به منظور هرچه شفاف تر شدن شرح وظايف و حيطه مسئوليت هاي مديران امرو اداري در ادامه يک ليست مختصر از شرح وظايف پست سازماني مديريت امور اداري ارائه خواهيم کرد .

ليست وظايف مدير امور اداري

کنترل روش  عملکرد کارمندان واحد امور اداري  و ايجاد هماهنگي ميان آن
نظارت روند  قراردادهاي سازمان  و بررسي امکانات و تجهيزات سازمان يا ارگان طرف قرارداد
بررسي  و تخمين ميزان تجهيزات و لوازم مصرفي  مورد نياز پرسنل از لوازم تحريرتا مواد اوليه و غيره و غيره و نظارت بر چگونگي توزيع و مصرف اين تجهيزات
نظارات بر رويه انبارداري  و نگهداري ماشين آلات و تجهيزات
نظارت بر اجراي کليه استانداردهاي بين المللي و قوانين و مقررات تصويب شده در درون سازمان به منظور افزايش ضريب ايمني در محيط کار و کاهش خسارات ناشي ازعدم رعايت اصول ايمني .
نظارت بر انجام کليه امور پرسنلي از قبيل  امور استخدامي، امور داخلي سازمان  مانند ترفيع، جابجايي، پاداش، تنبيه، مرخصي وغيره ،  ارزيابي عملکردپرسنل واحد هاي مختلف و مقايسه با شاخص استاندار تعيين شده براي آن واحد ، رسيدگي به امور بيمه، وام و...

اهميت مديريت امور اداري

همانطور که در قسمت هاي قبل نيز اشاره کرديم مديريت امور اداري يک سازمان با توجه حوزه عملکرد و حيطه بسيار گسترده و وسيع مسئوليت ها و وظايف اين پست سازماني يکي از حساس ترين و مهم ترين پست هاي سازماني به شمار مي رود و آنچه بسيار واضح و مبرهن است اين است که هرچه يک پست سازماني از اهميت ، حساسيت و مسئولت بيشتر برخوردار باشد به منظور انتخاب يک نيرو براي به عهده گرفتن مسئوليت هاي اين پست مي بايست دقت و حساسيت بيشتري به خرج داد.
هرچه دراين روند دقت و حساسيت بيشتري به خرج داده شوند مي تواند منجر به کسب نتايج بهتر و افزايش راندمان کاري پرسنل در آينده خواهد شد و در روند پيشرفت و کسب موفقيت سازمان بسيار تاثيرگذار خواهد بود .
به همين دليل است که بسياري از صاحبان صنايع ، مشاغل ، سازمان ها و ادارت دولتي ، نيمه دولتي و خصوصي در زمينه استخدام مدير امور اداري حساسيت و دقت زيادي به خرج مي دهند . زيرا مي دانند با استخدام يک مدير امور اداري شايسته و کارامد با تحصيلات مرتبط  مي توانند بخش وسيعي از مسئوليت هاي شرکت را به طيب خاطر به مدير امور اداري واگذار کرده و از روند روبه رشد سازمان خود مطمئن خواهند بود .

رشته مديريت امور اداري

رشته مديريت امور اداري که امروزه در بسياري از واحد هاي دانشگاهي شامل دانشگاه هاي دولتي ، آزاد ، غير انتفاعي ، پيام نور ، علم کاربردي و بسياري از مراکز معتبر آموزشگاهي براي علاقه مندان ارائه مي شود يک رشته به نسبت جديد است .
از آنجا که حوزه مسئوليت هاي مديران داخلي در سازمان ها بسيار گسترده و وسيع است و براي احراز اين پست افراد نيازمند آشنايي و تسلط بر بسياري از حوزه هاي کاري هستند ، کسب دانش و مهارت لازم براي ورود به اين از ملزومان احراز پست سازماني مديريت امور اداري به شمار مي رود . 

بازار کار مديريت امور اداري

در سال هاي اخير باتوجه تاثير نقش کليدي و حساس مدير امور اداري بر روند اجراي امور در سازمان ها که منجر به افزايش چشمگير راندمان کاري پرسنل و در نهايت راندمان کاري سازمان شده است ، بسياري از سازمان ها و ارگان ها استخدام يک مديرامور اداري شايسته و کارآمد را به عنوان يکي از اولويت ها خود در نظر گرفته اند .از اين رو فارغ التحصيلان رشته مديريت امور اداري و افرادي که دوره هاي مديريت امور اداري را در مراکز معتبر آموزشگاهي گذرانده باشند و موفق به اخذ مدرک مديريت امور اداري شده باشند مي توانند شانس خوبي بري ورود به بازار کار داشته باشند .

دوره آموزشي مديرامور اداري 

با توجه به بازار کار رو به رشد مديريت امور اداري ، وجود موقعيت هاي شغلي بسيار مناسب براي مديران امور اداري حقوق و مزاياي  مطلوب اين شاغلان در اين پست سازماني ، دوره هاي آموزشي مدير امور اداري با استقبال بسيار چشمگير متقاضيان روبرو شده است .
در راستاي استقبال قابل توجه متقاضيان از دوره هاي آموزشي مديريت امور اداري  برخي مراکز معتبر آموزشي اقدام به برگزاري دوره آموزش مدير امور اداري کرده اند .
يکي از اين مراکز معتبر آموزشي مرکز آموزش مجازي پارس است که علاقه مندان را در راستاي کسب موفقيت همراهي مي کند . فراگيران پس ازحضور در دوره هاي آموزشي مديريت امور اداري مرکز آموزش مجازي پارس علاوه بر کسب دانش ، مهارت ، توانايي و قابليت هاي مورد نياز به منظظور ورود به اين عرصه موفق به اخذ مدرک مدير امور اداري نيز خواهند شد وواجد شرايط مورد نياز براي ورود به بازار کار و پذيريش مسئوليت هاي سنگين اين پست سازماني به شمار خواهند آمد .